Come ricevere notifiche su un workflow DocuWare tramite Microsoft Teams

L’integrazione di DocuWare in Microsoft Teams offre nuove opportunità per migliorare la collaborazione, ottimizzare i processi e garantire una maggiore sicurezza nel trattamento dei documenti. 

Grazie alla nuova funzionalità di notifica per le attività di workflow, gli utenti possono ricevere avvisi in tempo reale sulle attività assegnate, facilitando la gestione delle scadenze e il coordinamento all’interno dei team. In questo articolo, esploreremo come attivare e utilizzare queste notifiche per migliorare il workflow documentale quotidiano.

L’integrazione di DocuWare e Microsoft Teams

Grazie all’App DocuWare integrata in Teams, gli utenti possono archiviare documenti condivisi in modo centralizzato in DocuWare con pochi clic, rendendoli accessibili anche ai colleghi insieme ad altri documenti aziendali e email. Questa sinergia tra le due piattaforme permette di gestire in modo più efficiente le informazioni e di tenere tutto sotto controllo in un unico ambiente di lavoro.

L’integrazione tra DocuWare e Microsoft Teams amplia ulteriormente l’uso della piattaforma Teams, rendendola ancora più versatile e adatta alle esigenze quotidiane delle aziende. Vediamo ora alcuni esempi di come queste due applicazioni possano collaborare per facilitare il lavoro di squadra.

DocuWare e Teams: esempi pratici di utilizzo

1. Condivisione di documenti archiviati in Teams: gli utenti possono facilmente condividere documenti come le offerte dei fornitori da DocuWare con il proprio gruppo di progetto in Microsoft Teams utilizzando un semplice link. Questo permette di tenere tutti informati e aggiornati sulle decisioni importanti.
2. Archiviazione di documenti condivisi in Teams: durante una riunione con un cliente, è possibile ricevere documenti aggiuntivi via chat. Gli utenti possono archiviare questi documenti in sicurezza in DocuWare durante l’incontro, garantendo così che tutti i dipendenti autorizzati possano accedervi immediatamente.
3. Integrazione di elenchi di documenti in Teams: è possibile includere un elenco di brochure di prodotto attuali nella scheda del canale Sales Teams, rendendo questi documenti accessibili a tutti coloro che condividono idee e collaborano su progetti comuni.
4. Integrazione delle attività di workflow in Teams: con l’integrazione dei flussi di lavoro di DocuWare in Teams, gli utenti possono visualizzare meglio le proprie attività e completarle direttamente dalla piattaforma Teams, migliorando l’efficienza e riducendo il tempo speso nella gestione delle attività.

La nuova funzionalità di notifica

Con l’ultima versione dell’app DocuWare per Teams, gli utenti possono ora ricevere notifiche personalizzate riguardanti le nuove attività di workflow. 

Questa funzionalità è stata introdotta per semplificare la gestione dei task e migliorare la comunicazione all’interno dei team. Le notifiche consentono di rimanere aggiornati sui flussi di lavoro senza dover controllare costantemente l’applicazione di DocuWare, riducendo il rischio di perdere scadenze importanti.

Quando un’attività di workflow viene assegnata o aggiornata, gli utenti ricevono un avviso direttamente in Teams, completo di un link che consente di accedere immediatamente al compito in DocuWare. Questa connessione diretta permette di avviare l’azione richiesta in modo rapido e semplice, spesso con un solo clic.

Come funziona l’attivazione delle notifiche

Per sfruttare al massimo questa nuova funzionalità, è necessario che l’App DocuWare sia connessa a un’organizzazione DocuWare Cloud di versione 7.10. Una volta completata la connessione, la scheda di aiuto del bot DocuWare mostrerà la nuova opzione di notifica. Gli utenti possono attivare o disattivare le notifiche a proprio piacimento, rendendo questa funzionalità estremamente flessibile e personalizzabile.

Questa capacità di personalizzazione è particolarmente utile per i team che gestiscono una grande quantità di documenti e attività quotidiane. Ogni membro del team può decidere quali notifiche ricevere in base alle proprie responsabilità e priorità, migliorando così la gestione del tempo e delle risorse.

Notifiche per le attività di workflow: i vantaggi

1. Maggiore produttività: ricevere notifiche in tempo reale permette di affrontare le attività di workflow non appena si presentano, evitando ritardi e accumuli di lavoro.
2. Migliore comunicazione: la comunicazione tra i membri del team viene migliorata, poiché tutti sono informati sugli sviluppi e le scadenze delle attività in corso.
3. Facilità d’uso: grazie all’integrazione con Microsoft Teams, gli utenti possono gestire le loro attività senza dover cambiare applicazione, il che semplifica il flusso di lavoro e riduce il tempo speso a cercare informazioni.
4. Accesso immediato: le notifiche includono link diretti alle attività, permettendo di accedere immediatamente ai documenti necessari e completare le azioni richieste.
5. Personalizzazione: gli utenti possono configurare le loro notifiche in base alle proprie esigenze, ricevendo solo gli avvisi più rilevanti per il loro lavoro quotidiano.

La funzionalità di notifica per le attività di workflow di DocuWare all’interno di Microsoft Teams rappresenta un significativo miglioramento nella gestione delle attività quotidiane in un ambiente di lavoro digitale. Integrando notifiche tempestive e accesso diretto ai flussi di lavoro, DocuWare facilita una collaborazione più efficace e una gestione più fluida delle informazioni.