Come rendere DocuWare un centro dati per tutti i dipartimenti

Per automatizzare i workflow aziendali, nella maggior parte dei casi sono necessari i dati di più reparti che spesso utilizzano software diversi. Nessun problema: DocuWare vi aiuta a collegare tutte le informazioni in modo centralizzato e a renderle utilizzabili per i vostri processi e flussi di lavoro.  

DocuWare può aiutarvi a sfruttare al meglio i vostri dati e documenti integrandosi perfettamente con il vostro CRM, ERP, sistema contabile o software HR. 

Sincronizzazione dei dati anagrafici del CRM 

Ad esempio, è possibile confrontare i dati anagrafici dell’azienda dal CRM con DocuWare.

In questo modo, le informazioni di tutti i sistemi coinvolti saranno sempre aggiornate e i dati corretti saranno a portata di mano per migliorare la ricerca dei documenti.  È possibile configurare facilmente questa funzione con il connettore DocuWare iPaaS per il vostro Cloud CRM.

Mantenere i dati contabili aggiornati 

DocuWare è in grado di notificare il sistema di contabilità non appena una fattura viene controllata e lo stato del documento cambia in “approvato”.

Il sistema contabile sincronizzerà quindi lo stato del documento e invierà la fattura per il pagamento. Ciò avviene tramite notifiche automatiche regolari tra i sistemi non appena i documenti vengono archiviati di recente in uno schedario o i dati dell’indice vengono modificati.

Anche altre applicazioni dell’azienda possono essere impostate per rispondere a queste notifiche, per contribuire alla sincronizzazione dei dati o per attivare ulteriori azioni e flussi di lavoro. 

È inoltre possibile integrare il sistema di contabilità finanziaria o il CRM nei flussi di lavoro tramite un servizio web e quindi scambiare dati tra i sistemi. I flussi di lavoro possono essere utilizzati per creare, aggiornare o cancellare informazioni in altre applicazioni tramite un servizio web. Al contrario, potete utilizzare i dati di altri programmi nei vostri flussi di lavoro.

Sincronizzare i dati dell’indice con un clic

DocuWare vi permette di utilizzare i dati di indice dei documenti nel modo più efficiente possibile per il sistema di contabilità. 

Con DocuWare Export è possibile adattare i dati esattamente alle convenzioni richieste dal sistema per l’importazione e l’elaborazione.

Oppure volete che tutti gli elementi delle fatture siano archiviati centralmente in DocuWare? Con un solo clic, Intelligent Indexing può trasferire l’intero contenuto di una fattura in una tabella di indice DocuWare specificata.

Collegare il reparto risorse umane direttamente a DocuWare

Integrate DocuWare per gestire i file dei dipendenti e accedere rapidamente a documenti relativi a stipendi, fogli di presenza, moduli di ferie e permessi medici, accordi sui bonus o corrispondenza generale direttamente dal vostro software HR. 

Grazie all‘integrazione con DocuWare, i team delle risorse umane non devono più abbandonare l’applicazione principale per cercare in un archivio delle risorse umane.

Le ricerche possono essere configurate in modo molto efficiente con Smart Connect in pochi passaggi. 

Smart Connect consente di visualizzare i pulsanti di ricerca nell’interfaccia di qualsiasi sistema. Facendo clic sul pulsante si ottengono esattamente i documenti che appartengono a un processo. Ad esempio, è possibile richiamare tutti i documenti relativi a un numero di registrazione del personale direttamente dal sistema HR.

Scambio di dati e documenti con altre applicazioni cloud

Con i connettori iPaaS di DocuWare è possibile scambiare dati e documenti con oltre 1000 altre applicazioni cloud. 

Ad esempio, è possibile sincronizzare i dati di contabilità: se le fatture sono archiviate in DocuWare e hanno superato il processo di verifica, le loro informazioni vengono trasferite automaticamente al software ERP o di contabilità nel cloud.

In alternativa, è possibile utilizzarlo per riconciliare le richieste di acquisto. Un’altra pratica applicazione è l’inserimento e l’archiviazione di moduli di richiesta utilizzando DocuWare Forms. Per massimizzare l’utilizzo dei dati, è possibile trasferirli automaticamente a un ERP.

DocuWare interagisce con tutte le applicazioni aziendali più diffuse grazie a un elevato numero di integrazioni che consentono di gestire centralmente dati e documenti.

Se si utilizza DocuWare come sistema on-premise, per alcune delle funzioni menzionate è necessaria una licenza Workflow Manager o Smart Connect. Con DocuWare Cloud, tutte le funzioni sono disponibili senza limitazioni.