Come raddoppiare la produttività con due spazi di lavoro in DocuWare

 

Desiderate visualizzare più di una cartella o effettuare più ricerche contemporaneamente in DocuWare? È semplicissimo: basta aprire un’altra area di lavoro per gestire le attività in modo più efficiente.

Con questa soluzione, potete dividere il lavoro in due: anziché passare avanti e indietro tra gli elenchi di DocuWare e le attività su scheda, potete semplicemente aprire una seconda area di lavoro in parallelo.

Doppio spazio di lavoro in DocuWare: tutti i vantaggi

Avere un doppio spazio di lavoro in DocuWare offre diversi vantaggi significativi che migliorano l’efficienza e l’esperienza utente nell’ambito della gestione documentale e dei flussi di lavoro aziendali. 

Ecco perché è utile:

• Confronto e analisi rapida: con due aree di lavoro separate, gli utenti possono confrontare facilmente documenti o risultati di ricerca senza dover passare avanti e indietro tra diverse visualizzazioni. Ad esempio, possono verificare se ci sono discrepanze tra un ordine di acquisto e le relative fatture in modo rapido e efficace.
• Multitasking senza interruzioni: l’apertura di un secondo spazio di lavoro consente agli utenti di gestire più attività simultaneamente senza interruzioni. Ciò è particolarmente utile in ambienti lavorativi dinamici dove è necessario monitorare e gestire diversi aspetti dei documenti o dei processi contemporaneamente.
• Incremento della produttività: essendo in grado di visualizzare e lavorare su più set di dati o documenti contemporaneamente, i professionisti possono completare le loro attività più rapidamente. Questo contribuisce a migliorare l’efficienza operativa complessiva e a ridurre i tempi morti nella gestione documentale.
• Organizzazione e strutturazione dei compiti: separando i diversi flussi di lavoro o le attività in aree di lavoro distinte, è più facile organizzare e strutturare i compiti in base alle priorità e alle necessità. Gli utenti possono dedicare uno spazio specifico a una certa tipologia di documenti o attività, migliorando la gestione complessiva delle informazioni aziendali.
• Facilità di collaborazione: se più utenti lavorano su progetti o compiti correlati, l’utilizzo di doppie aree di lavoro facilita la collaborazione. Ogni utente può concentrarsi sui loro compiti specifici mantenendo la visibilità su come il lavoro si interconnette e progredisce nel sistema.
• Flessibilità operativa: l’abilità di personalizzare e configurare le aree di lavoro secondo le esigenze specifiche dell’utente o del team aggiunge una flessibilità operativa significativa. Gli utenti possono adattare l’ambiente di lavoro per massimizzare la loro produttività e efficienza in base alle loro preferenze e modalità di lavoro.

Come raddoppiare lo spazio di lavoro in DocuWare

Il pulsante che vi permette di farlo si trova all’estrema destra della barra delle schede:

L’area di lavoro sarà quindi divisa orizzontalmente in due metà. Ora è possibile vedere, ad esempio, una casella di posta elettronica in alto e le cartelle in basso.

Quando non si ha più bisogno di un’area di lavoro aggiuntiva, basta chiudere una delle due facendo clic sulla x:

Confronto tra due elenchi di risultati

Grazie alla doppia area di ricerca, è possibile confrontare facilmente i risultati di una ricerca con un altro elenco di risultati. 

Questo permette di verificare rapidamente, ad esempio, se esiste un ordine di acquisto per tutte le fatture di un determinato fornitore.

Rilevare l’indicizzazione di un documento archiviato

Quando si archivia la nuova versione di un documento precedentemente archiviato, i termini di indice esistenti possono essere adottati automaticamente. A tale scopo, visualizzate il documento archiviato nell’area di lavoro superiore e trascinate il nuovo documento dalla cartella direttamente su di essa.

Non appena il documento viene inserito in un elenco di risultati, vengono presentate le opzioni Clip e File. 

Con File si apre la finestra di dialogo dell’archivio, in cui sono già inseriti i dati dell’indice del documento esistente. È quindi sufficiente aggiornare voci come la data o lo stato del documento. Allo stesso tempo, si garantisce che le nuove versioni di un documento abbiano la stessa indicizzazione.

Aggiunta a un documento archiviato

Anche in questo caso trasciniamo un documento dal vassoio su un documento già archiviato in un elenco di risultati. 

Questa volta, però, selezioniamo l’opzione Clip invece di File. Questa funzione è ideale, ad esempio, per allegare una bolla di consegna direttamente a una fattura già archiviata e archiviarle insieme.