Come la workflow automation supporta l’allineamento tra uffici

Quando si automatizza il flusso dei processi aziendali chiave – noto anche come automazione del flusso di lavoro – si liberano i dipendenti da attività noiose e dispendiose in termini di tempo, oltre che dalla frustrazione di non essere in grado di trovare rapidamente le informazioni. Può anche essere determinante per consentire alla tua azienda di migliorare l’efficienza della collaborazione con dipendenti e fornitori in più sedi. 

Se la tua forza lavoro è distribuita in più uffici, sia in città che a livello internazionale, è importante che i dipendenti abbiano accesso immediato ai documenti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro utilizzando un archivio digitale centrale. La digitalizzazione di processi come la gestione degli ordini, l’onboarding dei dipendenti e l’approvazione delle fatture può essere progettata per le tue precise esigenze.

 

Workflow automation: cosa ti consente di fare 

L’automazione consente di condividere le informazioni con chiunque nel tuo team abbia bisogno di visibilità in un processo del flusso di lavoro, indipendentemente da dove si trova. Ogni dipendente responsabile del completamento di un’attività può visualizzarla nella soluzione di automazione dell’ufficio. Gli aggiornamenti e-mail possono essere inviati per avvisare i dipendenti di nuove attività nelle loro code di lavoro. A colpo d’occhio, un manager può vedere quali passaggi sono stati completati e cosa resta da fare. 

Nel caso dei rapporti con i fornitori, è probabile che molti dei tuoi partner sul lato dell’offerta dispongano già di processi elettronici. Pertanto, l’automazione del flusso di lavoro ha un impatto positivo maggiore sulla produttività complessiva. Non stai solo digitalizzando i tuoi processi cartacei interni, ma stai anche estendendo i tuoi flussi di lavoro digitali a queste organizzazioni esterne!

Per capire meglio come la workflow automation supporta l’allineamento tra uffici, abbiamo deciso di riportare una storia di successo di un utente DocuWare che ha implementato processi digitali semplificati in diverse sedi. Quando si interagisce in un ambiente interamente elettronico, documenti come fatture, ordini di acquisto e ordini di servizio vengono elaborati più velocemente e con maggiore precisione. Ciò consente ai dipendenti di concentrarsi sulla revisione e prendere decisioni aziendali con i dati invece di digitarli.

 

Workflow automation: case study 

Il droghiere gourmet Kowalski’s Markets, con sede a Woodbury, Minnesota, ha implementato DocuWare per gestire i propri processi di contabilità fornitori e clienti. La soluzione è stata sperimentata nel negozio della sede centrale per alcuni mesi, quindi è stata implementata in tutti i 12 negozi nel corso dei successivi 3 mesi. Oggi le fatture vengono scansionate in ogni punto vendita e indicizzate automaticamente utilizzando Intelligent Indexing di DocuWare, un servizio basato su cloud che utilizza l’intelligenza artificiale per imparare a “riconoscere” i termini dell’indice ovunque si trovino su una pagina.

Successivamente, le fatture vengono inviate elettronicamente al capo dipartimento, che corregge eventuali termini di indice mancanti o errati e rivede i costi. Utilizzando un timbro elettronico, la fattura viene indirizzata all’ufficio contabilità aziendale dove viene sottoposta a un’ultima revisione prima di essere archiviata in DocuWare. Oltre a semplificare i processi di lavoro, hanno migliorato le relazioni con i fornitori ed eseguito facilmente l’analisi dei costi.

Kowalski’s ha eliminato più di 40 ore alla settimana nel tempo di inserimento dati e i suoi dipendenti hanno più tempo da dedicare alla parte fondamentale del loro lavoro. Il reparto contabilità può rispondere immediatamente alle domande dei fornitori sul motivo per cui potrebbero essere stati pagati meno dell’importo fatturato e altri problemi. Uno dei maggiori vantaggi che il reparto contabilità ha visto è che non cercano più informazioni per i responsabili del reparto poiché questi manager ora hanno accesso self-service ricercabile a importanti informazioni contabili.