Come la gestione dei documenti in cloud può risolvere issue aziendali

Nella nostra quotidianità il cloud sta assumendo un ruolo sempre più centrale, e soprattutto nelle aziende la gestione dei documenti in cloud porta con sé numerosi vantaggi. Complici i dispositivi come tablet e smartphone che hanno rivoluzionato il concetto stesso di fruizione dei dati, ad oggi è sempre più forte l’esigenza di consultare documenti, progetti e file in mobilità e ovunque nel mondo. I metodi classici di archiviazione non riescono più a sostenere queste necessità, per cui sempre più aziende hanno scelto la soluzione del cloud. Questa tecnologia ha ormai invaso i settori più disparati e ad oggi è possibile sottoscrivere decine di servizi cloud. 

A questa funzione si aggiunge anche la presenza di contenuti obsoleti e di sistemi di gestione documentale non particolarmente efficienti e/o convenienti. Spesso ad esempio gli aggiornamenti sono difficili e costosi, le integrazioni si interrompono e l’accesso tramite dispositivi mobili è impossibile. 

La soluzione migliore per te e la tua azienda è quindi il cloud!

In questo articolo vedremo come la gestione documentale in cloud può concretamente risolvere issue aziendali. 

Continua a leggere per sapere come!

Cos’è il cloud e come funziona

Il cloud è un determinato servizio offerto da un insieme di server e che nasce per sfruttare le potenzialità di una nuova infrastruttura di rete e la capacità dei server di lavorare contemporaneamente, mettendo così a disposizione una grande capacità di calcolo. 

Il cloud è quindi un vero e proprio spazio virtuale all’interno del quale vengono raccolti tutti i dati aziendali e dove viene installato lo stesso software gestionale. L’azienda in questo modo non si fa carico dell’infrastruttura per il software perché gestito interamente da una terza parte – il cosiddetto provider. È proprio lui che si occupa dell’aggiornamento dei server, della sicurezza dei dati e della manutenzione, lasciando libera l’azienda di non preoccuparsi.

Archiviare dati, creare e gestire nuove applicazioni, ospitare siti, sono solo alcune delle grandi potenzialità del Cloud. Inoltre sono davvero tantissimi i vantaggi nell’utilizzare questa tecnologia nella tua azienda. Per scoprire quali sono ti consigliamo di leggere questo articolo su Gestione documentale in Cloud: tutti i vantaggi.

Gestione dei documenti in cloud: ecco le principali 5 issue aziendali che risolve

La gestione dei documenti nel cloud rappresenta quindi un fattore chiave per una nuova serie di requisiti IT dettati dal business. In particolare risolve cinque punti cruciali. Ecco quali sono: 

Sempre e ovunque

Negli ultimi anni una delle esigenze più forti è quello della mobilità, ovvero poter accedere a dati e documenti da qualsiasi dispositivo e ovunque nel mondo. Ecco che le soluzioni in cloud soddisfano appieno questa esigenza, dove dispositivi, sistemi operativi e posizione fisica sono irrilevanti per tutto il lavoro del personale. 

Le attività chiave come l’acquisizione, il routing e l’approvazione dei documenti sono tutte rese disponibili tramite l’uso di un’app mobile.

Maggiore produttività

La produttività rischia di essere minata nel momento in cui vengono utilizzati software o sistemi che richiedono un grande impiego di risorse a causa della meccanicità con cui questi strumenti sono strutturati e configurati. 

Configurazione rapida, brevi curve di apprendimento e zero tempi di inattività consentono a lavoratori, manager e dirigenti di gestire documenti e partecipare a flussi di lavoro digitali con interruzioni minime dell’attività.

Workflow più agile

Il workflow documentale è un processo di gestione dei flussi aziendali tramite appositi software digitali. Rispetto alle procedure di documentazione e archiviazione manuali, questo processo porta con sé numerosi vantaggi, accorciando inoltre le tempistiche richieste e minimizzando le risorse che sono utili all’implementazione dei processi. 

Ogni azienda infatti è caratterizzata da processi che tendono a seguire lo stesso percorso, e la maggior parte di queste tappe possono essere rese automatiche grazie all’utilizzo di software di gestione del workflow documentale. 

Attraverso questo tipo di strumento tutte le operazioni di raccolta e di archiviazione dei documenti vengono semplificate e coordinate, garantendo contemporaneamente il totale controllo sulle stesse. 

Quello del workflow è quindi un concetto da non sottovalutare all’interno della propria realtà aziendale, perché è proprio da questo che dipende la qualità e l’efficienza dei processi. 

Con la gestione documentale in cloud vengono gestiti istantaneamente e con semplici termini di licenza:

• l’attivazione di nuovi servizi;
• l’aggiunta di nuovi utenti;
• la configurazione di nuovi flussi di lavoro.

Se vuoi sapere come implementare al meglio il tuo workflow documentale in azienda, ti consigliamo di leggere questo articolo su Workflow documentale: come implementarlo al meglio nella tua azienda.

Più sicurezza

In ogni azienda la sicurezza è – e deve sempre essere – una priorità, soprattutto quando si parla di digital transformation. La document security è lo strumento ideale per far fronte a qualsiasi violazione o attacco informatico. E’ infatti un sistema di sicurezza utilizzato per qualsiasi documento che viene creato, archiviato, consegnato, sottoposto a backup, ed eventualmente eliminato quando non ritenuto più necessario. 

L’utilizzo di un sistema di document security consente di controllare il documento in modo semplice e continuativo, anche dopo averlo distribuito. E’ possibile monitorarlo o impedire ad alcuni utenti di accedere al documento stesso, per avere la situazione sempre sotto controllo.

I sistemi di gestione dei documenti in cloud sfruttano la sicurezza attiva e completa del data center, nonché i profili utente dettagliati controllati da un unico sistema.

 

Da tutti questi aspetti emerge il fatto che la gestione documentale è molto di più della semplice archiviazione e gestione elettronica dei documenti. In sostanza è un sistema che consente a qualsiasi dipendente di partecipare al flusso di lavoro digitale ovunque nel mondo, eliminando inoltre l’attrito dalle loro responsabilità quotidiane.

La gestione dei documenti basata sul cloud risolve i problemi IT più comuni. Al contempo consente sia agli esperti di tecnologia che ai proprietari di aziende di avere successo. 

 

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