Come inviare PDF con annotazioni con DocuWare

Quando si inviano documenti in formato PDF ai partner commerciali, è fondamentale garantire che vengano incluse solo le annotazioni appropriate e visibili.

Fortunatamente, con DocuWare, questo è un processo semplice e veloce. Prima di inviare un documento, puoi facilmente selezionare i livelli di annotazione che desideri rendere visibili al destinatario. 

In questo articolo, esploreremo come utilizzare questa funzionalità per gestire le annotazioni nei PDF in modo efficace.

L’uso delle annotazioni nei documenti PDF

DocuWare offre la possibilità di aggiungere annotazioni ai documenti, consentendo di evidenziare informazioni importanti senza alterare il documento originale. 

Alcuni esempi di annotazioni possono includere un timbro di approvazione su una fattura o note di commento su un piano di progetto.

La piattaforma permette di utilizzare fino a cinque livelli di annotazione, che vengono sovrapposti al documento come trasparenze. Ciò significa che il documento di base rimane invariato e che ogni livello può essere visualizzato o nascosto in base alle esigenze.

Determinare i livelli di annotazione: chi deve vedere cosa?

Per semplificare i processi aziendali, è utile distinguere tra i vari gruppi di persone che utilizzano un documento quando si impostano le annotazioni. 

Ad esempio, potresti avere un livello dedicato esclusivamente alle annotazioni interne all’azienda e un altro destinato ai soggetti esterni. In questo caso, puoi creare due livelli di annotazione distinti. In alternativa, potrebbe essere più sensato avere quattro livelli diversi per quattro dipartimenti.

Nell’interfaccia di DocuWare, puoi facilmente mostrare e nascondere i livelli di annotazione utilizzando i numeri presenti nella barra degli strumenti nell’area di visualizzazione. Se non riesci a vedere questi numeri o se non tutti sono visibili, vai su “Profilo e Impostazioni” nel menu di DocuWare e seleziona la scheda “Visualizzatore”. 

Nella barra degli strumenti sotto “Visualizzazione”, puoi attivare i singoli livelli di annotazione cliccando sull’icona dell’occhio.

Opzioni per inviare PDF con annotazioni

 

A seconda della sezione in cui ti trovi all’interno di DocuWare, avrai diverse opzioni per inviare documenti riguardanti i livelli di annotazione. 

È utile esplorare le diverse possibilità:

1. Barra degli strumenti del visualizzatore: Qui hai le migliori opzioni per quanto riguarda l’invio di documenti. Puoi scegliere tra un PDF con annotazioni visibili e un PDF senza annotazioni. Questa opzione è particolarmente utile quando desideri mantenere il documento pulito e privo di elementi superflui.
2. Menu contestuale: Nella lista dei risultati, nel cassetto, nella cartella o nella lista di attività, puoi anche scegliere di inviare un PDF con tutte le annotazioni o un PDF senza annotazioni. Questa flessibilità ti permette di adattare le informazioni inviate in base al destinatario e alla situazione.
3. Flussi di lavoro: Quando utilizzi il Designer dei flussi di lavoro, puoi impostare l’invio automatico di e-mail con un documento PDF allegato. Come nel punto precedente, hai la possibilità di includere tutte le annotazioni o nessuna. Questa funzionalità è particolarmente vantaggiosa per le aziende che desiderano automatizzare i processi di approvazione o revisione.

L’invio di PDF con annotazioni specifiche utilizzando DocuWare è un modo efficace per migliorare la comunicazione con i partner commerciali e garantire che solo le informazioni pertinenti siano condivise. 

Con la possibilità di gestire livelli di annotazione personalizzati e varie opzioni di invio, DocuWare offre una soluzione versatile per le esigenze aziendali. Che tu stia inviando fatture, contratti o piani di progetto, la corretta gestione delle annotazioni contribuirà a mantenere la chiarezza e l’efficienza nelle tue comunicazioni.