Come il Gruppo Contship Italia ha trasformato la sua Gestione Documentale con DocuWare

Negli ultimi anni, il Gruppo Contship Italia ha affrontato un’enorme crescita nel settore della containerizzazione, diventando un pilastro fondamentale del commercio marittimo in Europa. Con il crescere esponenziale della quantità di documenti, informazioni e dati necessari per gestire le operazioni quotidiane, l’azienda si è trovata ad affrontare sfide sempre più complesse in termini di organizzazione e accessibilità. Per soddisfare le esigenze crescenti, il Gruppo Contship Italia si è rivolto a un affidabile alleato: Real Document Solution.

Abbiamo quindi sviluppato una partnership strategica con il Gruppo Contship Italia per introdurre il software di gestione documentale DocuWare, una soluzione all’avanguardia progettata per semplificare il flusso di lavoro documentale e migliorare l’efficienza aziendale.

DocuWare ha aperto nuove prospettive per il Gruppo Contship Italia, consentendo all’azienda di affrontare sfide complesse, automatizzare i processi e migliorare la collaborazione tra i dipartimenti. Grazie a questa partnership, il Gruppo Contship Italia ha potuto concentrarsi sulla sua missione principale di fornire servizi logistici di alta qualità e di rimanere all’avanguardia nel settore della containerizzazione in Europa.

 

Gruppo Contship: conosciamo l’azienda pioniere della containerizzazione

Nel lontano 1969, un’idea innovativa di Angelo Ravano ha gettato le solide fondamenta per ciò che sarebbe diventato uno dei principali protagonisti del commercio marittimo in Europa: Contship Italia. 

Partendo dalla trasformazione delle navi di famiglia in portacontainer, questa audace intuizione ha aperto la strada alla containerizzazione, che ha poi avuto un impatto significativo sia in Italia che in Europa. Da allora, Contship Italia è stata una vera e propria pioniera in questo campo, costruendo un autentico network di Terminal Marittimi e soluzioni per Intermodalità e Logistica.

Oggi, Contship Italia si compone di 13 aziende. L’incessante impegno per l’eccellenza e l’innovazione ha permesso al gruppo di affermarsi come un punto di riferimento nel settore logistico e marittimo.

La focalizzazione sull’intermodalità e la logistica ha consentito al gruppo di offrire soluzioni complete e personalizzate per soddisfare le esigenze sempre più complesse dei clienti. Grazie a una rete consolidata di Terminal Marittimi strategici, Contship Italia è in grado di gestire con precisione e affidabilità il flusso di merci, facilitando le operazioni di import/export e ottimizzando l’efficienza delle catene di approvvigionamento.

La lunga storia di successo di Contship Italia è il risultato della continua volontà di superare le sfide, di innovare e di adattarsi alle mutevoli esigenze del mercato globale. La capacità di adottare tecnologie all’avanguardia, come la containerizzazione, ha posizionato il gruppo all’apice dell’industria marittima, consentendogli di gestire con successo le sfide logistiche e di diventare un leader riconosciuto nel settore.

 

Scenario di partenza: le richieste dell’azienda

Dal 2004 Real Document Solution collabora con diverse società del Gruppo Contship. Le prime richieste sono state quelle di una soluzione documentale per supportarli in tre processi specifici:

• Gestione del ciclo passivo;
• Lettere di Vettura;
• Gestione documentazione doganale.

 

Problemi riscontrati dal Gruppo Contship nella gestione fatture attive e passive

Prima di utilizzare DocuWare, una volta ricevuta, la fattura era inviata tramite mail ai diversi uffici di competenza per l’approvazione in base al centro di costo e/o all’importo della stessa.

In sostanza, i problemi che abbiamo riscontrato sono stati tre: 

• Gestione delle fatture complessa e disgregata;
• Tempi lunghi per la registrazione contabile;
• Tempo perso a fare azioni manuali e talvolta ripetitive.

 

Soluzione proposta

Real Document Solution ha implementato, grazie all’applicativo DocuWare, un flusso di approvazione su 3 livelli.

Il primo livello è quello dell’amministrazione che si occupa di smistare le fatture ai responsabili incaricati dei diversi reparti.

Nel secondo livello ogni responsabile decide se approvare il pagamento della fattura oppure se è necessaria la firma di un direttore/manager – terzo livello.

Quando il flusso approvativo giunge al termine, DocuWare, in automatico, notifica il reparto amministrativo guidando l’utente alla registrazione contabile. 

Inoltre, Real Document Solution è intermediario diretto del Sistema di Interscambio (SDI), pertanto anche l’invio dell’XML all’agenzia delle entrate sarà immediato ed automatico.

 

	Prima	Dopo
Approvazione fatture	Scambio informazioni mediante mail e/o telefono	Step guidati con DocuWare
Archiviazione fatture e dati sensibili	Archivio cartaceo e/o mail	Ambiente sicuro, perché certificato
Registrazione contabile	Gestita manualmente con errori e ritardi di registrazione	Automatica grazie alla comunicazione diretta con lo SDI e il sistema gestione (SAP)

 

Come DocuWare ha migliorato la gestione delle lettere di vettura

Le lettere di vettura (LDV) sono una tipologia di documentazione importantissima per il complesso network di soluzioni intermodali offerte dal Gruppo Contship Italia.

Prima di DocuWare, le lettere di vettura cartacee subivano una scansione da parte del primo operativo disponibile che si premurava di inviarle mediante mail agli uffici di competenza per il “salvataggio” nel sistema informativo di Contship e, successivamente, corrisposte alle LDV originali manualmente per una verifica di conformità.

Ecco i principali problemi che abbiamo riscontrato: 

• Sovraccarico delle attività degli uffici;
• Errore umano molto frequente;
• Disgregazione delle informazioni.

 

Soluzione proposta

Grazie a DocuWare è possibile monitorare automaticamente tutte le lettere di vettura generate da Contship con un software di terze parti.

DocuWare si occupa di recuperare tutte le informazioni presenti nelle LDV e le indirizza correttamente. Le LDV seguono il trasporto della merce fino a destinazione, dove verranno scansionate e archiviate in DocuWare, previo controllo delle firme apposte sul documento.

Inoltre, DocuWare è in grado di legare la LDV originale con la LDV scansita, matchando un codice a barre univoco e controllando eventuali non conformità – ad esempio, controllo di eventuali duplicati o di file mancanti.

 

	Prima	Dopo
Match LDV originale – LDV firmato	L’utente era incaricato di far combaciare LDV iniziali con LDV rientrati.	DocuWare aiuta l’utente con match automatici e controllo di eventuali duplicati.
Controllo stato spedizioni	Scambio informazioni mediante mail e/o telefono.	Controllo in tempo reale di tutte le informazioni relative alla spedizione.

 

Digitalizzazione Dogana grazie a DocuWare

La gestione di una pozione doganale prevede la difficile gestione di documenti – cartacei o digitali – contenenti un elevato numero di informazioni sensibili che devono essere protette al meglio senza ostacolare l’operatività delle diverse mansioni. Per questo progetto ci siamo concentrati sulla corretta gestione delle bolle doganali.

Prima di DocuWare, tutte le bolle doganali cartacee erano in possesso di un barcode univoco che permetteva la tracciabilità. 

Per digitalizzare il documento il primo passo è stato produrre il documento con un software di terze parti verticale per la produzione di documenti doganali che sono inviati agli uffici di competenza per la lettura e l’archiviazione nel dossier doganale. Tuttavia, questo non è sufficiente.

Ecco quali problemi abbiamo riscontrato: 

• Operazioni lente e manuali, nonostante la bolla digitale;
• Dossier dogana non aggiornato in tempo reale;
• Informazioni non adeguatamente protette.

 

Soluzione proposta

Grazie a DocuWare è possibile monitorare automaticamente una casella mail dedicata alla ricezione delle bolle doganali inviate dagli operatori. In base al codice nell’oggetto della mail, DocuWare procede automaticamente all’indicizzazione e alla corretta archiviazione.

Grazie alla digitalizzazione della dogana, gli step manuali del processo sono passati da 5 – scansione, invio, ricezione e lettura, indicizzazione, archiviazione – a 2 – creazione bolla e invio.

Inoltre, DocuWare permette una ricerca rapida e univoca delle bolle doganali all’interno del Dossier Doganale, anche in caso di audit interni e/o esterni.

 

	Prima	Dopo
Flusso della Bolla	5 step completamente manuali	2 step manuali
Controllo congruità	Controlli manuali dipendenti dalla mole di lavoro	Archivio sempre aggiornato automaticamente indipendentemente dal numero di bolle doganali

 

Migliora anche tu la gestione documentale della tua azienda con DocuWare

In questo caso, DocuWare ha dimostrato di essere il partner ideale per la gestione documentale. Grazie alla sua potente piattaforma, il Gruppo Contship è riuscito a trasformare completamente il modo in cui gestisce e archivia i documenti, ottenendo notevoli vantaggi in termini di efficienza, sicurezza e produttività.

Questo caso studio è solo un esempio tra i tanti che testimoniano il valore di DocuWare come soluzione affidabile e innovativa per le aziende in tutto il mondo. Con il continuo sviluppo tecnologico e il supporto di un team dedicato, noi di Real Document Solution siamo pronti ad accompagnare le aziende nel raggiungimento dei loro obiettivi, semplificando e migliorando i processi documentali in maniera sempre più efficace.

Sia che siate un’azienda di grandi dimensioni o una piccola impresa, DocuWare offre una soluzione su misura, scalabile e flessibile per soddisfare le vostre esigenze. Non resta che iniziare il vostro viaggio verso un futuro paperless, dove l’efficienza e l’organizzazione sono le chiavi per il successo. 

 

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