Come il Document Indexing favorisce la compliance aziendale

Soddisfare gli standard di conformità non è un’impresa facile. La natura in continua evoluzione delle normative, unita all’introduzione di nuove, significa che le imprese devono rimanere vigili e adattabili.

Sebbene nessuno possa prevedere in che modo l’ambiente normativo influirà sulla tua attività, il software di indicizzazione dei documenti, incluso in un sistema di gestione dei documenti, può fornire una struttura flessibile e affidabile per i tuoi sforzi di compliance aziendale. 

L’indicizzazione dei documenti è il primo passo per iniziare a organizzare i tuoi documenti per la massima ricercabilità, assicurandoti al tempo stesso che siano privati ​​e sicuri. Farlo bene all’inizio ripagherà in seguito durante gli audit interni ed esterni e ogni volta che è necessario produrre documenti per dimostrare la conformità.  

Una volta completata l’indicizzazione, il flusso di lavoro automatizzato del sistema di gestione dei documenti può essere utilizzato per applicare le regole e le politiche aziendali definite. Sebbene questi requisiti cambino sicuramente con il passare del tempo, una volta creato il framework è più facile modificarlo in risposta alle nuove normative. 

 

Perché l’indicizzazione dei documenti è fondamentale per la compliance aziendale  

Mantenere le informazioni digitali per seguire gli standard normativi può essere difficile, in particolare quando le organizzazioni le archiviano su carta o su diverse piattaforme. Ecco perché è così importante scegliere un software di indicizzazione dei documenti con funzionalità affidabili. 

Con il software di indicizzazione dei documenti, le aziende possono proteggere file e record, garantire un rapido recupero di documenti vitali e applicare automaticamente i programmi di conservazione.  

 

Vantaggi dell’utilizzo del software di indicizzazione dei documenti per la compliance aziendale

Il software di indicizzazione dei documenti offre diversi vantaggi che contribuiscono al successo delle iniziative di conformità normativa . 

 Ecco alcuni dei più significativi:  

•  Eliminazione della perdita o dell’archiviazione errata: poiché i documenti vengono archiviati elettronicamente in base al tipo di documento, nessun processo viene bloccato perché i documenti si trovano sotto una pila di carta sulla scrivania di qualcuno o nel file sbagliato;
• Ricerca velocissima: il software di indicizzazione dei documenti aiuta le organizzazioni a trovare rapidamente i documenti di cui hanno bisogno. La funzione di ricerca del software dispone di più opzioni basate su criteri specifici come l’intervallo di date, il nome del cliente, il nome del dipendente o altri numeri ID, rendendo il recupero dei record rapido ed efficiente;
• Collaborazione migliorata: Document Index aiuta a migliorare il lavoro di squadra e la collaborazione poiché i file possono essere facilmente condivisi e trovati da ogni dipendente autorizzato. Il software garantisce che tutte le parti interessate con l’autorizzazione appropriata abbiano accesso ai documenti pertinenti;
• Migliore conformità e sicurezza: aiuta a mantenere i file meglio organizzati, migliorando la conformità alle normative di sicurezza. La gestione sistematica di documenti e record, che include il controllo della versione, assicura che possano essere facilmente trovati, aggiornati e protetti, garantendo al contempo la riservatezza delle informazioni.  

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7 caratteristiche che dovresti cercare quando selezioni il software di indicizzazione dei documenti 

• Interfaccia user-friendly; 
• Un prodotto, un’azienda e una piattaforma che soddisfano i requisiti di standard e regolamenti per garantire la sicurezza delle informazioni e dei dati;
• Funzionalità AI come l’apprendimento automatico;
• Robusta funzionalità di ricerca;
• Indicizzazione automatica;  
• Capacità di integrarsi con il tuo altro software aziendale;
• Assistenza clienti di alta qualità.

 

L’importanza di investire nel software di indicizzazione dei documenti  

L’implementazione del software di indicizzazione dei documenti è essenziale per affrontare le complessità della conformità normativa. Consente alle aziende di tenere traccia dei documenti archiviati, recuperarli rapidamente, collaborare in modo più efficace, supportare la conformità e garantire la riservatezza. 

Investendo nella tecnologia di indicizzazione dei documenti, le aziende possono conservare record accurati in modo da poter riferire con sicurezza alle agenzie di regolamentazione.  

 

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