Come gestire i documenti aziendali in modo semplice

Qualsiasi impresa privata o pubblica si ritrova, prima o poi, a fare i conti con un’innumerevole quantità di documenti aziendali. Per questo motivo, è importante gestire i documenti in maniera efficiente per custodirli ed evitare di incorrere in spiacevoli sanzioni qualora, per esempio, si tratti di documenti amministrativi o fiscali da presentare presso commercialisti o enti istituzionali.

La gestione documentale è sicuramente un’attività importante e necessaria per le imprese, ma può risultare senza dubbio un’operazione complessa e macchinosa. Vediamo dunque come si può gestire i documenti aziendali in modo semplice, e attraverso quali strumenti.

Archiviazione documenti: come farla senza sbagliare e perdere tempo

L’archiviazione dei documenti è senza dubbio un’operazione fondamentale per riuscire a garantire la conservazione di materiali importanti per la gestione della propria attività aziendale.

Per procedere con una corretta e organizzata archiviazione dei documenti aziendali, è possibile seguire alcuni piccoli ma indispensabili passaggi. Naturalmente, l’iter procedurale differisce a seconda che si tratti di documenti cartacei oppure digitali. Nel caso di materiale cartaceo, l’archiviazione risulta particolarmente complessa: occorre innanzitutto conservare i documenti in appositi raccoglitori, cartellette, buste plastificate e scatole di varie dimensioni da etichettare con cura. Successivamente bisogna rimuovere i documenti, cestinando quelli scaduti o non più necessari; infine, avviene la pianificazione in attesa del successivo anno fiscale.

In alternativa, in alcuni casi è possibile effettuare la digitalizzazione dei documenti cartacei, trasformandoli così in file informatici attraverso la scannerizzazione. Tuttavia, il rischio è che si trasformi in processo molto lungo, soggetto a possibili errori o sviste.

In questi casi, la soluzione più veloce e semplice consiste nell’avvalersi di un software di archiviazione professionale.

Guarda questo breve video in cui mostriamo come archiviare i documenti in automatico con DocuWare.

Software archiviazione documenti: come può aiutarti

Un software di archiviazione documentale è un programma informatico appositamente creato per gestire, organizzare e conservare documenti aziendali in maniera rapida ed efficiente.

A seconda delle esigenze aziendali, esistono diverse soluzioni attuabili:

• Software con funzionalità di base, tra cui l’archiviazione e la ricerca dei documenti;
• Soluzione on-premise, che sfrutta l’utilizzo di risorse infrastrutturali (hardware, software…);
• Software cloud, il quale evita l’investimento in termini di infrastrutture informatiche.
• Piattaforme enterprise, con architettura complessa, che permettono di gestire attività aziendali e archiviazione di documenti con alti livelli di efficienza e affidabilità.

In particolare, i software di archiviazione dei documenti risultano essere particolarmente efficaci per risolvere esigenze aziendali grazie a:

• Soluzioni customizzabili e scalabili;
• Possibilità di integrare il programma con i gestionali e i vari sistemi aziendali;
• Facilità di fruizione e buona esperienza di utilizzo dell’utente;
• Alto livello di protezione e sicurezza dei dati sensibili.

È importante tenere in considerazione che la scelta del software non può che dipendere dalle esigenze di ciascuna azienda, anche a seconda dei processi aziendali in essere.

Per questo motivo, il suggerimento è quello di adottare un’attenta valutazione delle soluzioni sul mercato, per ottimizzare il rapporto costi/benefici ottenibili.

Protocollare un documento nel modo corretto

La protocollazione consiste nell’attività di registrazione di un documento a un protocollo. Si tratta di un’operazione – regolamentata anche dal DPR 445/2000 TU – in cui i documenti ricevuti o spediti vengono inseriti all’interno di un registro (il protocollo), specificandone:

• Identificativo univoco del documento;
• Data di ricezione;
• Mittente.

Protocollare un documento è un’operazione importante, in quanto permette di registrare secondo norma i documenti, andando a classificarli a seconda della categoria e facilitandone poi il processo di conservazione e di reperimento, andando al contempo a eliminare gli ostacoli dati dal registro cartaceo.

Guarda come protocollare un documento in modo semplice e veloce con DocuWare:

Ricercare un documento nell’archivio

La ricerca e il recupero dei documenti può richiedere parecchie ore di lavoro, soprattutto negli archivi più corposi. Disponendo di un buon programma di archiviazione, è possibile ridurre drasticamente il tempo di ricerca dei documenti, avvalendosi di funzionalità di recupero efficienti.

In particolare, l’ottimizzazione della ricerca del materiale all’interno dell’archivio viene spesso garantita da funzionalità di recupero attraverso specifiche keyword esistenti all’interno del documento. Infatti, è sufficiente immettere un termine specifico contenuto nel testo per poter rapidamente ottenere il risultato richiesto. Va sottolineato che i software più avanzati non soltanto permettono di reperire in pochi secondi il documento ricercato, ma offrono persino l’indicazione di pagina in cui il termine ricercato è inserito.

Inoltre, alcune funzioni permettono persino di reperire un documento ricercando tra i file appartenenti alla stessa pratica, o aventi campi comuni, proprio come in un dossier cartaceo.

Perdi tanto tempo a ricercare documenti nel tuo archivio? Guarda come funziona la Ricerca Full Text di DocuWare in questo breve video:

Firmare un documento digitalmente: perché oggi è fondamentale per gestire al meglio i documenti

La firma digitale rappresenta una soluzione altamente utile nella gestione delle pratiche aziendali. Si tratta, a tutti gli effetti, del corrispettivo della firma tradizionale su carta, la quale, attraverso un sistema avanzato di crittografia, garantisce la protezione e l’autenticità dei documenti firmati trasmessi.

La firma digitale è fondamentale nella gestione dei documenti, in quanto conferisce valore legale ai documenti aziendali. Essa è infatti impiegata nella stipula di documenti quali contratti, dichiarazioni, fatture e autocertificazioni, da parte di aziende, pubbliche amministrazioni o cittadini.

In particolare, la firma elettronica trova la sua maggiore applicazione in due ambiti:

1. PEC: la Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per aziende e professionisti, e richiede l’apposizione della firma digitale, per conferire valore legale e certificare le email inviate da computer o mobile.
2. Fatturazione elettronica: l’applicazione ormai diffusa della fatturazione elettronica comporta, di conseguenza, l’apposizione necessaria della firma digitale. Solo in questo modo, è possibile garantire l’integrità e l’autenticità del documento emesso.

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