Come eseguire una scansione per riconoscimento del testo senza errori

Effettuare una scansione per il riconoscimento del testo è fondamentale per garantire che i documenti digitalizzati possano essere utilizzati in modo efficace all’interno di un sistema di gestione documentale come DocuWare. 

Con pochi semplici accorgimenti è possibile migliorare significativamente la qualità della scansione, evitando errori di acquisizione che richiederebbero tempi aggiuntivi per correggere o ripetere il processo. In questo articolo vedremo come regolare i dispositivi di scansione per ottenere documenti digitali precisi e senza errori.

Perché è importante una scansione di qualità

Molti documenti, come fatture, bolle di consegna o contratti, vengono ancora ricevuti in formato cartaceo. Questi documenti devono essere scansionati e archiviati digitalmente per essere facilmente recuperabili e utilizzabili in workflow automatizzati. Una scansione di scarsa qualità può compromettere:

• L’indicizzazione automatica: DocuWare utilizza tecnologie come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre dati dai documenti. Errori di scansione possono portare a imprecisioni nell’indicizzazione.
• La gestione dei processi successivi: Dati non corretti possono causare problemi nella riconciliazione automatica tra fatture, bolle di consegna e ordini di acquisto.
• La leggibilità del documento: File digitali di bassa qualità potrebbero risultare difficili da consultare o utilizzare.

Seguendo alcune semplici regole, è possibile evitare questi problemi e ottimizzare il processo di digitalizzazione.

Regola il formato del file

La scelta del formato di file per la scansione dipende dall’utilizzo previsto del documento digitalizzato:

• PDF o PDF/A: Sono i formati ideali quando è necessario leggere i dati dal documento, come nel caso di fatture. Questi formati supportano la conservazione del testo e consentono una facile estrazione dei dati.
• Formati immagine (PNG, JPEG, TIFF): Utilizzati principalmente per documenti che devono essere solo archiviati e visualizzati, come disegni tecnici. In questo caso, è importante assicurarsi che la qualità dell’immagine sia sufficientemente alta.

Se l’obiettivo è esclusivamente l’archiviazione, è possibile scegliere qualsiasi formato supportato, ma è consigliabile utilizzare PDF/A per garantire la leggibilità e la conservazione a lungo termine.

Bianco e nero, scala di grigi o colori?

La modalità di colore dipende dalla natura del documento e dall’utilizzo previsto:

• Modalità bianco e nero: Adatta per documenti come fatture o bolle di consegna. Questa modalità richiede meno spazio di archiviazione.
• Scala di grigi: Può essere utilizzata per documenti con elementi grafici, mantenendo un buon compromesso tra qualità e dimensioni del file.
• Modalità a colori: Necessaria per documenti che contengono informazioni critiche rappresentate con colori diversi (ad esempio, firme con penne di colore diverso o disegni tecnici a colori).

Imposta la risoluzione ottimale

La risoluzione, misurata in dpi (dots per inch), è un fattore determinante per la qualità della scansione. Una risoluzione troppo bassa può compromettere il riconoscimento OCR, mentre una risoluzione troppo alta genera file di dimensioni eccessive.

• 300 dpi: Risoluzione consigliata per la maggior parte dei documenti in bianco e nero. Garantisce una buona leggibilità e facilita l’OCR.
• 150-300 dpi: Adeguata per documenti in scala di grigi o a colori.
• 400 dpi o superiore: Necessaria solo per documenti con testo molto piccolo o dettagli complessi.

Regola generale: Più piccolo è il font del documento, maggiore deve essere la risoluzione per garantire un riconoscimento accurato.

Altri accorgimenti pratici

1. Mantieni pulito lo scanner: Polvere e macchie sul vetro dello scanner possono generare artefatti nel documento digitalizzato, interferendo con l’OCR.
2. Evita pieghe o strappi nel documento: Documenti danneggiati possono causare errori nella scansione. Appiattiscili il più possibile prima di scansionarli.
3. Configura il software di scansione: La maggior parte dei dispositivi consente di regolare parametri come luminosità e contrasto. Imposta questi valori per migliorare la leggibilità del testo.

I vantaggi di una scansione ottimizzata

Seguendo queste indicazioni, è possibile ottenere documenti digitali di alta qualità che:

• Facilitano l’indicizzazione automatica: Dati precisi e leggibili permettono a DocuWare di eseguire l’OCR senza errori, migliorando la velocità e l’efficienza.
• Supportano i workflow aziendali: Una buona scansione garantisce che i processi successivi, come la riconciliazione di fatture e ordini, funzionino senza interruzioni.
• Risparmiano tempo e risorse: Con impostazioni ottimali, si riduce la necessità di correggere o ripetere scansioni, aumentando la produttività.

Ottimizzare le impostazioni del tuo scanner è un piccolo investimento di tempo che porta a grandi risultati. Documenti di alta qualità non solo migliorano l’efficienza del riconoscimento del testo, ma supportano anche i processi aziendali a valle, contribuendo a un workflow più fluido e affidabile in DocuWare. Inizia subito a regolare i tuoi dispositivi di scansione per ottenere il massimo dalla gestione documentale digitale!