Come eliminare i data silos e aumentare l’efficienza del reparto IT con Docuware

In un mondo sempre più digitalizzato, i dati sono il bene più prezioso di un’azienda. Tuttavia, troppo spesso sono intrappolati in data silos, sistemi autonomi che rappresentano un ostacolo a una gestione efficiente dei dati. 

Queste aree isolate dell’infrastruttura IT di un’azienda rendono difficile lo scambio e l’integrazione delle informazioni tra i diversi reparti e sistemi. Ciò crea colli di bottiglia nell’utilizzo e nell’analisi dei dati che compromettono l’efficienza operativa. 

In questo articolo vediamo come nascono i silos di dati e come è possibile abbatterli con successo per aumentare l’efficienza del reparto IT aziendale.

Data silo: che cos’è

Un “data silo” è un termine utilizzato nel contesto dell’archiviazione e della gestione dei dati per descrivere una situazione in cui i dati sono isolati o separati all’interno di un’organizzazione o tra diverse applicazioni o sistemi. Questa separazione dei dati impedisce o rende difficile l’accesso e la condivisione dei dati tra diversi reparti, team o sistemi all’interno dell’organizzazione.

In pratica, i data silos si verificano quando i dati sono archiviati in modo non interoperabile o incompatibile con altri sistemi o applicazioni all’interno dell’organizzazione. Ciò può essere dovuto a diversi fattori, tra cui:

• System legacy: vecchi sistemi o applicazioni che non sono stati progettati per interoperare con altri sistemi più moderni.
• Strutture organizzative: divisioni organizzative separate che gestiscono e archiviano i propri dati senza una strategia di condivisione e integrazione dei dati.
• Politiche di sicurezza: restrizioni di accesso ai dati imposte per motivi di sicurezza che limitano la condivisione dei dati tra i reparti.
• Fornitori e partner esterni: dati archiviati da fornitori esterni o partner commerciali in formati o sistemi incompatibili con i sistemi interni dell’organizzazione.

Perché i data silos possono essere un problema?

Un data silo può essere un problema per diverse ragioni:

1. Inefficienza operativa: quando i dati sono isolati in silos, ciò può portare a duplicazione delle informazioni e a processi manuali per trasferire o aggiornare i dati tra i sistemi. Questo aumenta il rischio di errori umani e rallenta i processi operativi.
2. Difficoltà nell’analisi dei dati: l’analisi dei dati diventa più difficile quando le informazioni pertinenti sono sparse in silos separati. È difficile ottenere una visione completa e accurata dei dati quando sono divisi in silos, rendendo difficile l’identificazione di modelli, tendenze o insight significativi.
3. Manca la visione d’insieme: i decision maker non sono in grado di ottenere una visione completa e accurata delle informazioni quando i dati sono suddivisi in silos. Ciò può compromettere la capacità di prendere decisioni informate e strategiche.
4. Difficoltà nella condivisione dei dati: la condivisione dei dati tra i reparti o tra diversi sistemi diventa problematica quando i dati sono segregati in silos. Questo può ostacolare la collaborazione e la comunicazione tra i team all’interno dell’organizzazione.
5. Costi elevati di integrazione dei dati: integrare i dati provenienti da diversi silos può essere un processo complesso e costoso. Questo include la necessità di sviluppare interfacce personalizzate o utilizzare strumenti di integrazione dei dati che possono richiedere risorse significative.
6. Vulnerabilità della sicurezza: i dati archiviati in silos separati possono essere più vulnerabili a minacce di sicurezza, poiché ogni silo può avere le proprie politiche di sicurezza e controlli di accesso, che potrebbero non essere uniformi o adeguatamente protettivi.

In sintesi, i data silos possono compromettere l’efficienza operativa, la capacità di analisi dei dati, la condivisione delle informazioni e la sicurezza complessiva dei dati all’interno di un’organizzazione. Pertanto, è importante per le organizzazioni identificare e affrontare i data silos per massimizzare il valore dei propri dati e migliorare le operazioni aziendali.

Come eliminare i data silo

Abbattere un data silo richiede un approccio strategico che coinvolga sia l’aspetto tecnologico che quello organizzativo. È importante iniziare con un’analisi dettagliata dei sistemi, delle applicazioni e dei flussi di dati all’interno dell’organizzazione per identificare e comprendere i data silos esistenti.

In parallelo, è fondamentale standardizzare i formati e le strutture dei dati per semplificare l’integrazione e la condivisione tra sistemi diversi. Ciò può comportare l’adozione di standard di settore o lo sviluppo di formati e schemi di dati interni.

Una volta implementati i mezzi tecnologici, è altrettanto importante promuovere una cultura della condivisione dei dati all’interno dell’organizzazione. Ciò potrebbe richiedere la sensibilizzazione e la formazione dei dipendenti sull’importanza della condivisione dei dati e la creazione di incentivi per promuovere la collaborazione tra i team.

Parallelamente, è essenziale implementare politiche di sicurezza dei dati per garantire che i dati siano protetti adeguatamente durante il processo di integrazione e condivisione. Questo potrebbe includere l’implementazione di controlli di accesso, la crittografia dei dati sensibili e la definizione di politiche di sicurezza dei dati conformi alle normative e alla privacy.

Il ruolo della gestione documentale nei data silos

L’introduzione di un sistema di gestione documentale (DMS) fornisce una piattaforma centrale per la gestione dei dati e supporta l’archiviazione, la ricerca e la condivisione ben organizzata delle informazioni, aiutando le organizzazioni ad abbattere i silos di dati e a utilizzarli in modo efficiente. 

Docuware garantisce:

• Centralizzazione di documenti e informazioni: invece di archiviare i documenti in cartelle diverse sul server, il DMS utilizza criteri comuni, classificazione e indicizzazione automatizzate. I documenti vengono salvati in file digitali completamente ricercabili. 
• Prevenzione della perdita di documenti: non appena un documento viene trasferito nel DMS, viene indicizzato. Ciò ne facilita la ricerca in base al contenuto del testo e ad altri termini, come il tipo di documento. Inoltre, ogni sistema di gestione documentale di alta qualità utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che consente la scansione di documenti cartacei e la ricerca di file immagine come i PDF.
• Controllo delle versioni: contrassegnare i documenti come “nuovo”, “definitivo” o “definitivo2.0” non è un modo efficace di comunicare il loro stato. Un DMS si basa invece sul controllo delle versioni, in cui tutte le modifiche apportate a un documento vengono registrate e annotate in dettaglio. 
• Collaborazione: il software può essere adattato ai processi lavorativi dell’azienda e mappare interi flussi di lavoro. In questo modo è possibile, ad esempio, assegnare automaticamente una fattura al membro del team responsabile della sua approvazione e poi rimandarla al reparto contabilità per un’ulteriore elaborazione. Tutti i dipendenti coinvolti possono visualizzare lo stato del documento e identificare i colli di bottiglia.   

I silos di dati sono una sfida per le aziende che vogliono utilizzare i propri dati in modo efficiente. Una trasformazione IT mirata e l’utilizzo di un sistema di gestione documentale aiutano le aziende ad abbattere queste barriere e a ottimizzare l’utilizzo dei dati in tutta l’azienda.