Come l’Enterprise Content Management aiuta a gestire la compliance

Quando si utilizzano processi basati su carta, mantenere la compliance può diventare una sfida significativa per le aziende,  talvolta con conseguenze reali sul rischio aziendale e sulla soddisfazione dei clienti. Fortunatamente, le soluzioni di gestione documentale dei contenuti aziendali (ECM) offrono una varietà di modi per ridurre le difficoltà legate alla compliance, ai costi operativi e al risk management.

Che cos’è l’Enterprise Content Management

L’Enterprise Content Management (ECM) è un sistema integrato di tecnologie, strategie e processi volti a gestire in modo efficiente l’intero ciclo di vita dei contenuti aziendali.

Questo approccio olistico consente alle organizzazioni di catturare, archiviare, organizzare, recuperare e distribuire informazioni in modo sicuro ed efficiente. L’ECM abbraccia una vasta gamma di funzionalità, tra cui la gestione documentale, la collaborazione, il controllo delle versioni, la sicurezza dei dati e la conformità normativa.

Un elemento fondamentale dell’ECM è la creazione di un repository centralizzato che agisce da deposito sicuro per documenti e dati aziendali, migliorando l’accessibilità e facilitando la condivisione delle informazioni in tutta l’organizzazione. Con la sua capacità di integrarsi con flussi di lavoro automatizzati e strumenti di gestione dei documenti, l’ECM si pone come una soluzione chiave per migliorare l’efficienza operativa, garantire la conformità normativa e promuovere una gestione intelligente dei contenuti in contesti aziendali complessi.

ECM e content management: le differenze 

Il termine sistema di gestione dei documenti – DMS – è spesso usato in modo intercambiabile con content management – gestione dei contenuti aziendali. 

Il modo più semplice per pensare alla gestione dei documenti è come un sottoinsieme del più ampio set di funzionalità ECM. La gestione dei documenti copre infatti molte delle funzionalità principali, quali l’acquisizione, l’indicizzazione, l’archiviazione, l’automazione e il controllo delle informazioni, ma in genere solo le informazioni presenti nei documenti.

Un sistema ECM completo potrebbe invece gestire le informazioni da contenuti Web, account di social media e altre fonti di informazioni altamente dinamiche e scalabili che sono al di fuori dei confini di un documento. 

Per le organizzazioni più grandi, dotarsi di un sistema ECM può essere immensamente prezioso. Per molte organizzazioni più piccole, la gestione dei documenti potrebbe invece essere sufficiente. Ad ogni modo è importante notare che il valore dell’ECM può essere realizzato in organizzazioni di qualsiasi dimensione.

Come l’ECM aiuta a gestire la compliance 

Uno dei principali problemi dei documenti cartacei è la difficoltà di recuperarli rapidamente in caso di verifica.

In termini di operatività quotidiana, i dipendenti devono dedicare grandi quantità di tempo a processi manuali e ci sono costi continui per carta e archiviazione fisica dei documenti. Ciò può portare ad una perdita di efficienza che danneggia l’agilità e la performatività di un’azienda.

Ecco un esempio pratico: la divisione brokeraggio al dettaglio di una grande azienda di servizi finanziari utilizza processi cartacei che richiedono molto tempo per reclutare nuovi investitori. Dal momento in cui un broker registra un cliente fino alla gestione effettiva dei loro soldi, passano circa 45 giorni; in caso di complicazioni o problemi, possono passare più di 90 giorni prima che il cliente abbia accesso ai propri soldi e alle proprie informazioni.

La mancata digitalizzazione del workflow, dunque, crea un ostacolo e rallenta quello che dovrebbe essere un processo rapido. Il processo di registrazione, inoltre, genera molti errori dovuti a errori di battitura. Il risultato è che l’azienda di servizi finanziari deve gestire quasi ogni processo di registrazione, anziché utilizzare l’automazione per gestire solo le eccezioni. Questo processo di registrazione non solo è costoso, ma porta anche ad una possibile insoddisfazione dei clienti.

Digitalizzando questo processo, l’azienda di servizi finanziari può arrivare a ridurre il processo di registrazione di 45-90 giorni a sette giorni lavorativi, e in seguito a solo un giorno lavorativo. Questo migliora la soddisfazione del cliente e permette all’azienda di iniziare a guadagnare commissioni di brokeraggio molto prima.

Ottimizzare i processi con l’ECM

Quando si cerca di ottimizzare i processi aziendali mantenendo la compliance, c’è un enorme vantaggio nel lavorare in un ambiente digitale con ECM.

Quando i documenti digitali sono categorizzati e contrassegnati in modo appropriato, è possibile recuperarli in pochi secondi utilizzando la funzione di ricerca. Questa facilità di accesso riduce notevolmente il rischio di non conformità.

I flussi di lavoro digitali automatizzati in ECM aiutano anche a gestire le eccezioni. Ad esempio, è possibile creare regole aziendali che definiscono le informazioni necessarie per un determinato tipo di accordo o fattura e il sistema è in grado di segnalare automaticamente i documenti non conformi per una revisione aggiuntiva. L’automazione facilita anche la gestione dell’intero ciclo di vita del documento in modo da poter eliminare i documenti con un semplice clic del mouse una volta soddisfatti i requisiti di conservazione.

 

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