Come Docuware riduce le complessità IT in azienda: una panoramica

Le piccole e medie imprese spesso non dispongono delle risorse IT necessarie per pianificare e scalare implementazioni tecnologiche. Inoltre, le implementazioni della gestione dei contenuti sono particolarmente difficili: grandi quantità di dati devono essere trasferite su un nuovo sistema e richiedono molto tempo e impiego di risorse. Il tutto può gravare sui dipendenti e comportare notevoli costi nel caso in cui questo procedimento venga fatto dall’esterno. 

DocuWare fornisce ai clienti un supporto IT attraverso l’implementazione, riducendo il time to value ed eliminando gli ostacoli che un’impresa può incontrare. Secondo una recente ricerca, è stato scoperto che un’organizzazione è stata in grado di risparmiare $ 20.000 all’anno sui costi della carta implementando la funzionalità e-form tramite la piattaforma DocuWare.

In questo articolo vedremo quindi come DocuWare riduce le complessità IT in azienda. 

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DocuWare e complessità IT in azienda: una panoramica

Dopo una revisione dei precedenti casi di studio sul ROI, Nucleus ha scoperto che una delle lezioni più grandi apprese dalle implementazioni tecnologiche è l’importanza di una corretta pianificazione e graduale implementazione. Il tutto con un occhio particolarmente critico sui servizi di contenuto e collaborazione (CSC) progetti, che spesso includono quantità massicce di dati da trasferire su un nuovo sistema.

Quando infatti si implementano soluzioni CSC, i leader IT richiedono un alto livello di supporto da parte dei loro fornitori prescelti per spostare con successo le operazioni, evitando assunzioni extra. Piccole e medie imprese (PMI) sono particolarmente diffidenti nei confronti del costi aggiuntivi associati alla distribuzione, in quanto mettono a dura prova le risorse esistenti. 

In questo contesto, Nucleus ha intervistato i clienti di DocuWare, un CSC fornitore con esperienza nel settore delle PMI. Lo studio ha evidenziato che il fornitore continuava a investire sul supporto IT, poiché ritenuto un fattore importante nella decisione di implementare.

DocuWare e supporto IT: perché è una soluzione vincente per le PMI 

DocuWare ha deciso di offrire ai clienti PMI una soluzione one-stop-shop che offre loro le capacità di una soluzione aziendale senza i costi IT aggiuntivi. Ciò permette alle PMI di sfruttare funzionalità di livello aziendale che generalmente sono fuori portata a causa degli elevati costi e delle richieste che impongono al personale IT. 

Optare per DocuWare consente quindi di risolvere un dilemma che molte piccole e medie imprese si ritrovano quasi quotidianamente a dover affrontare: le aziende devono digitalizzare i loro processi per essere competitive, ma senza affaticare le proprie risorse IT. Come fare?

In un recente incontro tra leader tecnologici, un leader globale nei servizi di consulenza, transazioni e strategia fiscale afferma: “I budget IT sono sotto una costante pressione, e c’è così tanto potenziale nella nuova tecnologia, specialmente se si parla di Cloud. Il problema è che i fondi sono limitati – o addirittura in calo – per poterli supportare.”

Ecco che DocuWare offre scalabilità e flessibilità eccezionali. Inoltre, può essere  implementato in Cloud, all’interno di un ambiente ibrido oppure on-premises. Se la tua azienda decide di optare per il cloud, le soluzioni preconfigurate per la firma elettronica, la gestione intelligente dei documenti, la gestione dei dipendenti e l’elaborazione delle fatture possono essere operative in pochi giorni.

Customer experience

Nucleus ha intervistato tre clienti per evidenziare l’adattabilità della piattaforma DocuWare in diversi settori. Analizziamo tre di questi settori.

Distribuzione

Un grande distributore di alimenti e bevande ha circa 2.000 dipendenti distribuiti in 10 divisioni diverse. In precedenza l’azienda utilizzava SearchExpress per i propri contenuti e per esigenze di gestione, ma l’incapacità del sistema di collegarsi alla propria infrastruttura Oracle ha reso molti processi inefficienti. 

I leader aziendali hanno deciso di cercare una nuova soluzione e alla fine hanno ristretto la decisione a tre soluzioni ECM, incluso DocuWare. L’azienda ha scelto DocuWare per la sua facilità d’uso generale per gli utenti meno tecnici e per il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). 

Prima della decisione, i rappresentanti di DocuWare hanno impostato un database di test per mostrare le funzionalità della soluzione per l’organizzazione di casi d’uso specifici. Questo ulteriore sforzo ha dato ai leader aziendali un ulteriore senso di sicurezza in termini di supporto del fornitore in futuro. 

Nucleus ha scoperto che dal dispiegamento, l’organizzazione può gestire un volume maggiore di informazioni sui fornitori di alimenti e bevande senza la necessità di assumere personale IT aggiuntivo. Il sistema DocuWare gestisce i dati di oltre 5.000 fornitori partner, organizzati per funzione.

Produzione

Questo fornitore internazionale di macchinari ha circa 40 dipendenti e impiegati DocuWare nel 2019. Prima dell’implementazione, l’organizzazione utilizzava una soluzione legacy che essenzialmente fungeva da schedario elettronico. Dopo l’interruzione della soluzione, i leader aziendali hanno iniziato a prendere in considerazione soluzioni ECM complete e hanno scelto DocuWare per le sua reattività e per la chiara dimostrazione di valore. L’effettiva attuazione era legata ad una questione di supporto da parte di DocuWare. 

Al momento dell’implementazione, i processi di contabilità e delle risorse umane dell’azienda sono stati completamente digitalizzati, con conseguente notevole risparmio di tempo.

Formazione scolastica

Questo distretto scolastico utilizza DocuWare da circa cinque anni e vanta più di 10.000 studenti nel suo territorio. Prima della distribuzione di DocuWare, l’organizzazione stava utilizzando una vecchia versione di DocStar che non soddisfaceva i requisiti di archiviazione. Da qui la necessità di avere una nuova soluzione. 

L’organizzazione inizialmente ha scelto DocuWare per la sua capacità di archiviazione sicura, nonché per la sua conservazione conforme dei registri. L’implementazione era principalmente una questione di migrazione dei record, che poteva essere completata in due reparti entro tre mesi. Il cliente ha notato che il supporto di DocuWare è molto reattivo e disponibile per aiutare a risolvere eventuali problemi che si presentano. 

Nucleus ha notato che dopo l’implementazione di DocuWare, l’azienda è stata in grado di aumentare i tassi di risposta. Inoltre risparmia circa $ 20.000 sui costi annuali della carta sfruttando il digitale e le funzionalità di e-form attraverso la piattaforma.

 

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