Come digitalizzare il reparto HR con Docuware

Oggi se un’azienda – sia piccola che di grandi dimensioni – utilizza processi manuali e non digitali, le risorse umane possono essere uno dei dipartimenti che consumano più carta. 

L’uso di applicazioni per la condivisione di file come possono sembrare un passo avanti rispetto alla carta tradizionale, tuttavia queste applicazioni sono progettate per consentire la collaborazione su un progetto in un determinato momento. Non consentono la gestione dell’intero ciclo di vita del documento, né il controllo delle versioni, del flusso di lavoro automatizzato o della sicurezza che protegge l’azienda da frodi e minacce informatiche.

Vediamo di seguito come trasformare il reparto Human Resource in un reparto paperless grazie a Docuware.

Perché rendere paperless il reparto HR

Grazie ad un software di gestione documentale come Docuware, la centralizzazione, la protezione della privacy e l’efficienza dei processi aziendali sono integrati in un’unica piattaforma. Il personale delle risorse umane, i manager, i dipendenti e i lavoratori a contratto utilizzano un unico sistema che consente un approccio coerente in tutta l’organizzazione. 

L’automazione dei workflow, inoltre, libera il personale dalla necessità di gestire lunghe catene di e-mail e continue richieste di informazioni.

Quando un dipartimento HR diventa paperless, sostituisce i documenti cartacei con un archivio digitale centralizzato e protegge le informazioni sensibili dei dipendenti con diritti di accesso sicuri e crittografia dei dati. Inoltre, apre le porte al self-service dei dipendenti grazie a funzioni che includono moduli elettronici, ricerche autorizzate tra i dipendenti, firme elettroniche e integrazione con il portale. 

5 modi in cui i processi HR automatizzati eliminano definitivamente la carta

1. Assunzione

Grazie ad un software di gestione documentale, i responsabili HR iniziano il processo di assunzione con un semplice modulo elettronico di richiesta di assunzione. Le domande di lavoro vengono archiviate a livello centrale e il flusso di lavoro di assunzione gestisce la comunicazione tra il personale delle risorse umane, i manager e il candidato. 

Tutti i membri del team coinvolti sono collegati da un processo unificato e digitalizzato. Il personale delle risorse umane può creare annunci di lavoro, ricevere e indicizzare automaticamente i curricula in base a set di competenze predefiniti e utilizzare i flussi di lavoro per inoltrare le candidature da esaminare, programmare i colloqui e raccogliere i feedback dei candidati. 

I colloqui, inoltre, vengono condotti con i candidati qualificati e a quelli che non soddisfano le esigenze del reparto viene inviata un’e-mail per informarli del loro stato. Una volta che il candidato accetta il lavoro, si avviano i processi di onboarding e provisioning per assicurare il rispetto delle politiche aziendali e garantire un inizio ben organizzato per i nuovi dipendenti.

2. L’onboarding

Il processo di onboarding inizia non appena un candidato accetta il lavoro. A questo punto, eForms di Docuware può precompilare i documenti dei nuovi assunti: in questo modo i nuovi dipendenti non dovranno più compilare informazioni ripetitive su più moduli cartacei. Con i moduli elettronici, il vostro reparto può acquisire tutti i dati richiesti dai dipendenti in una sola volta e compilare altri documenti di onboarding, come moduli fiscali, benefit e altri moduli per i dipendenti. 

È inoltre possibile creare una lista di controllo di onboarding con le attività richieste, tra cui la conferma di assunzione, gli accordi di riservatezza, la distribuzione dei manuali per i dipendenti e i piani di formazione iniziale. Grazie a un flusso di lavoro di provisioning automatizzato, i dipendenti avranno la garanzia di disporre del software e delle apparecchiature necessarie per iniziare il loro lavoro fin dal primo giorno.

3. Gestione delle prestazioni

Quando i criteri impostati sono soddisfatti, una notifica automatica informa il manager e il dipendente che è prevista una valutazione delle prestazioni. Il processo di creazione e consegna della valutazione al dipendente, così come la sua risposta, vengono monitorati fino al completamento. È possibile personalizzare i modelli di valutazione delle prestazioni e impostare automaticamente le scadenze, catturando e archiviando le informazioni.

4. Fine del rapporto lavorativo

Quando un dipendente lascia l’azienda, il software di gestione documentale lancia un modulo elettronico di separazione che include tutti i documenti di uscita richiesti da firmare ed elenca tutti i beni aziendali da restituire.

L’automazione di questo processo assicura che non si perda nulla e che il processo di uscita sia completato senza compromettere la sicurezza sia dell’azienda che del lavoratore.

5. Conformità e privacy

Un altro elemento chiave per la digitalizzazione del reparto HR, è la corretta gestione dei dati sensibili di dipendenti e candidati. Con Docuware i dati sono archiviati in una struttura di cartelle a più livelli che differenzia i diritti di accesso tra le risorse umane, i manager e i dipendenti.

I piani di conservazione vengono applicati automaticamente. Ciò garantisce la prontezza delle verifiche e la conformità alle norme PII, GDPR, EEOC, HIPAA e ad altri requisiti normativi.

L’automazione delle risorse umane, dunque, consente ai dipartimenti HR di digitalizzare e centralizzare i record HR di ogni dipendente, compresi il curriculum e le credenziali, i moduli di onboarding, i documenti fiscali e le valutazioni delle prestazioni. In questo modo i professionisti delle risorse umane hanno più tempo per concentrarsi su ciò che conta di più: l’assunzione di persone di talento, un onboarding efficace e la misurazione e il miglioramento della soddisfazione dei dipendenti.

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