Come collegare DocuWare al sistema HR aziendale

In un’epoca sempre più digitalizzata in cui la gestione delle risorse umane richiede flessibilità, efficienza e precisione, l’integrazione di strumenti software innovativi come DocuWare diventa un passo fondamentale per ottimizzare i processi e migliorare l’efficienza complessiva. 

In questo contesto, l’integrazione di DocuWare con il sistema HR aziendale rappresenta un’opportunità unica per le aziende di semplificare la gestione delle risorse umane e massimizzare il valore del proprio personale.

La gestione documentale nelle risorse umane

Il reparto risorse umane deve frequentemente prendere decisioni cruciali come, ad esempio, chi assumere, come migliorare il processo di onboarding e come gestire al meglio i dipendenti e i team interni.

Un software di gestione documentale supporta i responsabili delle risorse umane in queste aree critiche, automatizzando l’OCR e l’acquisizione dei dati dei dipendenti, dei file HR e dei documenti aziendali in un repository centrale. Da qui, i responsabili delle risorse umane possono creare semplici flussi di lavoro per gestire queste aree critiche. 

Facciamo qualche esempio pratico:

• Trovare i talenti giusti è più facile perché i moduli di candidatura e le e-mail sono archiviati in un unico luogo centrale per essere facilmente recuperati dai responsabili delle decisioni, e le informazioni fluiscono senza sforzo tra i membri del team.
• Il processo di onboarding dei dipendenti viene ottimizzato perché i manager possono creare flussi di lavoro digitali per tutti i nuovi assunti.

La digitalizzazione dei documenti consente agli addetti alle risorse umane di archiviare, organizzare e recuperare facilmente documenti sensibili come i curriculum vitae dei candidati, i contratti di lavoro e le valutazioni delle performance.

Inoltre, DocuWare facilita la gestione dei processi di assunzione attraverso flussi di lavoro automatizzati, consentendo di assegnare compiti, raccogliere firme digitali e monitorare lo stato delle candidature in modo centralizzato. Questo riduce i tempi di assunzione e migliora l’esperienza complessiva dei candidati.

Integrare DocuWare nel sistema HR aziendale

Grazie all’integrazione di DocuWare nel sistema HR aziendale è possibile accedere a documenti relativi a stipendi, fogli di presenza, moduli di ferie/malattia, accordi sui bonus o corrispondenza generale direttamente dal sistema principale di gestione del personale del dipartimento risorse umane. In questo modo, i team delle risorse umane non devono mai abbandonare l’applicazione principale per cercare nell’archivio.

DocuWare supporta numerosi metodi e tecnologie di integrazione per collegare ogni tipo di sistema e informazione, comunicando con i servizi cloud e con il software locale.

Un modo per gestire questo aspetto è la programmazione attraverso interfacce standard, per le quali DocuWare fornisce un Software Developer Kit. Ma i singoli elementi di DocuWare, come gli elenchi dei risultati, le cartelle dei documenti o la visualizzazione diretta dei documenti, possono essere integrati nel sistema HR tramite una semplice integrazione URL. Inoltre, DocuWare offre speciali moduli di connessione autonomi, come quello per il collegamento a SAP.

In molti casi non è necessaria alcuna programmazione. È sufficiente seguire configurazioni facili e guidate da una procedura guidata per collegare DocuWare a qualsiasi sistema HR.

Accesso ai file dei dipendenti

Ad esempio, un’integrazione molto efficiente può essere configurata in pochi passi con il modulo Smart Connect. 

Smart Connect consente di visualizzare i pulsanti di ricerca all’interno dell’interfaccia di qualsiasi applicazione specializzata. Facendo clic sul pulsante si visualizzano i documenti esatti che fanno parte di un determinato workflow. 

Ad esempio, è possibile richiamare tutti i documenti appartenenti a un determinato profilo del personale, direttamente dal sistema HR.

 

Archiviazione diretta in DocuWare

Grazie alla sua capacità di integrazione, DocuWare non solo garantisce una rapida ricerca dei documenti del personale, ma permette anche di archiviare i documenti da qualsiasi programma direttamente nell’archivio delle risorse umane. 

Questo vale sia per i documenti di Office che per quelli di posta elettronica o per le buste paga: infatti, le buste paga, le notifiche della previdenza sociale, le dichiarazioni dei redditi o le notifiche annuali di Quickbooks o di qualsiasi altro sistema di contabilità possono essere indirizzate e archiviate in modo completamente automatico nel file del personale corretto in DocuWare.

 

Garantire la coerenza dei dati

È possibile integrare i documenti del fascicolo personale utilizzando i dati anagrafici provenienti dal sistema HR: i criteri di indicizzazione, come la data di inserimento, il centro di costo o il reparto, non devono essere inseriti manualmente. Questi dati vengono trasferiti automaticamente dal sistema HR con l’aiuto di DocuWare Autoindex.

Allo stesso modo, anche i dati e le informazioni sullo stato di DocuWare possono essere importati nel sistema HR. Una sincronizzazione permanente dei dati in background garantisce che tutto sia sempre aggiornato e coerente.