Come aumentare l’efficienza con un sistema di office automation

Hai mai sentito parlare di office automation? 

La progressiva innovazione tecnologica e la sempre più presente digitalizzazione, hanno letteralmente rivoluzionato il modo di gestire l’ufficio. In questo contesto, l’office automation diventa parte integrante del cambiamento, apportando all’azienda sensibili vantaggi.

In azienda, le tecnologie di office automation rappresentano oggi il più grande alleato della produttività. La digitalizzazione dei documenti, la loro gestione in completa sicurezza, la conservazione a norma e la condivisione, sono infatti requisiti imprescindibili per garantire workflow più fluidi ed efficaci.

In questo articolo troverai tutto ciò che c’è da sapere su come aumentare l’efficienza con un sistema di office automation. 

Continua a leggere per saperne di più!

Office automation: cos’è

Con il termine office automation ci si riferisce a qualsiasi tipo di software o tecnologia hardware in grado di rendere più efficiente e meno dispendioso – in termini di tempo – un processo legato al lavoro o all’ufficio. Esso descrive i diversi tipi di IT usati per memorizzare, raccogliere digitalmente, modificare, trasferire e utilizzare le informazioni dell’ufficio per eseguire determinati compiti. In poche parole, l’office automation aiuta la tua azienda a gestire i dati.

L’office automation comprende quindi delle applicazioni che sono appositamente progettate per automatizzare e velocizzare le attività e le procedure d’ufficio, migliorando in questo modo la gestione aziendale e integrando in modo efficiente tutti i processi di front office e back office.

Queste applicazioni danno la possibilità di:

• Inviare e ricevere email;
• Creare grafici e presentazioni;
• Scrivere testi;
• Eseguire calcoli più o meno complessi;
• Archiviare le informazioni.

L’office automation si presenta come strumento necessario per gestire le risorse e le informazioni, mentre migliora la generale gestione del flusso di lavoro. Ecco perché si traduce in un aumento della produttività e in un miglioramento delle prestazioni aziendali.

Sistema di office automation: tutti i vantaggi

Office automation può davvero migliorare facilmente i servizi e offrire un migliore controllo sui diversi processi aziendali. 

Grazie all’applicazione di sistemi per l’office automation, si migliora notevolmente l’archiviazione dei dati e l’elaborazione delle informazioni presenti su un dispositivo crittografato e basato su cloud. Consente di automatizzare la procedura di inserimento dei dati e di salvaguardare tutti i dati aziendali sensibili. 

I lavoratori autorizzati possono inoltre accedere alle informazioni necessarie per svolgere il loro lavoro ovunque si trovino e con una connessione internet sicura.

Grazie alla possibilità di gestire in maniera automatizzata e più snella fasi e processi, l’implementazione di sistemi di office automation consente anche una riduzione dei costi, oltre che un’importante riduzione dei margini di errore umano. In questo modo le aziende ottengono intuizioni basate sui dati, prendendo decisioni idonee ad aumentare la produttività generale.

Infine, uno dei maggiori obiettivi dell’office automation è l’ottimizzazione del flusso di lavoro. Questo consente di delegare compiti in modo più snello e di monitorare le attività in maniera più efficiente ed efficace. Riduce gli errori manuali, la quantità di pratiche e il tempo necessario per completare i compiti.

Come DocuWare ti aiuta a digitalizzare l’ufficio

Grazie a DocuWare potrai ottenere una completa digitalizzazione del tuo ufficio. Questo software rivoluziona il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti all’interno dell’azienda.

Le funzionalità brevettate da DocuWare contribuiscono ad automatizzare il flusso completo dei documenti nell’ambito dei processi aziendali. 

Con DocuWare puoi:

• Archiviare i documenti in modo automatico e veloce, grazie ad un algoritmo di intelligenza artificiale che all’interno del documento recupera gli indici che si vogliono importare;
• Creare un processo agile che semplifichi le dinamiche aziendali, velocizzando quindi i flussi di lavoro;
• Trasformare il modo di raccogliere informazioni da clienti e colleghi, grazie a form elettronici che permettono di generare dei pdf con le informazioni inserite dal soggetto che ha risposto alle domande. Questo permette di archiviare, condividere e proteggere tutte le informazioni direttamente nel proprio sistema, senza il rischio di perderle o di dover passare molte ore ad aggregarle;
• Archiviare email ed allegati in un sistema documentale e in modo sicuro, trasformando un messaggio email in un documento pdf ordinato all’interno del proprio sistema;
• Collegare tra loro i documenti e creare un dossier elettronico;
• Effettuare una ricerca Full Text, permettendo di recuperare un documento partendo da un termine specifico. Non solo si risale al documento in pochi secondi, ma il sistema suggerisce la pagina in cui è contenuto il termine cercato. 

Che aspetti? Inizia oggi il tuo percorso di office automation! 

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1. Scegli da dove partire: puoi scegliere un intero reparto o un singolo processo;
2. Guarda le nostre soluzioni, senza impegno; 
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Real Document Solution da 25 anni si occupa di automatizzare i flussi di documenti all’interno delle aziende italiane.

Lavoriamo con aziende di +100 dipendenti e piccoli uffici. Perché in qualsiasi azienda si può lavorare meglio.

 

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