Come archiviare documenti digitali

Quante aziende si sono ritrovate a cercare un vecchio preventivo o importanti documenti ricevuti da un fornitore, memorizzati in un computer che non c’è più? L’archiviazione dei documenti digitali aziendali ha certamente portato a numerosi vantaggi in termini di risparmio economico e di tempo. Ciò non significa che non ci siano sfide da affrontare da parte delle aziende nella gestione di un archivio digitale. 

È evidente quanto i documenti siano un elemento chiave di un’azienda; oggi il digitale può essere uno strumento straordinariamente efficiente per gestirli correttamente e ottimizzarne l’utilizzo.

Vediamo di seguito alcune best practices per l’archiviazione digitale dei documenti aziendali.

Archiviazione documenti digitali: le differenze con l’analogico

Oggi nelle aziende di tutto il mondo è in atto la cosiddetta Digital Transformation, una vera e propria rivoluzione grazie alla quale le tecnologie digitali vengono utilizzate per migliorare i processi aziendali e ottimizzarne i risultati. 

Tuttavia, per comprendere correttamente i vantaggi di una gestione 2.0 dei documenti aziendali, occorre innanzitutto distinguere tra: 

• Documento analogico: un documento che, quando viene formato, ha una sua dimensione fisica ovvero occupa un volume ed è presente nello spazio. All’interno di questa definizione – oltre ai documenti cartacei – possono rientrare diverse tipologie di documenti come le registrazioni audio oppure le fotografie.
• Documento informatico: come riportato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005), il documento informatico è la “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” la cui caratteristica peculiare è la possibilità di essere gestito in maniera totalmente dematerializzata. Si può anche distinguere tra documento nativo digitale ovvero creato direttamente in formato digitale e un documento ottenuto tramite digitalizzazione di un documento originale cartaceo.

Ciascuna categoria di documenti dà origine ad una diversa tipologia di archiviazione. L’allestimento di un archivio analogico necessita, infatti, di appositi contenitori nonché di uno spazio adeguato di una grandezza sufficiente da poter ospitare tutti i file aziendali. Dall’altra parte, invece, è possibile procedere con la generazione di documenti digitali, partendo da quelli analogici oppure archiviando direttamente gli originali digitali, con l’opportunità di rintracciare in tempo reale tutti i documenti e di avere un archivio potenzialmente “eterno”, non soggetto né a deterioramento né a eventuali rischi esterni.

Passaggio da archivio cartaceo ad archivio digitale: la normativa

Nel passaggio da cartaceo a digitale, un elemento di cui tenere conto è la tutela dei dati e l’allineamento delle procedure alla normativa vigente. In particolare, quando si effettua questo passaggio, si parla di dematerializzazione documentale, in seguito alla quale avviene la conservazione sostitutiva attraverso cui la copia digitale acquista il valore legale del cartaceo. 

Questa conservazione è normata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) tramite il d.lgs 7 marzo 2005 che recita: “gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida”. 

In particolare, la dematerializzazione per essere a norma deve seguire 3 fasi: 

• Protocollo
• Classificazione
• Firma digitale o firma elettronica qualificata

Il GDPR (General Data Protection Regulation) – in vigore a partire dal 25 maggio 2018 – ha introdotto una serie di novità per quanto riguarda la protezione dei dati a livello di gestione degli archivi. Ma non tutti sanno che l’archiviazione cartacea non sempre rispetta la normativa introdotta dal GDPR. Per questo motivo, DocuWare offre procedure affidabili per garantire l’integrità delle informazioni aziendali e soddisfare requisiti della normativa in vigore. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti. In questo modo, viene garantito l’integrità e la conversazione dei dati per il tempo prestabilito dalla legge. 

Verso un’archiviazione digitale dei documenti

Per quanto riguarda la gestione documentale, ogni impresa ha l’obiettivo ultimo di gestire i flussi di lavoro nell’ottica di migliorarne la produttività e l’efficienza. Da questo punto di vista, i software di gestione documentale garantiscono un notevole risparmio di tempo nell’archiviazione nonché offrono la possibilità che i documenti siano disponibili ovunque e in qualsiasi momento. 

In particolare, DocuWare automatizza il flusso dei documenti all’interno di un’azienda grazie alle diverse funzionalità implementate. Una di queste è l’Intelligent Indexing che permette di passare dall’archiviazione in cartelle e sottocartelle ad una classificazione di documenti per indici. Ciò significa che Docuware indicizza i campi in automatico grazie all’algoritmo di intelligenza artificiale che recupera all’interno del documento gli indici che si vogliono riportare, eliminando il rischio di salvare il file nel posto sbagliato.

Applicare la firma digitale su un documento: quando si può buttare via la carta?

Quando si parla di conservazione digitale si fa riferimento a quel processo che permette di conservare i documenti in formato digitale, consentendo di eliminare l’originale cartaceo. La valenza legale del nuovo documento digitale è testimoniata da due elementi fondamentali:

• Firma digitale: si tratta di quella firma elettronica che viene applicata nei documenti informatici così come la firma autografa viene posta sui documenti cartacei;
• Marca temporale: è una successione di caratteri che rappresenta una data e/o un orario per validare legalmente un documento informatico.

L’unione di firma digitale e marca temporale permette di mantenere l’integrità, l’autenticità e il valore legale dei documenti conservati. Ma dopo quanto è possibile eliminare la copia cartacea? Da questo punto di vista, occorre distinguere tra archiviazione documentale – la memorizzazione di un documento digitale oppure scansionato – e conservazione digitale che prevede la sostituzione della carta con la copia digitale. Infatti, solo a seguito del processo di conservazione è possibile buttare via la copia cartacea. 

Eliminare le operazioni ripetitive sui documenti: creare workflow documentali automatici

Una gestione documentale digitale implementata in modo corretto ed efficiente può diventare un vero e proprio valore aggiunto per un’azienda, dal momento che permette di migliorare i processi interni e ridurre gli sprechi. Ciò è possibile grazie ad una gestione competente e professionale degli archivi attraverso l’implementazione di un workflow documentale. Si tratta di una procedura prestabilita che indica come procedere nelle diverse fasi della gestione dei documenti, dalla produzione alla conservazione fino all’eventuale cancellazione. 

In particolare, i vantaggi che un workflow documentale può portare alle aziende sono: 

• Aumento dell’efficienza: l’automazione dei processi permette di eliminare tutti i passaggi – spesso lenti e ripetitivi – legati all’archiviazione manuale e cartacea dei documenti;
• Miglioramento del controllo: grazie al workflow documentale è possibile aumentare il livello di controllo dei processi di gestione e archiviazione dei documenti, minimizzando così il rischio di errore;
• Maggiore flessibilità: dotarsi di un workflow documentale permette di accedere ai documenti con più flessibilità, efficienza e rapidità.

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