Come l’AI migliora il processo di fatturazione elettronica

I dispositivi e i software di AI sono ormai diventati parte integrante della nostra quotidianità. 

La nuova frontiera? Il suo impiego all’interno della fatturazione elettronica. 

Le aziende che ancora devono approcciarsi al mondo della fatturazione elettronica, credono che utilizzare l’AI sia un vero e proprio cambio di paradigma. E in qualche modo hanno ragione: si stanno sempre avventurando in un territorio a loro sconosciuto. Nella loro ricerca di strumenti e modi per ottimizzare i loro processi e le prestazioni aziendali, stanno scegliendo di utilizzare prodotti software-defined, abbandonando le vecchie abitudini di gestione manuale dei documenti. Tuttavia, passare al digitale e abbandonare lo scambio di documenti cartacei rappresenta soltanto l’inizio del processo. 

Cosa vuol dire? 

Che le soluzioni di fatturazione elettronica possono essere ulteriormente migliorate, sia attraverso l’introduzione di funzionalità progettate per facilitare il processo di onboarding, sia attraverso un processo di analisi dati basato su AI. I vantaggi sono davvero tanti: configurazione rapida, maggiore qualità dei dati e sicurezza delle informazioni, cash flow migliorato e moltissimo altro ancora. 

In questo articolo vedremo più da vicino come l’AI può davvero migliorare il processo di fatturazione. 

AI: perché utilizzarla nella fatturazione elettronica 

Le odierne tecnologie basate sull’AI – Intelligenza Artificiale – e utilizzate in ambito aziendale, non hanno niente a che fare con l’idea di supercomputer che operano a un livello simile a come funziona la mente umana. Queste non disturbano, ma creano solo valore e vantaggi.

Le tecnologie aziendali basate su AI sono infatti in circolazione da molto tempo, e aiutano aziende come Walmart, Google e Amazon a identificare anomalie nel comportamento dei loro clienti per prevenire frodi, automatizzare la supply chain e personalizzare le loro offerte di prodotti. Ed ecco perché moltissime riviste di business – tra cui la nota Forbes – si aspettano che il mercato globale del machine learning cresca a un CAGR del 43% dal 2020 al 2024. Ma queste non sono le uniche ragioni del successo delle tecnologie aziendali basate su AI. 

Le soluzioni AI si sono rivelate così efficaci nell’esecuzione delle operazioni sopra citate, che alcuni provider tecnologici stanno riprogettando i propri servizi e sistemi usati per altre applicazioni aziendali. Parliamo ad esempio di gestione dei documenti e scambio di dati, incorporando i più recenti algoritmi AI per migliorarne l’efficienza. Tra questi abbiamo proprio la fatturazione elettronica.

Come l’AI migliora il processo di fatturazione elettronica 

Qual è l’idea generale alla base delle tecnologie aziendali guidate dall’AI?

Che noi dovremmo essere in grado di fornire ai computer l’accesso a dati sia strutturati che non strutturati e consentire loro di analizzarli. 

Soltanto in questo modo è possibile l’identificazione di tendenze e modelli ricorrenti in quei record e imparare da essi per stabilire regole aziendali nuove e più applicabili. Tale approccio non soltanto permette ai sistemi aziendali di raggiungere un livello più elevato di intelligenza, ma aiuta anche a migliorare concretamente e notevolmente le loro prestazioni. 

La tecnologia AI, nel caso delle soluzioni di fatturazione elettronica, può avere un impatto molto forte sulla loro efficienza. Questo è possibile perché fornisce miglioramenti alle funzionalità già esistenti o offrendone di nuove. Tra queste possiamo citare l’abbinamento delle righe della fattura ai centri di costo o ai registri contabili corrispondenti, oppure il rilevamento di anomalie – molto importante per prevenire frodi e individuare possibili vulnerabilità. 

Ad ogni modo stiamo parlando di situazioni molto più complesse del normale. Tra queste abbiamo ad esempio la classificazione di fatture consolidate o parziali. Ma anche quando più ordini vengono assegnati a una singola fattura o ancora quando ci sono molte fatture emesse per un determinato ordine. Inoltre, è ormai nella consapevolezza di tutti come lo scambio di documenti elettronici sia un processo particolarmente complesso. E questo soprattutto perché comporta l’impiego di tanti elementi integrati, quali ad esempio: 

• il sistema contabile del cliente;
• un software di automazione AP/AR;
• solitamente due canali dedicati per la trasmissione di dati. Uno infatti collega all’IT provider di fatturazione elettronica e ai suoi moduli proprietari, l’altro collega il provider con il partner;
• il sistema ERP del partner. 

Intelligenza artificiale e futuro della fatturazione elettronica

Ecco perché in questo contesto dovremmo aspettarci che l’AI sia in grado di facilitare questi processi senza interruzioni, ma soltanto apportando valore all’impresa.

Tuttavia, cosa serve per poterlo fare?

Un sistema di fatturazione elettronica dovrebbe essere in grado di apprendere gli schemi di come devono essere eseguite tutte le operazioni che fanno parte del processo. Soltanto così in caso di eventuali anomalie potrà risolvere il problema in autonomia o segnalare la probabilità di guasto. Ed è esattamente ciò per cui è progettata una piattaforma di fatturazione elettronica basata sull’intelligenza artificiale. 

Infine, la tecnologia AI può anche accelerare l’adozione della cosiddetta fatturazione elettronica touchless. In sostanza, può consentire lo scambio di un pool ancora più ampio di documenti senza alcuna interazione umana. Anche se comporta ritardi nei pagamenti, accesso limitato ai documenti storici, nonché possibili problemi di sicurezza e salute, e considerando che l’elaborazione dei documenti cartacei guida ancora la maggior parte delle operazioni aziendali, l’impiego di tecnologie emergenti per eliminare le operazioni cartacee può avere un effetto positivo sia sull’ambiente naturale che sul business. 

 

Insomma, il futuro della fatturazione elettronica sembra già essere iniziato.