Collaboration e produttività: come DocuWare supporta il lavoro in team

Collaboration e produttività: sai davvero come supportare al meglio il lavoro in team all’interno dell’azienda? 

Negli ultimi anni abbiamo assistito al proliferare di una serie di interventi normativi a favore della dematerializzazione, che hanno reso obbligatorio il documento informatico in varie applicazioni. Tutto ciò ha portato ad una sparizione progressiva della carta, con tutti i vantaggi ad essa collegati. 

In questo contesto il sistema di gestione documentale costituisce l’asse portante della struttura informativa aziendale, per cui oggi nessuna azienda può essere priva di strumenti integrati di gestione dei documenti.

Ecco perché la gestione documentale collaborativa introduce ulteriori opportunità per l’azienda, poiché per la prima volta sul mercato applica le modalità operative ed i concetti della social collaboration e dei social network alla gestione elettronica dei documenti. 

In questo articolo vedremo che cos’è la gestione documentale collaborativa e perché oggi è così importante per un’azienda dotarsi di software e sistemi per la gestione documentale – DocuWare su tutti.

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Il valore della collaboration in azienda

Per qualsiasi azienda – soprattutto per le PMI – la gestione ottimizzata dei progetti è un tema particolarmente importante. La capacità di seguire un progetto in ogni suo passaggio, nel rispetto dei vincoli di risorse assegnate, tempo, costo e qualità dell’output, dipende principalmente dalla dotazione di tool digitali che sono in grado di garantire una completa visibilità sui diversi processi. 

Questi strumenti consentono di:

• organizzare al meglio il lavoro e i flussi;
• stimare il budget; 
• identificare le attività;
• stimare i tempi di realizzazione; 
• operare in tempo reale sugli stessi file e documenti.

È soltanto in questo modo che è possibile garantire un project management e una project collaboration efficace, assicurando a tutto il team coinvolto la capacità di lavorare in modo produttivo e sinergico durante tutto il ciclo di vita del progetto. 

Il risultato è non soltanto una maggior produttività individuale, ma anche una maggior consapevolezza rispetto alle tempistiche, alle prospettive e ai bisogni degli altri membri del team. Il tutto a vantaggio dello spirito di squadra.

Collaboration e produttività: cosa sono le piattaforme di collaborazione 

Oggi le piattaforme di collaborazione costituiscono il cuore dei nuovi modelli di produttività ibrida. Possono essere definiti come dei veri e propri ecosistemi di applicazioni e servizi in cloud che consentono di: 

• fare e ricevere chiamate;
• gestire ed organizzare meeting online;
• chattare e condividere file in tempo reale in un ambiente omogeneo. 

Il livello di sofisticazione delle piattaforme di collaboration e produttività a cui oggi stiamo assistendo – come DocuWare – è tale che sono praticamente assimilabili a delle vere e proprie scrivanie virtuali. Ciò consente all’utente dell’azienda di essere produttivo ovunque nel mondo e collaborare con i propri consulenti e colleghi. E questo anche su attività particolarmente complesse come il project management o la gestione delle risorse umane.

Benefici della gestione documentale collaborativa

All’interno delle riunioni e dei progetti, ecco quali sono i principali benefici:

• possibilità di monitorare il reale stato di avanzamento delle attività: si ottiene maggior trasparenza riguardo le rispettive responsabilità all’interno di uno stesso progetto;
• migliorare la collaborazione tra le diverse unità organizzative: i membri del team possono essere più aggiornati sugli sviluppi di determinati progetti o attività.

Grazie ai moderni sistemi di gestione documentale collaborativa, è possibile: 

• superare i limiti dei processi di lavoro tradizionali e della posta elettronica;
• creare uno spazio digitale comune di collaborazione che sia realmente sicuro e protetto;
• tutti gli utenti abilitati hanno a propria disposizione degli strumenti intuitivi e facili da usare. Questi sono infatti concepiti sul modello degli strumenti a cui sono già abituati con le applicazioni social, quali i forum di discussione, i gruppi, le notifiche e la bacheca. 

Le interazioni possono realizzarsi anche a prescindere dalle linee gerarchiche. Inoltre la tracciabilità di ogni singolo processo favorisce l’assunzione di responsabilità da parte di ciascun soggetto e la trasparenza del business.

Così facendo si acquisisce maggior flessibilità nella gestione degli imprevisti, e diventa possibile anche utilizzare e valorizzare la conoscenza interna che è stata accumulata nel tempo. Di conseguenza, gli addetti e gli impiegati si sentono maggiormente coinvolti e motivati a svolgere i propri compiti al meglio. E questi, nel loro insieme, contribuiscono all’andamento positivo dell’azienda.

Piattaforme di collaborazione: principali vantaggi 

La capacità dell’azienda di riuscire a supportare in modo efficace la produttività dei propri team geograficamente distribuiti, costituisce un importante e potente acceleratore dei processi di go-to-market. 

Ecco quali sono i principali vantaggi delle piattaforme di collaborazione per il team building.

Sapere condiviso

La disponibilità di strumenti di collaborazione in tempo reale – quali wiki e digital mentorship e social network – favorisce lo scambio di esperienze, conoscenza e competenze in tutta l’organizzazione e in modo trasversale. Tutto questo si traduce in un problem solving più rapido ed efficace.

Produttività

Le piattaforme di collaborazione consentono di aumentare di diversi ordini di grandezza la produttività individuale. Questa viene potenziata soprattutto grazie alle sinergie ottenibili nell’ambito del team.

Decision making

Le piattaforme di collaborazione – e più in generale gli hub di produttività digitale – garantiscono ad ogni azienda la certezza di identificare i migliori talenti e raggrupparli in team d’eccellenza. E non importa se i soggetti coinvolti operano in sede, in smart working oppure siano impiegati presso il cliente. 

Ciò si riflette direttamente sulla qualità dei processi decisionali, accorciando i cicli d’innovazione e contribuendo ad accelerare il time-to-market dei progetti.

 

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