Ciclo passivo fatture: come gestirlo efficacemente con Docuware

Per le aziende, avere una gestione strutturata e totalmente digitale del ciclo passivo fatture non è più una scelta, ma una vera e propria necessità, sia in termini di compliance che di ottimizzazione. Questo tipo di passaggio offre vantaggi competitivi incomparabili e di qualità, oltre a dare una diretta risposta alle crescenti richieste del legislatore, qualificando l’impresa in termini di compliance. Inoltre, grazie a un grande incremento dell’efficienza operativa, migliora la posizione dell’azienda sul mercato.

Non solo, una gestione strutturata del processo di gestione del ciclo passivo fatture permette di lavorare in modo semplice e veloce anche da remoto, soddisfacendo In le nuove esigenze di mobilità da parte degli addetti. In questo modo i flussi di lavoro e le opportunità di collaborazione non sono compromessi, tanto che, grazie alla maggior flessibilità, tutti i momenti operativi si presentano come più facili da gestire.

Tuttavia, vi è un problema: 

Come gestire efficacemente il ciclo passivo fatture? 

È fondamentale affidarsi ai giusti strumenti, uno su tutti DocuWare, il software di gestione documentale più utilizzato in tutto il mondo. In questo articolo vediamo quali sono i benefici del ciclo passivo fatture e perché DocuWare è il tuo miglior alleato nell’efficienza della produttività del tuo team. 

Continua a leggere per saperne di più!

Ciclo passivo: cos’è 

Il ciclo passivo può essere individuato come tutto quello che si colloca prima della vendita del servizio o del bene a un cliente. Nel ciclo passivo rientrano infatti tutti i flussi di lavoro e i processi che si creano tra l’azienda, i fornitori e il magazzino. A differenza del ciclo attivo, il ciclo passivo determina delle uscite economiche per l’azienda.

Le operazioni che costituiscono il ciclo passivo aziendale vanno quindi dalla registrazione delle fatture alla gestione delle offerte, passando per la gestione dei documenti di trasporto della merce e degli ordini.

Tutte queste operazioni consentono all’azienda di tenere sotto controllo i vari impegni nei confronti dei fornitori e i servizi prestati, e quindi tutte le spese che dovranno essere sostenute in un certo periodo di tempo. 

Nelle attività del ciclo passivo rientrano:

• Registrazione dei documenti che legano l’azienda a un fornitore;
• Gestione dell’anagrafica dei fornitori.

Ciclo passivo fatture: perché la digitalizzazione è una necessità di compliance

Il primo passo verso una digitalizzazione dell’intero processo documentale realizzato da parte del legislatore, è la fattura B2B. Gli obiettivi perseguiti si muovono tutti in termini di semplificazione e di trasparenza.  

La Legge di Bilancio 2021 ha imposto – con decorrenza dal 1° gennaio 2022 – un nuovo obbligo, cioè quello della trasmissione dell’esterometro in formato XML al Sistema di Interscambio entro il giorno 15 del mese successivo al ricevimento della fattura da parte del fornitore.  

Adempiere a questo obbligo è possibile soltanto attraverso un approccio strutturato che sia in grado di offrire benefici concreti rispetto agli approcci tradizionali – parliamo ad esempio di un approccio prettamente cartaceo. 

Perché? 

Un approccio tradizionale, anche se prevede l’uso di asset digitali come le e-mail, non è in grado di attivare il dialogo tra i sistemi, ma ricorre a tipi di documenti che sono per natura destrutturate. Così facendo non è possibile esprimere e sprigionare il vero potenziale del digitale. 

Come si fa, quindi, a raggiungere questo obiettivo?

Ricorrendo a strumenti IT adeguati. Una gestione strutturata e full digital del ciclo passivo fatture deve implementare alcune funzioni fondamentali:  

• uso di workflow; 
• integrazione dei documenti con il sistema gestionale; 
• classificazione e archiviazione di tutti i documenti all’interno di un unico repository; 
• agevolazione della registrazione delle fatture; 
• facile accesso semplice ai documenti e possibilità di utilizzo delle informazioni. 

Ciclo passivo fatture: come gestirlo in modo efficace

Prima di tutto dobbiamo porci una domanda: 

Su cosa si basa una gestione efficiente del ciclo passivo fatture? 

Su software per la gestione dei processi documentali che sono dotati di precise funzioni che permettono agli uffici amministrativi di ottimizzare il proprio lavoro all’interno dei propri processi. 

Ecco quali sono queste funzionalità: 

• nel caso in cui si verifichino errori, il software di gestione documentale dovrebbe notificare l’anomalia all’azienda o all’esterno dell’organizzazione, successivamente richiedendo direttamente al fornitore le azioni correttive; 
• estrarre direttamente dalla fattura tutti i dati, per giungere poi a una completa contabilizzazione; 
• raffrontare automaticamente le informazioni della fattura ricevuta con i dati contabili che sono a disposizione e restituire tutta una serie di risultati predisponendo il documento stesso alla contabilizzazione automatica.  

DucuWare: il tuo alleato per la gestione efficace del ciclo passivo delle fatture

DocuWare crea un flusso di documenti agile che riduce il tempo di gestione delle pratiche. Inoltre, automatizza i passaggi di consegna, evita di stampare la carta, rendi il tuo team più produttivo.

Contattaci se vuoi sapere come ottimizzare e dematerializzare il tuo ciclo passivo aziendale. Il nostro team di esperti è sempre pronto a rispondere a ogni tuo dubbio o domanda. 

 

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