Ciclo di vita dei documenti 100% trasparente con Docuware

Nell’era digitale in cui le organizzazioni affrontano una crescente mole di documenti e dati, la trasparenza e la tracciabilità diventano essenziali per garantire una gestione documentale efficace e conforme alle normative. In questo articolo, vedremo come Docuware facilita la creazione, l’archiviazione, la condivisione e la gestione dei documenti in modo trasparente, fornendo agli utenti una visibilità completa sullo stato e le attività legate ai loro documenti. 

Ciclo di vita di documento in Docuware

Per quanto riguarda il ciclo di vita di un documento, Docuware offre diverse funzionalità per gestire ogni fase del processo. 

Ecco come viene gestito il ciclo di vita di un documento in Docuware:

• Creazione e acquisizione: i documenti possono essere creati digitalmente o acquisiti tramite scanner o altri dispositivi di input. Docuware consente di caricare documenti da diverse fonti, inclusi file digitali, e-mail, fax e documenti cartacei scansionati.
• Classificazione e indicizzazione: Una volta acquisiti, i documenti vengono classificati e indicizzati in modo da renderli facilmente rintracciabili. Docuware offre strumenti per assegnare metadati ai documenti, come categorie, tag, parole chiave e altri attributi, per facilitare la ricerca e l’organizzazione.
• Archiviazione e conservazione: I documenti vengono archiviati in modo sicuro e organizzati in repository digitali. Docuware consente di definire politiche di conservazione per garantire che i documenti vengano conservati per il periodo appropriato in conformità con le normative legali e aziendali.
• Condivisione e collaborazione: Una volta archiviati, i documenti possono essere condivisi e resi accessibili agli utenti autorizzati in tutta l’organizzazione. Docuware facilita la condivisione sicura dei documenti, consentendo agli utenti di accedere, visualizzare, modificare e collaborare su documenti in modo collaborativo.
• Gestione delle revisioni e approvazioni: Docuware offre funzionalità per gestire le revisioni e le approvazioni dei documenti. Gli utenti possono visualizzare la cronologia delle modifiche apportate ai documenti e tenere traccia dello stato di revisione e approvazione.
• Scadenza e disposizione: quando i documenti raggiungono la fine del loro ciclo di vita utile, possono essere eliminati in modo sicuro o archiviati per fini di conservazione storica. Docuware offre strumenti per gestire la disposizione dei documenti in conformità con le politiche aziendali e le normative legali.

Gestione documentale con Docuware: completa trasparenza e tracciabilità

La trasparenza e la tracciabilità sono importanti per Docuware e fanno parte dei suoi principi fondamentali nella gestione documentale.

Ecco come Docuware affronta questi aspetti:

• Trasparenza nei processi: Docuware offre una visione chiara dei processi documentali all’interno dell’organizzazione. Gli utenti possono monitorare lo stato dei documenti, le attività di revisione e approvazione, nonché l’accesso e le modifiche apportate ai documenti. Ciò consente una maggiore trasparenza riguardo a chi ha accesso ai documenti, quando sono stati modificati e quali azioni sono state eseguite su di essi.
• Tracciabilità delle modifiche: Docuware tiene traccia delle modifiche apportate ai documenti, consentendo agli utenti di visualizzare la cronologia delle revisioni e delle versioni precedenti. Questo assicura che le modifiche siano tracciate e documentate, garantendo la responsabilità e la rintracciabilità delle azioni sugli documenti.
• Accesso controllato: Docuware offre funzionalità avanzate di controllo degli accessi per garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai documenti sensibili. Ciò contribuisce a mantenere la trasparenza nel processo consentendo solo agli utenti autorizzati di visualizzare e modificare i documenti pertinenti.
• Audit trail: Docuware registra tutte le attività relative ai documenti, inclusi accessi, modifiche e azioni degli utenti. Questo audit trail fornisce una traccia dettagliata di tutte le attività eseguite sui documenti, consentendo un monitoraggio accurato e una revisione delle attività.

3 livelli di visibilità in Docuware

Docuware offre una tripla visibilità grazie a:

1. Timbri e altre annotazioni sul documento

Molte informazioni aggiuntive su un documento sono visibili direttamente nella pagina di visualizzazione del documento. Le annotazioni e i timbri, impostati come parte dei flussi di lavoro o individualmente, sono memorizzati sui cosiddetti overlay di annotazione.

Ad esempio, nel caso di una fattura che ha superato un workflow di approvazione, i timbri consentono di vedere a prima vista chi l’ha rilasciata e in quale centro di costo è stata registrata.

 

Nel caso di una bozza di contratto, i commenti possono essere identificati direttamente con evidenziazioni, caselle di testo, ecc. A seconda di come è stato impostato, diverse persone possono utilizzare i propri colori, in modo che sia immediatamente chiaro chi ha commentato e cosa. 

2. Cronologia del flusso di lavoro

Per i documenti che passano attraverso un workflow, è disponibile anche una panoramica tabellare delle fasi del flusso di lavoro che sono state completate fino a quel momento. Qui, oltre all’inizio e alla fine del flusso di lavoro, sono elencate tutte le attività degli utenti con il loro nome, il risultato, la data e l’ora. Facendo clic su una voce dell’elenco, vengono visualizzati i dettagli di ogni fase del workflow.

 

Oltre alle fasi del flusso di lavoro con interazione dell’utente, è possibile visualizzare anche le attività automatiche nella cronologia. 

Per aprire la cronologia di un flusso di lavoro: per un documento nell’elenco dei risultati, utilizzare la voce del menu contestuale “Cronologia” e quindi la scheda “Flusso di lavoro”. Dall’elenco delle attività, aprire la cronologia tramite la voce del menu contestuale “Apri la cronologia del flusso di lavoro”.

3. Storia del documento

Nella cronologia dei documenti viene elencata ogni attività effettuata sul documento: chi ha salvato il documento nello schedario e quando, chi ha modificato quali voci dell’indice, chi ha aperto il documento nel visualizzatore o lo ha inviato per e-mail o ha aggiunto annotazioni nel visualizzatore. 

Per aprire la cronologia del documento:

• Nel menu contestuale del documento, ad esempio nell’elenco dei risultati, fare clic sulla voce “Cronologia”
• Fare poi clic sulla scheda “Documento”
• È necessario il diritto di archivio “Visualizza cronologia documenti”, contenuto nel profilo di archivio predefinito “Proprietario”.

Oltre agli eventi relativi ai documenti, vengono registrate anche tutte le attività a livello di schedario, organizzazione e sistema.