Change management e gestione documentale: tutto quello che c’è da sapere

L’espressione change management indica una serie di attività strutturate per gestire il cambiamento in azienda. Il tutto avviene attraverso la costruzione di un percorso di evoluzione che parte dall’attuale situazione aziendale. Dopodiché stabilisce un obiettivo da raggiungere e successivamente elabora un itinerario di transizione. 

In un momento storico come il nostro, caratterizzato da profonde trasformazioni sociali, l’importanza del change management è ancora più determinante. Questa disciplina rappresenta infatti una risposta operativa e concreta alle esigenze di riadattamento, soprattutto a seguito del fenomeno sempre più capillare della digitalizzazione dei processi. 

Inoltre il change management riveste un ruolo fondamentale anche sul fronte normativo e sulla qualità dei processi di ogni azienda.

Ecco tutto quello che c’è da sapere! 

Change management: cos’è 

Per capire cosa sia il change management possiamo prendere la seguente definizione come punto di riferimento: 

“un approccio strutturato al cambiamento negli individui, nei gruppi, nelle organizzazioni e nelle società che rende possibile (e/o pilota) la transizione da un assetto corrente ad un futuro assetto desiderato”. 

In breve, il change management è quindi un’attività che comporta un notevole impatto sulle abitudini delle persone, le quali per loro natura tendono a mostrare una certa resistenza al cambiamento. Ecco perché la gestione dell’aspetto umano – intesa come accompagnare le persone verso nuove consuetudini ed obiettivi – è l’aspetto più delicato quando si affronta questo tema. 

In questo contesto, il processo di change management va infatti di pari passo con la digital transformation. Introdurre nuove tecnologie senza trasformare processi e abitudini non soltanto è inutile, ma può concretamente rivelarsi uno spreco di tempo e di soldi.

Change management e settore IT 

All’interno delle aziende spesso è diffuso il timore verso le nuove tecnologie, e si teme l’impatto che queste possono avere sulla quantità di lavoro da svolgere a seguito della loro introduzione in azienda. La conseguenza è un progressivo allontanamento dai vantaggi del digitale come strumento in grado di ottimizzare l’efficienza generale.

Nell’era della trasformazione digitale, è invece evidente come una componente fondamentale all’interno della strategia di change management sia costituita dalla gestione della trasformazione del reparto IT dell’azienda. In questo contesto, il processo di change management dell’IT rappresenta una strategia che ha lo scopo di affrontare in modo sistematico i cambiamenti necessari nel patrimonio tecnologico aziendale. Così facendo qualunque eventuale rischio derivante dall’implementazione delle nuove strategie è ridotto al minimo. Inoltre la transizione avviene il più possibile in modo graduale e armonico.

Le 4P del change management

Il punto di partenza per un processo di change management sono le cosiddette 4P, people, process, platform e place. Si tratta di 4 pilastri su cui agire al fine di introdurre il cambiamento in azienda. 

Le 4P sono tutte estremamente necessarie per programmare progetti di innovazione digitale. Queste hanno tutte come scopo quello della dematerializzazione dei processi e il cambiamento di certi comportamenti documentali.

 Vediamole nel dettaglio:

1. People, persone: vuol dire porre le persone al centro del cambiamento, sfruttando la collaborazione per arginare un’eventuale mancanza di motivazione al cambiamento;
2. Process, processi: ovvero mappare i processi core e successivamente trasformarli in digitale; 
3. Platform, tecnologia: optare per tecnologie che favoriscono il passaggio al digitale per creare un ambiente sempre più interconnesso; 
4. Place, luogo di lavoro: deve essere ripensato in termini più flessibili e agili.

Attraverso l’adozione di un piano di transizione basato sulle 4P è quindi possibile ottenere un controllo totale su obiettivi, tempi, budget e ROI di un progetto di digital transformation.

Change management e gestione documentale

In questo panorama la gestione documentale può quindi fare affidamento sul change management per avere in azienda un sistema adatto ad affrontare un cambiamento. Ecco che la consulenza e il software di gestione documentale entrano in gioco in tutte le 4P.

La consulenza è fondamentale per analizzare come stanno lavorando le persone – People – e per comprendere quali siano i margini di miglioramento in termini di comportamenti documentali – Process. 

Il software – Platform – è importante per consentire alle persone di poter lavorare con piattaforme evolute che permettono l’accesso a documenti e dati in qualsiasi luogo o momento, senza limiti o vincoli fisici connesse al posto di lavoro – Place.

L’importanza di un hub di gestione documentale nel change management

Un buon piano ti consentirà di inserire in azienda le migliori soluzioni tecnologiche! In genere queste vedono il cuore del cambiamento in un hub di gestione documentale e dei processi digitali.

Questo perché un’azienda realizza una digitalizzazione sistematica nel momento in cui dispone di informazioni in digitale e quando queste possono essere sfruttate anche da altri sistemi. In questo modo si attua una completa integrazione tecnologica. Ecco spiegato perché un’efficiente gestione del cambiamento deve assolutamente considerare anche un’ampia visione offerta dai migliori sistemi digitali documentali.

La chiave è scegliere una piattaforma digitale intelligente, che sia in grado di offrire non soltanto potenti funzionalità collaborative e di costruzione di processi digitali, ma anche una UX idonea per incrementare la confidenza degli utenti. In breve, deve essere fruibile in ogni fase dei vari processi aziendali e integrata a livello di processi. Ma deve anche essere accessibile da qualsiasi luogo o da qualsiasi dispositivo e che sappia restituire analisi e automazione puntuali.

Semplificare e migliorare le modalità di lavoro diventa un modo apprezzabile e condiviso per trasferire il concetto più importante, ovvero che il cambiamento è un fattore inevitabile per lavorare al meglio.

In conclusione, il change management spinge la digitalizzazione – altrimenti accolta difficilmente – che a sua volta rende più stabile e fattibile la gestione del cambiamento migliorando il modo di lavorare.