Cartelle di raccolta documenti personalizzate in pochi clic con DocuWare

Cosa sono le cartelle di raccolta personalizzate

In DocuWare, le “custom trays” – che è possibile tradurre con “vassoi personalizzati” o cartelle – sono una funzionalità che permette agli utenti di creare cartelle specifiche per organizzare e gestire i documenti secondo le proprie esigenze. 

Questa funzionalità consente di personalizzare l’ambiente di lavoro in modo da rendere più semplice e veloce l’accesso ai documenti necessari per svolgere le attività aziendali quotidiane.

Ecco alcuni punti chiave riguardo alle custom trays su DocuWare:

1. Organizzazione personalizzata: gli utenti possono creare vassoi che riflettono la struttura e le necessità specifiche del loro flusso di lavoro. Questo permette di organizzare i documenti in categorie o progetti specifici.
2. Facilità di accesso: con i vassoi personalizzati, è possibile accedere rapidamente ai documenti più rilevanti senza dover cercare in tutta l’archiviazione. Ogni cartella può essere configurata per contenere documenti di un certo tipo o provenienti da una specifica fonte.
3. Configurazione semplice: la creazione e la gestione di cartelle personalizzate è progettata per essere intuitiva, permettendo agli utenti di configurare i propri vassoi in pochi clic.
4. Efficienza del workflow: utilizzando le cartelle personalizzate, gli utenti possono migliorare l’efficienza del loro flusso di lavoro, riducendo il tempo speso a cercare documenti e aumentando la produttività.

Questa funzionalità è particolarmente utile per team che gestiscono grandi volumi di documenti e necessitano di un modo efficace per tenerli ordinati e facilmente accessibili.

Cartelle di raccolta documenti in DocuWare: qualche esempio pratico

Con i trays di DocuWare è possibile modificare, ordinare e pinzare i documenti prima di archiviarli. 

Di default, è sempre presente almeno un vassoio come impostazione predefinita. Tuttavia, a seconda dei tipi di documenti e dei raccoglitori con cui si lavora, si potrebbe decidere di avere più cartelle per una maggiore efficienza. 

Ecco due esempi:

• Cartella di raccolta documenti con indicizzazione intelligente e uno senza

Se ad esempio, ricevete molte fatture A/P in entrata, ma occasionalmente anche altri documenti, per le fatture in entrata, si utilizza un vassoio in cui è attivata l’indicizzazione intelligente, in modo che i dati delle fatture vengano trasferiti direttamente a DocuWare e archiviati rapidamente in un raccoglitore di fatture. 

Altri documenti aziendali, come i contratti o le registrazioni del servizio clienti, devono essere archiviati in altri schedari. Per facilitare l’organizzazione, è meglio non mescolare questi altri documenti con le fatture, ma utilizzare uno schedario separato.

Non è necessario attivare l’indicizzazione intelligente, che è più indicata per i documenti con struttura uniforme.

• Una cartella di raccolta per schedario

Se si archiviano molti documenti in diversi schedari, si consiglia di impostare un vassoio per ogni schedario. In questo modo, è possibile preparare in modo ottimale ogni tipo di documento per l’archiviazione nel rispettivo vassoio.

Per ottenere la massima efficienza, assegnate a ciascun vassoio un nome descrittivo, selezionate lo stesso colore del raccoglitore nelle impostazioni del vassoio e selezionate questo raccoglitore come destinazione predefinita.

Come creare un “tray” in DocuWare

In DocuWare Client, aprire la sezione “Profilo e impostazioni” nel menu principale (fare clic sul proprio nome utente) e passare alla scheda “Vassoi documenti”. 

Qui è possibile vedere tutti i vassoi che si è autorizzati a utilizzare. Il simbolo dell’occhio barrato significa che lo schedario non è attualmente visualizzato nel Web Client. Facendo clic sull’occhio, è possibile visualizzare nuovamente il vassoio.

 

Se nella finestra di dialogo è presente il link “Clicca qui per configurare i tuoi vassoi”, come nella schermata precedente, è possibile impostare gli schedari da soli. In caso contrario, occorre contattare il team di amministrazione.

Essenzialmente, sono necessarie solo tre impostazioni per una nuova cartella di raccolta:

• Nome che verrà visualizzato nel client Web
• Colore: se si desidera preparare i documenti per uno specifico raccoglitore nel cestino, si consiglia di scegliere il colore di tale raccoglitore. In questo modo il lavoro nel client Web sarà più chiaro. Altrimenti, scegliete quello che preferite.
• Archivio: un raccoglitore deve sempre essere assegnato a un vassoio. Tuttavia, se si archiviano manualmente i documenti dal vassoio, si può anche scegliere uno schedario diverso da abbinare al rispettivo documento.