Best practice per automatizzare la compliance in azienda grazie a Docuware

Conosci le best practice per automatizzare la compliance in azienda?

Perché oggi è così importante? 

Un sistema di gestione dei documenti previene molti degli ostacoli inerenti alla compliance. Un software di gestione documentale e il suo flusso di lavoro automatizzato consentono una conferma rapida e diretta che i dipendenti stanno seguendo le politiche aziendali. Quindi in questo modo si riduce il tempo che dedicano alle attività di routine ripetitive e si possono concentrare sulle attività che concretamente generano valore. L’adozione della gestione dei documenti digitali offre funzionalità di reporting per rilevare i problemi prima ancora che diventino problemi. Rappresenta quindi un modo infallibile per aumentare significativamente le probabilità che la tua azienda superi gli audit di conformità interni ed esterni.

Le capacità di supporto alla conformità della digitalizzazione sono ancora più importanti adesso che molti dipendenti lavorano da remoto. Se non hanno a disposizione gli strumenti adeguati, per il team c’è la tentazione di utilizzare software di messaggistica non autorizzati e piattaforme di social media per svolgere il proprio lavoro, senza considerare la sicurezza delle informazioni. I membri del team possono anche inviare documenti via e-mail l’uno all’altro, il che può compromettere la sicurezza e rendere più probabile la perdita di traccia della versione finale. 

Un sistema di gestione dei documenti fornisce un’unica piattaforma autorizzata per la collaborazione e applica le politiche aziendali in modo coerente senza l’intervento umano.

Ecco quindi quali sono le best practice per automatizzare la compliance in azienda grazie a DocuWare! 

Best practice per la gestione dei documenti: come ridurre al minimo il rischio di non essere compliance 

Ecco cosa dovresti considerare di fare all’interno della tua azienda per ridurre al minimo il rischio di non conformità. 

Considera l’automazione del cloud

La sicurezza avanzata e la pianificazione del ripristino di emergenza sono pilastri fondamentali di una strategia di conformità. Le piattaforme cloud stabiliscono chiari requisiti di sicurezza e privacy e li soddisfano costantemente. 

Queste piattaforme forniscono una crittografia all’avanguardia per documenti e comunicazioni Internet, in grado di proteggere gli stretti servizi cloud da attacchi di downgrade del protocollo, cookie hijacking, malware e altre minacce informatiche. Inoltre forniscono un backup sicuro eseguendo il mirroring dei dati nei data center fuori sede. 

Lo spostamento del tuo sistema di gestione documentale nel cloud garantisce che la tua azienda soddisfi gli standard di conformità. 

Abbandona i processi manuali

Trasforma i tuoi processi eliminando la dipendenza da carta, file elettronici non strutturati o fogli di calcolo Excel per tenere traccia o archiviare documenti relativi alla conformità. I processi aziendali che si basano su metodi soggetti a errori sono rischiosi. Anche se tutti i partecipanti fanno del loro meglio per mantenere l’accuratezza, è inevitabile che si verifichino errori. Se non vengono rilevati in tempo, puoi perdere la conformità. 

Strumenti come DocuWare Intelligent Indexing automatizzano questi processi manuali utilizzando la tecnologia basata sull’intelligenza artificiale. L’indicizzazione intelligente identifica le informazioni più preziose in un documento e le converte automaticamente in dati di indice altamente strutturati e utilizzabili. 

 Gestire l’intero ciclo di vita del documento

Poiché ogni categoria di documenti ha un programma di conservazione diverso, gli approcci manuali sono laboriosi e soggetti a errori. La tua azienda ha bisogno di un piano e un sistema di gestione dei documenti che ne semplifichi l’esecuzione. 

Un sistema di gestione documentale gestisce i programmi di conservazione con l’eliminazione automatica o con una notifica e-mail inviata a un membro del personale prima dell’eliminazione. L’automazione rende molto più semplice mantenere la tua azienda conforme.

Abilita le iniziative sulla privacy dei dati

La privacy dei dati è una preoccupazione crescente per ogni organizzazione. Oltre agli attuali requisiti di conformità delineati da HIPAA, GDPR, Shield Act, COPPA e regolamenti specifici del settore, devi prepararti a nuovi regolamenti in arrivo nel prossimo futuro. La conformità a queste normative significa che la tua azienda deve avere un quadro chiaro dello stato dei tuoi dati e degli strumenti per garantire che siano sicuri, privati ​​e aggiornati.

Con un sistema di gestione dei documenti puoi garantire un’elevata integrità dei dati e dimostrare che le informazioni sono complete, accurate e archiviate con salvaguardie amministrative, fisiche e tecniche. Il tutto per garantire che non vengano alterate, danneggiate o cancellate in modo inappropriato. 

Oltre a fornire sicurezza interna, la soluzione può salvaguardare i dati dei clienti e degli abbonamenti. I processi elettronici si adattano rapidamente anche alle mutevoli normative o alle nuove leggi. E l’applicazione centralizzata delle politiche a livello aziendale è molto più efficiente che implementarle reparto per reparto.

Facilita la compliance limitando l’accesso

Se tutti e chiunque possono accedere e apportare modifiche a documenti e rapporti, è probabile che la situazione sfugga di mano. Con un DMS, l’accesso ai documenti e alle informazioni sul flusso di lavoro si basa su una struttura completa dei diritti. Il controllo basato sui diritti limita i documenti e i dati di indicizzazione che gli utenti possono archiviare, recuperare, modificare e rimuovere da un archivio digitale. I dati sensibili sono protetti per garantire l’autenticità e per bloccare sostituzioni e soluzioni alternative non autorizzate.

In che modo le funzionalità di gestione dei documenti supportano la conformità

Un sistema di gestione dei documenti fornisce strumenti per il workflow che mantengono la tua azienda conforme e protetta da sanzioni e contenziosi.

Ecco in che modo le funzionalità di gestione dei documenti supportano la conformità. 

Definisce ruoli e responsabilità per ogni utente 

• Automatizza l’identificazione e l’autenticazione dell’utente con un nome e una password univoci;
• Assegna privilegi a livello individuale per aiutare a eliminare le attività non autorizzate;
• Consente di assegnare diritti di accesso specifici a ciascun dipendente;
• Garantisce un audit trail completo di quale documento ha avuto accesso, da chi e quali azioni sono state intraprese.

Limita l’accesso degli utenti

• Fornisce più livelli di controllo;
• Consente ai gruppi di accedere a un’ampia categoria di document;
• Può limitare i membri del gruppo su cosa possono fare con un documento.

Supporta la prevenzione delle frodi 

• Fornisce una maggiore capacità di rivedere e monitorare gli account utente;
• Notifiche e-mail di violazioni dei protocolli di sicurezza tramite report di attività;
• Offre funzionalità di monitoraggio e controllo degli errori.

Mantiene il controllo della versione

• Garantisce l’integrità del documento mostrando esattamente cosa è cambiato tra le versioni del documento;
• Garantisce che gli utenti modifichino sempre e solo la versione più recente;
• Blocca i documenti estratti per impedire a più persone di apportare modifiche contemporaneamente;
• Conserva una registrazione accurata di chi ha cambiato cosa e quando si sono verificate le modifiche.

La progettazione di una strategia di compliance richiede riflessione, competenza in materia e collaborazione tra i dipartimenti. Una volta definite le regole di business per soddisfare i tuoi requisiti e quando queste regole prendono vita attraverso l’automazione dell’ufficio, puoi eliminare i rischi associati alla non conformità e concentrarti sulle tue responsabilità principali. 

 

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