Automazione reparto HR per piccole imprese: come funziona

Automazione reparto HR per piccole imprese: perché oggi è così importante? 

All’interno di una piccola impresa, la funzione di HR può essere ricoperta da un piccolo team o da una singola persona che gestisce anche altre attività. Ad esempio, in una piccola impresa un responsabile delle risorse umane può anche gestire le buste paga, le spese di elaborazione, la formazione e altre attività amministrative. Ecco perché l’automazione reparto HR è cruciale sia nelle piccole imprese che nelle grandi imprese. I guadagni di produttività che l’automazione porta con sé hanno un impatto ancora maggiore, perché le risorse umane hanno meno risorse e budget più ridotti.

L’automazione delle risorse umane consente ai dipartimenti HR di digitalizzare e centralizzare i registri delle risorse umane di ogni dipendente, inclusi curriculum e credenziali, moduli di onboarding, documenti fiscali e revisioni delle prestazioni. Ciò offre ai professionisti del settore più tempo per concentrarsi su ciò che conta di  più: assumere persone di talento, avere un onboarding efficace e misurare e migliorare la soddisfazione dei dipendenti. 

Automazione reparto HR e DocuWare: vantaggi

Per capire quali sono i vantaggi dell’automazione del reparto HR, può essere utile analizzare un case study. 

Un’azienda aveva bisogno di un sistema di gestione dei documenti per gestire il flusso di lavoro di onboarding e di assunzione. Prima di DocuWare, i nuovi dipendenti dovevano percorrere lunghe distanze per completare le attività di onboarding presso l’ufficio aziendale. Le frustrazioni, sia per il dipendente che per l’azienda, erano comuni e l’accesso ai documenti era limitato. L’azienda era interessata a un sistema scalabile che potesse essere adattato alle sue esigenze specifiche. 

Un’altra richiesta da parte dell’azienda era che il sistema digitale potesse essere integrato con il loro centro curriculum esistente, un’applicazione web in hosting che consente ai manager di selezionare i candidati al colloquio.

Con l’adozione di DocuWare, tutti i moduli elettronici per i candidati al lavoro e i nuovi dipendenti sono caricati nel loro software del centro curriculum. I manager, dopo aver deciso di assumere un candidato, inviano automaticamente il modulo al richiedente. Ogni modulo viene utilizzato per attivare un processo di flusso di lavoro automatizzato all’interno di DocuWare con l’ultimo passaggio dell’invio di una notifica, con le istruzioni e il modulo successivo nel processo. Inoltre, è presente una comunicazione affidabile tra le risorse umane e il dipendente. Per non parlare del fatto che i manager locali hanno informazioni preziose sui record dei loro dipendenti grazie alla possibilità di accedervi da remoto con DocuWare Cloud.

Così facendo, DocuWare è stato in grado di aumentare la produttività del reparto HR. Inoltre, utilizzando DocuWare Forms and Workflow, i professionisti dispongono di un processo completo per: 

• acquisire tutte le informazioni sui dipendenti durante l’onboarding;
• creare i documenti per l’elaborazione; 
• consegnare a tutti i dipendenti remoti le attività chiave necessarie per rendere il processo efficiente e prevedibile.

Automazione reparto HR per piccole imprese: come funziona

Vediamo adesso come funziona l’automazione reparto HR per ogni singola attività chiave della piccola impresa. 

Reclutamento

• Costruisce un pool centralizzato di candidati qualificati per le aperture attuali e future;
• Facilita il facile recupero delle note del colloquio, la verifica dell’idoneità all’impiego e i controlli dei precedenti;
• Crea flussi di lavoro automatizzati che consentono ai membri del team coinvolti di rivedere immediatamente i curriculum presi in considerazione, con conseguente rapidità nelle decisioni di assunzione. Ciò garantisce che la tua azienda non perda i migliori talenti;
• Consente la ricerca tra curriculum, lettere di accompagnamento e candidature per trovare candidati con le qualifiche richieste;
• Consente lo sviluppo di un flusso di lavoro per aggregare il feedback delle parti interessate interne.

Inserimento

• Gestisce l’approvvigionamento dei nuovi assunti in modo che i dipendenti dispongano di tutte le attrezzature di cui hanno bisogno per iniziare a lavorare dal primo giorno;
• Fornisce moduli Web precompilati con le informazioni di base, per cui i nuovi dipendenti devono fornirlo solo una volta;
• Tiene traccia della formazione e delle certificazioni richieste.

Monitoraggio del richiedente

• Fornisce notifiche e-mail dei passaggi successivi durante il processo di assunzione;
• Gestisce la comunicazione tra le risorse umane, il responsabile delle assunzioni e il candidato;
• Avvia l’onboarding e il provisioning una volta accettata un’offerta di lavoro.

Gestione delle prestazioni

• Digitalizza il processo di revisione dei dipendenti, automatizza i promemoria di valutazione, conferma il completamento della revisione e imposta le date per la revisione successiva;
• Automatizza l’approvazione e l’archiviazione della valutazione;
• Consente ai manager di monitorare le prestazioni di ciascun dipendente, fornire valutazioni tempestive e condurre interviste in modo strutturato.

Separazione

• Automatizza i programmi di conservazione dei record;
• Sincronizza i documenti dei dipendenti con lo stato aggiornato;
• Avvia il processo di separazione inviando un’e-mail con le istruzioni per programmare un colloquio di uscita, restituire la proprietà dell’azienda e altre attività che il dipendente deve completare.

Richieste di permesso retribuito (PTO)

• Fornisce aggiornamenti ai saldi dei dipendenti maturati;
• Aggiornamenti via e-mail ai dipendenti sulle decisioni;
• Instrada le richieste PTO al manager tramite l’invio di moduli web;
• Tiene traccia delle ferie, del tempo libero personale e del congedo medico da un’unica posizione.

In una piccola impresa, la trasformazione digitale consente al personale delle risorse umane di ridurre il tempo dedicato alle attività amministrative di routine e concentrarsi nuovamente su ciò che è importante per il successo dell’azienda. Con DocuWare viene migliorato il coinvolgimento dei dipendenti ed i manager assumono un ruolo guida nella promozione di piani di sviluppo professionale.

 

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