Automatizzazione fatture: le domande più frequenti

Automatizzazione fatture: hai bisogno di risolvere un problema o vuoi semplicemente saperne di più? 

Questo articolo fa al caso tuo! 

La soluzione di DocuWare per l’elaborazione delle fatture è il modo più semplice per acquisire automaticamente i dati dalle fatture in entrata, inoltrare le approvazioni velocemente in base a tali dati e archiviare in modo sicuro tutte queste informazioni.

In questo articolo abbiamo racchiuso tutte le domande più frequenti sull’automazione fatture. Se vuoi approfondire il tema, ti consigliamo di leggere l’articolo Dematerializzazione, digitalizzazione e conservazione digitale delle fatture. 

Ecco quali sono le domande più frequenti! 

Che cosa fa esattamente la soluzione di DocuWare per l’elaborazione delle fatture?

In poche parole, questa soluzione è utilizzata dal reparto contabilità fornitori e dagli approvatori delle fatture per automatizzare il processo di contabilità fornitori. In particolare:

• Cattura fatture da uno scanner, MFP, e-mail o drag-n-drop dal desktop;
• Convalida delle fatture in base ai processi e alle regole aziendali definiti;
• Revisiona le fatture, codifica GL e il processo di approvazione;
• Approva le fatture da parte delle parti interessate della tua organizzazione da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.

 

Quanti utenti e documenti supporta l’automatizzazione fatture di DocuWare?

La soluzione per l’elaborazione e l’automatizzazione fatture utilizza DocuWare Cloud come piattaforma. Inoltre, fornisce flussi di lavoro, profili e impostazioni preconfigurati per semplificare l’implementazione e rendere operativo il tuo team rapidamente.

La soluzione si basa sui livelli DocuWare Cloud, che definiscono gli utenti e l’archiviazione in questo modo:

• Base: include 4 utenti client denominati con 20 GB di spazio di archiviazione;
• Professional: include 15 utenti client denominati con 50 GB di spazio di archiviazione;
• Enterprise: include 40 utenti client denominati con 100 GB di spazio di archiviazione;
• Large Enterprise: include 100 utenti client denominati con 250 GB di spazio di archiviazione.

Con l’architettura cloud di quarta generazione di base di DocuWare, la soluzione di elaborazione e automatizzazione fatture può essere scalata efficacemente a quasi qualsiasi numero di utenti o documenti di fatturazione.

 

La soluzione di elaborazione e automatizzazione fatture è disponibile nel cloud?

Assolutamente sì. 

La soluzione per l’elaborazione delle fatture è una versione preconfigurata di DocuWare Cloud. Ciò significa che ottieni tutte le funzionalità e le capacità del Cloud – più la sicurezza, la scalabilità e la flessibilità di un’applicazione cloud-native -, ma con profili, flussi di lavoro, impostazioni e altro materiale rilevante già configurato e pronto per l’uso.

DocuWare Cloud è un’applicazione software-as-a-service – SaaS – creata nel cloud pubblico utilizzando l’infrastruttura cloud di Microsoft Azure. La sua versione Cloud mantiene la parità di funzionalità con la soluzione on-premise, il che significa che non sacrificherai alcuna capacità con nessuno dei due percorsi di distribuzione.

Inoltre, è disponibile come applicazione locale per le organizzazioni che richiedono l’implementazione all’interno del proprio data center. Tuttavia, i flussi di lavoro e i modelli per l’elaborazione delle fatture dovrebbero essere configurati manualmente con un impegno di servizi professionali tradizionali. DocuWare supporta anche il cloud ibrido e gli ambienti on-premise.

 

La soluzione di automatizzazione fatture di DocuWare può aiutare con la preparazione e la risposta all’audit?

La soluzione di elaborazione e automatizzazione fatture di DocuWare è un ottimo strumento per aiutarti a preparare il materiale e rispondere agli audit in modo efficiente e completo.

Tutte le fatture sono ricercabili in pochi clic e facili da utilizzare per i revisori e rintracciabili per fornitori, importi, date o qualsiasi altro dato necessario. E se hai effettuato l’integrazione con la tua applicazione finanziaria, è possibile accedere direttamente anche alle fatture da lì.

 

DocuWare si integra con altri sistemi?

Assolutamente sì.

Se utilizzi SAGE, QuickBooks o altri software finanziari, l’integrazione è possibile. DocuWare si è integrato con successo con oltre 500 applicazioni esclusive di 12.000 clienti in 90 paesi. Offre solide metodologie di integrazione, dalla semplice integrazione point-and-click alla profonda integrazione basata su API. Sono inoltre disponibili connettori dedicati per SAP, Outlook e altri.

La soluzione di elaborazione e automatizzazione fatture raccoglie i dati transazionali durante l’intero processo. Una volta completata l’elaborazione della fattura, questi dati sono disponibili per il download e utilizzati come input per i sistemi contabili.

 

Devo acquistare tutte le funzionalità o posso acquistare solo ciò di cui ho bisogno?

A differenza dei concorrenti, DocuWare non suddivide i prezzi in base alle funzionalità. Qualsiasi livello di DocuWare Cloud è fornito con tutte le funzionalità, sbloccate e disponibili fin dal primo giorno. Ciò consente di far crescere e configurare DocuWare in modo da supportare la propria organizzazione unica e non preoccuparsi di “ha questo” o “ha quello”.

La soluzione di elaborazione e automatizzazione fatture è distribuita con tutti i flussi di lavoro pronti per l’uso. Tuttavia, devi solo usare ciò di cui hai bisogno all’inizio e adattarti man mano che cresci.

 

Quanto tempo ci vuole per essere operativi?

La soluzione preconfigurata di DocuWare per l’elaborazione delle fatture può essere implementata in tre giorni o meno, a seconda della complessità dell’implementazione, compresa la formazione degli utenti.