Come automatizzare la posta in arrivo con DocuWare Intelligent Document Processing

La gestione della posta in arrivo è spesso un processo laborioso, che richiede tempo e risorse per l’elaborazione manuale dei documenti cartacei e digitali. Con DocuWare Intelligent Document Processing (IDP), è possibile digitalizzare e automatizzare completamente l’intero flusso di gestione della posta, sia essa cartacea che elettronica. Utilizzando l’intelligenza artificiale (AI), DocuWare IDP riduce al minimo i compiti manuali, migliorando l’efficienza e liberando risorse preziose per attività a maggiore valore aggiunto.

Cos’è l’Intelligent Document Processing di DocuWare?

L’Intelligent Document Processing (IDP) di DocuWare è una soluzione avanzata che sfrutta l’intelligenza artificiale per automatizzare la gestione dei documenti. Utilizzando algoritmi di machine learning e tecniche di visione artificiale, IDP consente di classificare, estrarre e gestire i contenuti dei documenti in modo intelligente, senza l’intervento manuale. Con IDP, le aziende possono gestire in modo rapido ed efficiente l’archiviazione e l’elaborazione della posta in arrivo, riducendo errori e accelerando i flussi di lavoro.

Step 1: Scansione e separazione dei documenti cartacei

Il primo passo per automatizzare la gestione della posta in arrivo è la scansione dei documenti. 

Con DocuWare IDP, è possibile caricare facilmente tutta la posta in un unico blocco e lasciare che il sistema separi automaticamente i documenti utilizzando la funzione di “Splitting”. 

In alternativa, è ancora possibile utilizzare fogli separatori o etichette con codici a barre per dividere i documenti, proprio come prima di implementare IDP. Questo passaggio riduce notevolmente la quantità di tempo necessario per organizzare manualmente i documenti.

Step 2: Classificazione dei documenti

Una volta separati, i documenti vengono automaticamente classificati da DocuWare IDP in base al loro contenuto, alle proprietà o alle caratteristiche specifiche. 

Grazie alla possibilità di utilizzare categorie di documenti predefinite o di crearne di personalizzate, è facile classificare i documenti in modo che vengano indirizzati al flusso di lavoro giusto. Le nuove classificazioni vengono create rapidamente, adattandosi alle esigenze specifiche dell’azienda.

Passaggio 3: Estrazione dei contenuti del documento con Intelligent Document Processing

La funzione di Estrazione di DocuWare IDP consente di estrarre in modo preciso e affidabile le informazioni rilevanti dai documenti. 

Per esempio, nei contratti vengono estratti il partner contrattuale, la durata e il periodo di preavviso, mentre nelle fatture vengono identificati gli articoli, gli importi e le condizioni di pagamento. 

Questa funzionalità è particolarmente utile anche in situazioni complesse, come documenti sporchi o piegati, tabelle complicate (ad esempio, articoli di fattura), documenti strutturati diversamente (come i contratti) o contenuti scritti a mano (ad esempio, moduli cartacei).

Passaggio 4: Avvio del processo appropriato per il documento

Dopo che i documenti sono stati classificati e i dati estratti, DocuWare IDP avvia automaticamente il processo appropriato in base al tipo di documento e ai contenuti estratti.

Per esempio, le fatture vengono inviate al dipartimento contabilità dove inizia il flusso di approvazione, i contratti vengono trasferiti al dipartimento competente per la revisione legale e la semplice posta viene mostrata nella lista della posta in arrivo di DocuWare del destinatario. Questo riduce notevolmente il tempo e l’intervento manuale necessari per l’elaborazione dei documenti.

Come automatizzare la posta elettronica

DocuWare IDP non si limita ai documenti cartacei: automatizza anche il trattamento della posta elettronica. 

Tutti i messaggi e gli allegati ricevuti su indirizzi email generali (ad esempio info@…) vengono automaticamente importati nel sistema. A questo punto, i passaggi successivi sono identici a quelli descritti per i documenti cartacei, ovvero la classificazione, l’estrazione delle informazioni e l’avvio dei processi appropriati.

Licenze per DocuWare

Intelligent Document Processing

DocuWare IDP può essere utilizzato in combinazione con DocuWare Cloud, DocuWare come sistema on-premise o anche senza un sistema DocuWare. Sono disponibili vari pacchetti IDP per soddisfare le diverse esigenze aziendali. Per accedere alle funzionalità IDP nel proprio sistema DocuWare, è necessario anche DocuWare Workflow Manager(incluso in DocuWare Cloud) o DocuWare storageRobot. La funzione di separazione dei documenti è disponibile solo in combinazione con DocuWare storageRobot. 

L’automazione della posta in arrivo con DocuWare Intelligent Document Processing rappresenta una soluzione potente per le aziende che desiderano semplificare e velocizzare la gestione dei documenti. Che si tratti di documenti cartacei o email, IDP permette di ridurre al minimo il lavoro manuale, migliorare l’accuratezza dei dati e ottimizzare i flussi di lavoro aziendali. Con l’adozione di questa tecnologia, le organizzazioni possono liberare risorse preziose, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più strategiche e produttive.