Automatizza il controllo sui tuoi documenti: come funziona il Document Control di Docuware

Digitalizzare i processi aziendali sta assumendo un ruolo sempre più importante. Si pensi al rispetto dell’ambiente e della sostenibilità – ufficio paperless – ma anche ai grandi vantaggi che la digital transformation apporta alle aziende. Ma affinché un’azienda possa dirsi completamente digitalizzata occorre che segua una serie di procedimenti, a volte anche complessi. Ecco perché abbiamo deciso di elaborare una breve guida dove ti illustreremo passo dopo passo come digitalizzare la tua azienda attraverso la funzione Smart Document Control di DocuWare, uno dei migliori software per la gestione documentale. 

La digitalizzazione aziendale vuol dire adattare tutti i processi aziendali alle esigenze imposte dal digitale, dove la velocità d’esecuzione ed efficienza hanno un ruolo cruciale.

Iniziamo!

Documenti organizzati e accessibili: la chiave di un workflow documentale di successo

Il workflow documentale indica una procedura standardizzata attraverso cui si acquisisce, si crea, si firma, si protocolla, si modificasi ed infine si archivia un documento.

Utilizzare flussi di lavoro documentale vuol dire consentire a ciascuna azienda di poter seguire il ciclo di vita di un documento in modo totalmente efficiente.

L’organizzazione e l’accessibilità rappresentano quindi i due elementi portanti per ottenere un workflow documentale efficace ed efficiente. 

All’aumentare della complessità dei requisiti normativi, delle procedure e dell’evoluzione del mercato, utilizzare un workflow documentale per ottimizzare i processi aziendali è diventato essenziale per monitorare e ottimizzare l’uso di risorse.

L’ efficienza e il successo di un workflow documentale dipendono direttamente dalla capacità di svolgere in modo preciso e veloce tutti i processi aziendali. Processi che quindi devono essere organizzati in modo efficace.

Vediamo allora come fare per digitalizzare la tua azienda. 

Smart Document Control di Docuware: come funziona

Ad oggi DocuWare è uno dei migliori software di gestione documentale sul mercato. È con questo sistema che si crea un flusso di documenti che riduce il tempo di gestione delle pratiche e automatizza i passaggi di consegna. Si evita così di stampare la carta e si rende il team più produttivo.

All’interno di DocuWare è presente lo Smart Document Control, per controllare in modo intelligente tutti i tuoi documenti. 

Se è vero che le informazioni chiaramente organizzate e immediatamente disponibili sono la chiave per processi aziendali di successo, gestire i documenti aziendali in modo sicuro, trovarli rapidamente e utilizzarli in modo intelligente è la soluzione.

Tutto questo è reso possibile – in modo semplice ed intuitivo – proprio da Smart Document Control. DocuWare per Smart Document Control offre infatti tutto il necessario per iniziare subito con la gestione dei documenti digitali.

Ecco come funziona.

Gestione degli utenti 

Nella soluzione preconfigurata di Smart Document Control sono disponibili diversi ruoli utente:

• Ruolo dell’organizzazione predefinito, che si assegna in automatico a tutti gli utenti;
• Amministratore dell’organizzazione, assegnato automaticamente all’utente di registrazione di un’organizzazione;
• Amministratore DW, che ha accesso completo alla configurazione e a tutti gli schedari;
• DW – Funzioni di base, per poter archiviare, cercare e modificare documenti;
• DW – Funzioni estese, per fornire l’accesso a ulteriori componenti preconfigurati (come la gestione avanzata di contratti e proposte).

Se invece vuoi creare nuovi utenti, devi: 

• Aprire su Configurazioni, andare su su Gestione utenti nella sezione Generale e cliccare sul pulsante Nuovo utente;
• Immettere tutte le informazioni utente, ricordando che l’indirizzo e-mail è obbligatorio;
• Scegliere un ruolo – tra quelli sopra elencati – da riconoscere al nuovo utente. 

Archiviazione dei documenti sicura

Ogni documento viene protetto negli archivi, attraverso il controllo di diritti di accesso fino al raggiungimento della data di conservazione.

Con Smart Document Control i documenti prima si acquisiscono e si collocano all’interno del sistema, poi vengono preparati per essere archiviati all’interno dell’archivio.

Ecco come fare: 

• Trascina e rilascia il documento nella DW – Inbox e fai clic sul pulsante Importa 
• Seleziona il documento e fai clic sul pulsante Store. 

In questo modo si apriranno diverse finestre di dialogo di archiviazione. Ecco cosa tra cosa puoi scegliere.

• Per tutti: tu sei il solo proprietario, ma tutti gli utenti hanno accesso in lettura e modifica al documento nell’archivio;
• Per alcuni: consente di assegnare a utenti specifici l’accesso in lettura, l’accesso in modifica o concedere i diritti di proprietario al documento;
• Per me: solo tu e l’amministratore della tua organizzazione potete accedere al documento archiviato. 

Gestione degli accessi ai documenti

Utilizzando la funzione Documenti correlati è possibile accedere rapidamente e facilmente a tutti i documenti collegati a un documento che si sta visualizzando. 

I documenti sono correlati in base a dei criteri utilizzati nell’indicizzazione o nelle voci dei campi di sistema del documento stesso. 

Quando questi criteri corrispondono, ecco che si stabilisce automaticamente una connessione tra i documenti.

È possibile accedere ai documenti correlati in tre modi:

• Andando su Documenti correlati nella barra degli strumenti dell’elenco dei risultati. Se non è visibile bisogna clicca sulla freccia in basso accanto ai tre punti e seleziona la funzione dall’elenco a discesa di selezione;
• Selezionando documenti correlati e facendo clic con il pulsante destro del mouse sul menu di scelta rapida mentre si è in un elenco di risultati;
• Attraverso la barra degli strumenti del visualizzatore di documenti in Correlati.

Migliora la collaborazione aziendale con Docuware

Far rimanere in contatto il team indipendentemente dal luogo in cui si trovano è la chiave per i progetti di successo. Attraverso questa funzione è possibile garantire un flusso continuo di informazioni.

Attraverso la funzione Invia richiesta, Smart Document Control consente di assegnare facilmente attività a tutti quegli utenti che dispongono delle autorizzazioni su quel determinato documento. Inoltre è possibile utilizzare questa funzione anche per richiedere autorizzazioni aggiuntive al proprietario di un documento. Il tutto attraverso flussi di lavoro di approvazione rapidi e trasparenti.

Ecco come fare attraverso Smart Document Control:

• Accedi a un documento archiviato tramite ricerche, elenchi o cartelle.
• Dopodiché è possibile accedere alla funzione Invia richiesta utilizzando uno dei seguenti 3 modi:

1. Nella barra degli strumenti dell’elenco dei risultati
2. Nella barra degli strumenti del visualizzatore sotto Strumenti
3. Nel menu contestuale di un documento mentre si è nell’elenco dei risultati

• Aperta la finestra di dialogo Invia richiesta basta cliccare sul segno più. Seleziona poi uno o più colleghi che dovrebbero ricevere la tua richiesta e definendone i dettagli;
• Fare clic sul pulsante Invia richiesta;
• I colleghi selezionati riceveranno subito la richiesta inviata nell’area Attività;
• Cliccando sul documento si visualizzano le opzioni di decisione;
• Quando si sono prese tutte le decisioni, un’ulteriore notifica via e-mail ti informa che la richiesta è stata completata. Fai clic sul pulsante Chiudi attività per rimuoverlo dall’elenco delle richieste inviate nell’area Attività.

Contattaci se vuoi approfondire il tema della digitalizzazione aziendale o hai dubbi su come usare Smart Document Control!