Archiviazione sostitutiva PEC: come realizzarla correttamente

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è caratterizzata da un processo che certifica l’invio e la ricezione del messaggio scambiato. Ciò significa che è possibile inviare e-mail dal valore equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Dal momento che la PEC ha un ruolo sempre più centrale e importante nei processi aziendali, occorre fare sempre più attenzione alle normative relative alla conservazione e archiviazione digitale di questo particolare tipo di posta elettronica.

In questo articolo vedremo che cos’è la PEC, la normativa di riferimento e perché è così importante conservarla digitalmente.

PEC: che cos’è?

PEC è l’abbreviazione di Posta Elettronica Certificata. Attraverso questa tecnologia è possibile inviare e ricevere email con valore legale: ad oggi, infatti, è l’unico strumento valido che può essere utilizzato come indirizzo digitale al quale ricevere comunicazioni dalla Pubblica Amministrazione.

La PEC ha acquisito un valore significativo e costituisce un servizio esclusivo in Europa. Infatti, i servizi europei di recapito certificato elettronico sono la naturale evoluzione della Posta Certificata e saranno presto attivi in tutta Europa nell’ambito dei servizi fiduciari stabiliti dal regolamento europeo 910/2014 (eIDAS).

Ma cos’è esattamente la Posta Elettronica Certificata? La PEC è paragonabile ad una raccomandata con ricevuta di ritorno grazie alla “Ricevuta di consegna” che fornisce al mittente la certezza della spedizione e della consegna. Con la PEC, la ricevuta di consegna è un messaggio di posta elettronica emesso dal Gestore della PEC a conferma dell’avvenuta spedizione della comunicazione. Essa contiene il messaggio originale, i dati relativi alla consegna ed è firmata digitalmente dal gestore della PEC che quindi garantisce l’esatto orario di spedizione, l’autenticità del contenuto e di conseguenza la sua invariabilità.

La firma digitale allegata, però, ha una data di scadenza, in quanto è legata ad un certificato di firma che solitamente ha una durata limitata nel tempo.

A che cosa serve la PEC

Una volta definita la Posta Elettronica Certificata, ci si potrebbe chiedere: ma a che cosa serve in concreto la PEC? 

Ci sono molte attività che il titolare di un indirizzo PEC può fare, come ad esempio:

• inviare un messaggio che ha l’equivalente valore legale di una raccomandata;
• richiedere formalmente informazioni o documenti a una pubblica amministrazione italiana;
• proteggere il copyright di un testo (si invia una PEC al proprio indirizzo);
• inviare una lettera al proprio debitore;
• dichiarare formalmente un fatto che avrà valore legale;
• rispondere a un bando di gara.

Perché la PEC dovrebbe essere conservata digitalmente

Forse non tutti sanno che per conferire alla PEC valore giuridico probatorio duraturo non è sufficiente stampare l’e-mail e le ricevute di consegna e accettazione del messaggio in formato cartaceo o salvarla in un archivio. È necessario conservarla digitalmente in un sistema di conservazione a norma di legge affinché siano garantite le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e invariabilità.

La conservazione di una PEC non è solo utile ai fini probatori ma è anche richiesta dalla legge:

• Le PEC costituiscono una forma di corrispondenza aziendale con rilevanza giuridica e quindi ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile devono essere conservate per 10 anni e poiché possono avere contenuti rilevanti anche ai fini commerciali, devono essere conservate anche ai sensi dell’art. 22 del DPR 600/73;
• Le PEC sono considerate documenti elettronici, pertanto l’art. 43 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) prevede che la conservazione degli stessi debba essere effettuata in forma digitale nel rispetto delle regole tecniche previste per la conservazione.

In particolare, gli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile dispongono che scritture contabili e corrispondenza aziendale vengano conservate per 10 anni e ciò vale anche per i documenti informatici. Specificatamente deve essere custodita la ricevuta completa di consegna dei messaggi PEC.

Che cos’è l’archiviazione sostitutiva della PEC

L’archiviazione sostitutiva è procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana. Questo tipo di conservazione è in grado di garantire validità legale di un documento informatico nel tempo, intendendo come documento informatico una “rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico” (delibera CNIPA n. 11/2004).

Ciò significa che solo chi effettua un’archiviazione della PEC a norma di legge potrà utilizzare i messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti con la PEC come documenti validi in caso di contenzioso giuridico.

Per questo motivo, è fondamentale individuare una corretta soluzione di archiviazione e gestione documentale che garantisca sicurezza, tracciabilità e compliance normativa all’interno dell’intero ciclo documentale.

L’articolo 43 del Codice dell’amministrazione Digitale

Per capire a fondo la questione dell’archiviazione sostitutiva della Posta Elettronica Certificata, vale la pena fare riferimento all’art.43 del CAD (Codice dell’amministrazione Digitale) che recita al comma 1: “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti  informatici,  se  le relative procedure sono effettuate  in  modo  tale  da  garantire  la conformità  ai  documenti  originali  e  sono conformi alle Linee guida”.

Concretamente, significa che i documenti informatici, compresa la PEC devono essere conservati secondo norma di legge e che devono essere esibiti digitalmente, con la precisazione che le relative procedure sono tali da garantire la conformità ai documenti originali.

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