Archiviazione sostitutiva: normativa e compliance

Perché oggi ogni azienda dovrebbe dotarsi di un archiviazione sostitutiva? 

E come renderla a norma? 

Custodire i documenti informatici semplicemente come copie digitali, non è più  sufficiente per soddisfare le norme in materia e conservarli adeguatamente. Inoltre, custodire i tuoi documenti informatici come copie digitali potrebbe comprare importanti problemi di riservatezza e di sicurezza delle informazioni. 

Ecco perché appare assolutamente necessario adottare un sistema di archiviazione sostitutiva, così come previsto dalle norme vigenti in materia. Il nostro punto di riferimento è il Codice dell’amministrazione digitale, che in Italia individua le regole per garantire l’immutabilità e l’autenticità del patrimonio documentale di professionisti ed enti pubblici. Grazie a una conservazione digitale idonea, sarà anche più rapida e semplice la stessa gestione dei documenti, con un notevole risparmio di tempo e costi.  

Archiviazione sostitutiva: significato e normativa

L’archiviazione sostitutiva è un processo per salvare in digitale fascicoli e documenti di varia natura utilizzando un apposito strumento informatico. L’elenco dei documenti che devono essere archiviati seguendo questa modalità emergono da più fonti normative, come ad esempio dal Codice Civile. Lo stesso Codice Civile prevede che tutti i documenti informatici che l’azienda è tenuta a conservare devono essere oggetto di archiviazione sostitutiva, garantendone la validità legale per tutto il tempo previsto dalla legge.  

Le regole che stabiliscono in che modo devono essere adeguatamente conservati i documenti sono invece stabilite dal CAD – Codice dell’amministrazione digitale. Scendendo più nel dettaglio, all’art. 44 viene precisato che l’archiviazione sostitutiva a norma deve garantire ai documenti informatici le caratteristiche di: 

• autenticità: si riferisce alla possibilità di verificare con la massima certezza l’autore del documento, e quindi la veridicità del documento stesso; 
• integrità: si riferisce all’inalterabilità del documento, il quale non deve perciò essere modificato nel corso degli anni. Infatti, il sistema di archiviazione sostitutiva deve preservare il documento da manomissioni, compromissioni e guasti; 
• affidabilità: riguarda la garanzia di sicurezza che viene offerta dal documento, che in caso di contenziosi assume valore probatorio;  
• leggibilità: garantita dall’uso di formati digitali che rendono il documento sempre fruibile. Questo vuol dire che chiunque e in qualsiasi momento, deve poter essere messo nelle condizioni di interpretare il documento;
• reperibilità: vuol dire poter trovare velocemente un documento e di poterne estrarre una copia conforme da esibire.

È importante ricordare che dal 1° gennaio 2022 per PA e privati è necessario adeguarsi alle nuove “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Le stesse linee guida sono state formulate da AgID con l’obiettivo di chiarire alcuni aspetti normativi e tecnici che riguardano la gestione pratica dei documenti digitali.

Documenti che devono essere conservati digitalmente

Sia in ambito pubblico che in quello privato, l’obbligo di conservazione digitale riguarda principalmente 3 tipologie di documenti, per loro natura nativi digitali. 

Ecco quali sono i documenti che devono essere conservati a norma:

• Fatture elettroniche: sia relative al ciclo passivo che al ciclo passivo di fatturazione; 
• Messaggi PEC – Posta elettronica certificata: costituiscono mail con valore legale; .
• Atti rilevanti: quali ad esempio i contratti nati come documenti informatici e sottoscritti utilizzando la firma digitale.

Archiviazione sostitutiva a norma: tutti i vantaggi 

Le possibilità offerte dalle innovazioni per la gestione documentale e la digitalizzazione del processo di archiviazione, rappresentano una vera e propria rivoluzione rispetto a qualche anno fa. 

Facciamo un esempio.

Pensiamo alle condizioni di conservazione dei documenti cartacei, custoditi all’interno di archivi fisici grandi come armadi. Un incendio, una particolare variazione delle condizioni di conservazione, una piccola infiltrazione d’acqua o semplicemente i segni del tempo, potevano rendere inutilizzabili tutti questi documenti, provocando un grosso danno all’azienda. Oggi, grazie alla presenza dell’archiviazione sostitutiva, i documenti sono totalmente al sicuro.  

Ma scegliere l’archiviazione sostitutiva a norma non è un mero adempimento per adeguarsi alle regole e non incorrere in sanzioni o procedimenti amministrativi e giuridici. Avere la possibilità di custodire con cura i documenti consente di risparmiare tempo e denaro. In questo modo il team aziendale può dedicarsi ad attività più strategiche, senza perdere tempo prezioso a cercare i documenti necessari. Così facendo possono rispondere rapidamente alle esigenze dei clienti, fornendo tutto il materiale documentale richiesto. Lo stesso vale in caso di audit, dando prova di competenza ed efficienza.  

Leggi anche l’articolo Archiviazione documenti: una guida completa. 

Conservazione sostitutiva: come deve essere fatta 

Per procedere all’archiviazione sostitutiva, il documento cartaceo deve innanzitutto essere trasformato in un file digitale. Questo problema non sussiste nel caso in cui si tratti già di un documento informatico, ovvero nativo digitale. In questo caso non si deve procedere alla dematerializzazione, quel processo per cui un atto cartaceo viene trasformato digitalmente e mantenendo il suo pieno valore legale. Nella dematerializzazione dei documenti, la conseguenza pratica e immediata è quella di poter eliminare successivamente l’originale cartaceo, risparmiando spazio all’interno dell’azienda. In questa fase, lo strumento che deve essere utilizzato è lo scanner. 

A questo punto, il documento dematerializzato e trasformato in un file digitale è pronto per procedere alla fase vera e propria di conservazione. Ciò che è importante è che i documenti siano consegnati al responsabile della conservazione. Successivamente, il responsabile della conservazione realizzerà una verifica dei requisiti e li immetterà in modo sicuro all’interno del sistema di conservazione a norma, una soluzione digitale che è stata appositamente progettata e realizzata al fine di tutelare le caratteristiche del documento previste dall’art. 44 del CAD.

 

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