Archiviazione e-mail in DocuWare: tutte le opzioni disponibili

L’e-mail – e di conseguenza l’archiviazione delle e-mail – è diventata uno strumento essenziale per le comunicazioni aziendali, contenendo spesso informazioni critiche sotto forma di testi o allegati. 

In questo scenario, gestire e archiviare in modo efficace le e-mail è fondamentale per garantire la sicurezza e l’accessibilità delle informazioni, oltre a conformarsi alle normative vigenti. DocuWare offre strumenti avanzati per l’integrazione e l’archiviazione delle e-mail, rendendo questi dati facilmente accessibili e ben organizzati. 

Di seguito esploreremo le soluzioni offerte da DocuWare per archiviare le e-mail e i relativi allegati, integrandoli nei processi aziendali e rendendoli disponibili ai colleghi, oltre a esaminarne i benefici in termini di sicurezza e compliance.

Perché è importante archiviare le e-mail?

Archiviare le e-mail non è solo una pratica vantaggiosa, ma in molti casi è necessaria per diverse ragioni:

• Accessibilità e condivisione: le informazioni salvate nelle e-mail archiviate diventano accessibili ai colleghi, eliminando il rischio che documenti importanti restino nascosti nelle caselle e-mail personali.
• Integrazione con altri documenti: le e-mail possono essere archiviate insieme a documenti correlati (contratti, fatture, certificati), migliorando la continuità e l’efficienza nei processi aziendali.
• Sicurezza e conformità: i sistemi come DocuWare garantiscono che le e-mail siano archiviate in modo sicuro e rispettando le normative di settore, riducendo i rischi associati alla gestione documentale.

DocuWare facilita questo processo attraverso varie modalità, integrandosi perfettamente con Microsoft Outlook e altri client di posta elettronica, grazie ai moduli “Connect to Outlook” e “DocuWare Outlook Add-In.”

Archiviazione delle e-mail con Microsoft Outlook

Microsoft Outlook è uno dei sistemi di posta elettronica più diffusi a livello aziendale. Per questo motivo, DocuWare ha sviluppato specifiche integrazioni per Outlook, in grado di rispondere alle esigenze delle aziende che utilizzano sia Outlook installato come client desktop sia Microsoft 365. Le due principali opzioni offerte sono “Connect to Outlook” e il “DocuWare Outlook Add-In.”

Connect to Outlook

Connect to Outlook è una soluzione pensata per aziende che utilizzano Outlook come client desktop e desiderano una gestione avanzata delle e-mail direttamente dall’applicazione Outlook. Questo modulo consente di trasferire e-mail e allegati a DocuWare e di eseguire ricerche su questi archivi senza mai lasciare Outlook. Alcune delle principali funzioni includono:

• Selezione delle e-mail per l’archiviazione: gli utenti possono scegliere di archiviare e-mail manualmente o mediante l’uso di una cartella monitorata.
• Destinazione: le e-mail possono essere archiviate nella casella di posta o in un “file cabinet” di DocuWare.
• Ambito di archiviazione: è possibile decidere se trasferire solo l’e-mail, solo gli allegati o entrambi.
• Formato dei documenti: le e-mail possono essere convertite in PDF per un’archiviazione a lungo termine o mantenute nel formato originale.
• Indicizzazione automatica: grazie a configurazioni preimpostate, è possibile automatizzare l’indicizzazione basata su proprietà come il mittente, l’oggetto o addirittura il contenuto degli allegati PDF.

Con “Connect to Outlook,” gli utenti possono così archiviare e accedere alle e-mail direttamente da Outlook, migliorando l’efficienza del flusso di lavoro e riducendo il tempo necessario per organizzare e recuperare informazioni.

DocuWare Outlook Add-In

Il DocuWare Outlook Add-In, introdotto all’inizio del 2024, è una soluzione progettata per chi utilizza la versione web di Outlook e DocuWare Cloud. Questo add-in è perfetto anche per gli utenti Mac, supportando tutti i principali browser. Tra i vantaggi offerti da questa soluzione troviamo:

• Selezione manuale delle e-mail da trasferire: gli utenti possono scegliere manualmente quali e-mail salvare e quali allegati includere nell’archiviazione.
• Destinazione e ambito dell’archiviazione: come per Connect to Outlook, è possibile archiviare solo le e-mail, solo gli allegati o entrambi.
• Indicizzazione manuale: gli utenti possono inserire valori fissi o personalizzati per garantire una gestione ordinata delle e-mail archiviate.

Questo add-in si distingue per la sua interfaccia intuitiva e moderna, che semplifica l’archiviazione delle e-mail in DocuWare senza bisogno di installare software aggiuntivi sul dispositivo.

Archiviazione di e-mail con altri sistemi di posta elettronica

DocuWare non si limita solo a Outlook, ma consente di archiviare e-mail anche da altri sistemi di posta elettronica come Google e Yahoo, grazie al modulo Connect to Mail. Questo modulo supporta tutti gli account Exchange e IMAP, permettendo di importare e-mail provenienti da vari provider. Con Connect to Mail, l’archiviazione è automatizzata attraverso una cartella monitorata (come una cartella di fatture), dalla quale le e-mail vengono trasferite automaticamente in DocuWare.

Tra le funzionalità principali di Connect to Mail troviamo:

• Cartella monitorata: le e-mail vengono archiviate automaticamente da una cartella predefinita.
• Ambito di archiviazione: è possibile decidere se archiviare solo l’e-mail, solo gli allegati o entrambi.
• Formato dei documenti: anche qui è possibile convertire le e-mail in PDF per l’archiviazione a lungo termine.

DocuWare offre una serie di strumenti innovativi per integrare l’archiviazione delle e-mail nei processi aziendali, adattandosi sia alle esigenze di chi utilizza Outlook sia a quelle di chi preferisce altri sistemi di posta. Con una gestione ordinata e sicura delle e-mail, le aziende possono migliorare l’efficienza operativa, facilitare l’accesso alle informazioni e garantire la conformità alle normative di archiviazione.