Archiviazione e-mail con Docuware: un workflow semplice, efficiente e sicuro

Oggi le e-mail sono molto più di una semplice modalità di comunicazione: spesso contengono informazioni aziendali riservate o devono essere conservate per motivi di compliance e privacy. Quante volte vi è capitato di scorrere la vostra casella di posta, cercando senza successo la corrispondenza importante o gli allegati che avete dimenticato di salvare insieme ad altri documenti relativi al progetto?  Con un sistema di gestione documentale come Docuware che include l’archiviazione delle e-mail, è possibile impostare regole in modo che le e-mail popolino automaticamente un elenco di attività, vengano salvate in cartelle con documenti correlati o diano il via a un flusso di lavoro.

Vediamo di seguito tutti i vantaggi di un sistema di archiviazione delle e-mail per organizzare in maniera efficiente i documenti importanti, effettuare ricerche veloci e mantenere i workflow aziendali conforme alle normative.

Archiviazione e-mail: perché è così importante

DocuWare è un sistema di gestione documentale (DMS) che può essere utilizzato anche per archiviare e gestire le email. In particolare, Docuware aiuta a garantire la conformità alle normative sulla privacy e sulla conservazione dei dati, consentendo di definire politiche di archiviazione e accesso alle email in conformità con le leggi e i regolamenti applicabili. 

La maggior parte delle aziende, infatti, è soggetta a normative di archiviazione statali o di settore. Ciò significa che i messaggi ricevuti e inviati, compresi gli allegati, devono essere organizzati e archiviati correttamente, in modo da essere facilmente reperibili se sono necessari per una revisione contabile, per dimostrare la conformità o per rispondere rapidamente a una domanda di un cliente o di un partner commerciale. 

Archiviare e-mail con Docuware: tutti i vantaggi

La gestione della corrispondenza elettronica con Docuware offre diversi vantaggi, tra cui, ad esempio, la centralizzazione dei documenti, che consente di archiviare le email insieme ad altri documenti aziendali in un unico sistema centralizzato, facilitando la ricerca e l’accesso ai dati pertinenti.

È inoltre possibile: 

• Archiviare i messaggi con un solo clic o archiviare automaticamente le e-mail in una cartella o in un elenco di attività in base a parametri preimpostati.
• Essere selettivi, in modo che i duplicati e i messaggi standard privi di significato vengano scartati automaticamente, se necessario.
• Eliminare la possibilità che le e-mail vadano perse o archiviate in modo errato.
• Applicare automaticamente i periodi di conservazione per garantire che i documenti siano salvati o eliminati in base ai requisiti legali.
• Ricerca di tutte le e-mail archiviate di un particolare mittente o azienda con risultati visualizzati direttamente nella casella di posta elettronica. 
• Le aziende possono progettare criteri di archiviazione personalizzati che soddisfino i loro requisiti specifici.

Docuware: un’archiviazione digitale centralizzata

L’archiviazione digitale centralizzata offerta da DocuWare consente di concentrare tutti i documenti aziendali in un unico sistema accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, eliminando la necessità di conservare documenti fisici e facilitando l’accesso alle informazioni da parte di dipendenti autorizzati ovunque si trovino. 

Questo favorisce una maggiore efficienza operativa, in quanto i documenti possono essere recuperati e condivisi rapidamente senza doverli cercare fisicamente in archivi cartacei. Inoltre, un’archiviazione digitale centralizzata permette di organizzare i documenti in modo intuitivo e personalizzato, facilitando la ricerca e la gestione dei dati. Grazie alle capacità di automazione e integrazione di DocuWare, le aziende possono ottimizzare i processi di gestione documentale, riducendo i tempi e i costi associati alla gestione della documentazione cartacea e migliorando complessivamente l’efficienza e la produttività aziendale.

DocuWare offre anche funzionalità avanzate di sicurezza, come la crittografia e il controllo degli accessi, che garantiscono la protezione dei dati sensibili e la conformità alle normative sulla privacy.