Archiviazione documenti e sicurezza: 4 elementi chiave

Sai come rendere sicura l’archiviazione documenti? 

Nell’era della digitalizzazione, gli elementi più importanti che ogni azienda possiede sono i dati. Parliamo di quella mole di informazioni contenute nei documenti che circolano in amministrazione, quali PEC, circolari, fascicoli e note spese. Inoltre, davanti alla presenza di complessità normative sempre più stringenti, è sempre più importante digitalizzare e archiviare in sicurezza la documentazione che viene prodotta in azienda.  

La parola chiave è quindi dematerializzare, un passo fondamentale che consente al business di ridisegnare i propri processi operativi in un’ottica più efficiente, snella e sicura. Un risultato raggiungibile soltanto tramite l’implementazione di soluzioni integrate e che siano facili da utilizzare. Queste consentono infatti di gestire efficacemente tutto il flusso documentale in un’ottica collaborativa e olistica, a partire dalla creazione di ogni singolo documento fino alla sua archiviazione. 

Ecco che l’archiviazione documenti diventa un passaggio fondamentale per la sicurezza dell’azienda. Questa protegge documenti e dati aiutando l’impresa a diventare un ufficio senza carta ed è in grado di soddisfare specifici standard di conformità e mantenere la continuità aziendale attraverso backup attivi.

In questo articolo parliamo dei 4 elementi chiave per un’archiviazione documenti sicura. 

Continua a leggere per saperne di più!

Archiviazione documenti: cos’è 

L’archiviazione digitale dei documenti indica la memorizzazione digitalizzata di qualsiasi file proveniente dal ciclo attivo e passivo di un’azienda. I documenti che sono digitalizzati e successivamente archiviati, possono quindi variare dai contratti annuali con i fornitori fino alla semplice presa visione aziendale comune a tutti i dipendenti.

Ormai, l’archiviazione digitale dei documenti è una prassi comune in diversi tipi di aziende, poiché rappresenta una pratica necessaria al fine di evitare che i documenti sotto forma cartacea si accumulino in ufficio.

Non solo, l’archiviazione documenti offre alle aziende numerosi vantaggi. 

Innanzitutto dobbiamo segnalare la facilità organizzativa dei documenti, che possono essere facilmente trovati negli archivi digitali corrispondenti. Non è quindi più necessario dedicare appositi spazi agli archivi fisici dei documenti. Questo implica anche una riduzione dell’impatto ambientale da parte delle aziende, grazie al fatto che eviteranno di stampare inutilmente su fogli di carta.

Di conseguenza, anche la gestione dei flussi documentali aziendale è facilitata, soprattutto grazie alla possibilità di creare degli appositi workflow. Il tutto a favore della condivisione e della tracciabilità delle informazioni in tempo reale.

Infine, tutto ciò comporta anche una maggior sicurezza degli accessi e del controllo delle attività sui documenti archiviati. In questo modo si riducono drasticamente i rischi di un eventuale errore umano.

Archiviazione documenti e sicurezza: 4 elementi chiave

Ecco quattro elementi chiave dell’archiviazione sicura dei documenti.

Crittografia e diritti di accesso

Il primo elemento chiave dell’archiviazione sicura dei documenti consiste in:

• Autenticazione: tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di accedere ai propri documenti con un nome utente e una password univoci;
• Traffico di dati: per il trasferimento dei dati è necessario utilizzare il protocollo HTTPS più sicuro e non HTTP;
• Controllo dell’accesso: dovrebbero essere possibili più livelli di accesso in base a ruoli lavorativi, gruppi specifici e dipartimenti;
• Crittografia: tutti i dati devono essere protetti secondo uno dei metodi di crittografia dei dati più sicuri utilizzati dal governo degli Stati Uniti per proteggere le informazioni riservate: (AES) crittografia a 256 bit.

Ridondanza e protezione antivirus

La ridondanza e la protezione dai virus salvaguardano i dati e garantiscono la continuità aziendale. Vediamoli più da vicino: 

• Ridondanza dei dati: più istanze di ridondanza dei dati garantiscono il ripristino dei dati anche se il sistema attivo non è più disponibile. I tuoi dati devono essere archiviati con backup in due diverse regioni per la ridondanza geografica;
• Protezione dal malware: l’archiviazione sicura dei documenti richiede funzionalità integrate per proteggere i tuoi dati e i tuoi documenti dal malware.

Sovranità e separazione dei dati

La sovranità dei dati può sembrare una scelta, ma è anche una necessità e la separazione dei dati garantisce che i dati dei clienti rimangano sempre privati:

• Sovranità dei dati: mantenere i dati entro i confini del luogo in cui opera un’azienda è fondamentale per molte organizzazioni. E i fornitori di servizi cloud, a loro volta, devono assicurarsi che i dati e i backup rimangano all’interno dei confini che in genere proteggono le informazioni dei clienti;
• Separazione dei dati: i dati e i documenti del cliente devono essere completamente separati dai dati di sistema del software di archiviazione dei documenti.

Integrità e controllo

Integrità del documento significa semplicemente che un documento rimane intatto. Quanto segue è fondamentale per dimostrare l’integrità di un documento:

• Registrazione delle modifiche: una soluzione di archiviazione sicura dei documenti deve registrare ogni accesso e modifica ai documenti per creare una cronologia completa dei documenti per la preparazione dell’audit;
• Gestione della versione: una corretta gestione della versione garantisce che tu possa accedere facilmente alle modifiche ai documenti e che stai modificando solo la versione più recente del documento. Inoltre, puoi sempre accedere al documento intero originale per scopi di controllo;
• Firme elettroniche: la soluzione di archiviazione dovrebbe essere in grado di firmare elettronicamente i tuoi documenti in modo sicuro, ad esempio aggiungendo un certificato digitale.

Archiviazione documenti: più sicurezza con DocuWare

L’archiviazione sicura dei documenti può offrire molti vantaggi, ma per essere efficace deve soddisfare particolari standard di sicurezza e protezione. Come hai potuto notare, questi includono tutto, dalla corretta crittografia e ridondanza dei dati alla separazione dei dati e all’integrità dei documenti.

DocuWare è una soluzione riconosciuta e popolare per l’archiviazione sicura dei documenti che soddisfa gli standard necessari alle organizzazioni per accedere e archiviare le proprie informazioni business-critical con la massima sicurezza.

 

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