Archiviazione documenti: come gestire un archivio ibrido

Se è vero che la Digital Transformation è in atto, è anche vero che non possiamo dire che questa sia effettivamente conclusa. Questo significa che non è raro trovare all’interno di un’azienda la contemporanea presenza di documenti cartacei e documenti digitali. Il fenomeno di cui stiamo parlando ha un nome: archivio ibrido.

Gestire però un archivio di questo tipo può essere per l’azienda particolarmente complesso, portando anche a delle ricadute negative nel complesso delle attività lavorative. La buona notizia è che questa complessità può essere oggi superata attraverso l’adozione di soluzioni e tecnologie che garantiscono la corretta gestione dell’archivio. 

Archivio ibrido: che cos’è?

Iniziamo ad introdurre il tema cercando di capire nel dettaglio in cosa consista davvero l’archivio ibrido. 

L’archivio ibrido indica un sistema all’interno del quale coesistono sia i documenti in forma cartacea che i documenti digitali. Come abbiamo anticipato, l’archivio ibrido è il tipico archivio che caratterizza questo particolare momento di transizione in attesa di un ufficio completamente paperless, una  realtà destinata a verificarsi presto nell’ambito della conservazione documentale.

Il concetto di archivio ibrido è infatti nato a seguito alla trasformazione digitale degli ultimi anni. Prima dell’inizio della Digital Transformation le aziende facevano affidamento al solo archivio cartaceo. Una volta approdate nel nuovo millennio, all’interno degli archivi hanno iniziato a fare il loro ingresso i documenti digitali.

Ciò si deve soprattutto all’utilizzo di nuovissimi software per la redazione e conservazione dei documenti. In questo modo da una parte c’erano sempre i documenti cartacei trasferiti sul digitale, mentre dall’altra hanno iniziato a nascere documenti già in formato digitale. 

Le difficoltà date dalla presenza in azienda di un archivio ibrido nascono però nel momento in cui si devono gestire due forme di documento. Tutto questo può causare ad esempio una grande perdita di tempo e di efficienza per la ricerca di informazioni. 

Differenza da dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti 

Dematerializzazione e digitalizzazione sono due fenomeni molto diversi tra loro. Nell’ambito di un archivio ibrido è bene conoscere entrambi questi fenomeni, in quanto è possibile che entrambi coesistono all’interno del medesimo archivio. Vediamo di cosa si tratta. 

Con la dematerializzazione si intende un determinato processo che ha come risultato finale la creazione di un documento digitale. Questo proviene da un documento cartaceo – ovvero analogico. Ad esempio fa parte della dematerializzazione il procedimento di acquisizione ottica di un documento cartaceo.

La digitalizzazione invece indica la creazione, la validazione e la conservazione di documenti che in origine sono già digitali. Non sussiste quindi il passaggio da cartaceo a digitale – il documento nasce già come digitale. La firma digitale ad esempio può essere considerata come un fenomeno di digitalizzazione, perché nasce già in forma digitale. Non si verifica infatti una trasposizione dalla firma autografa.

Conservazione documenti in archivio: come funziona?

Un altro aspetto da considerare è che la gestione di un archivio riguarda la produzione di documenti e il loro uso quotidiano. Ma comprende anche la conservazione degli stessi. 

Secondo infatti la vigente legislazione, non solo i documenti dematerializzati ma anche quelli digitalizzati devono obbligatoriamente essere conservati nel corso del tempo seguendo alcune precise regole. Alcuni di questi documenti possono essere scartati dopo alcuni anni, mentre altri invece devono essere conservati permanentemente. In quest’ultimo caso è assolutamente necessario utilizzare formati che non vadano incontro ad una obsolescenza tecnologica – e di conseguenza utilizzabili nel tempo. 

Nel processo di gestione dell’archivio ibrido, devono essere perciò previsti fin da subito dei sistemi adeguati per la conservazione digitale dei documenti. È inoltre necessario che tali documenti digitali confluiscano all’interno di sistemi di conservazione. Essi devono essere conformi alle attuali Regole tecniche sulla conservazione digitale. Devono cioè essere inclusi in sistemi che siano in grado di assicurare la corretta conservazione dei documenti digitali.

Molte aziende oggi si affidano a software di gestione documentale – come ad esempio DocuWare – per gestire in modo funzionale ed efficiente un archivio ibrido. Vediamo adesso in che modo puoi gestire il tuo archivio ibrido e perché dovresti considerare l’idea di farlo con DocuWare. 

Come gestire un archivio ibrido con Docuware

Per gestire correttamente un archivio ibrido è necessario prevedere la presenza di almeno tre elementi.

Innanzitutto bisogna considerare gli aspetti organizzativi, ovvero predisporre un’organizzazione dell’archivio che riesca a ricorrere a procedure e regole di gestione documentali che siano efficaci e condivise. Per definire quali siano le regole e le procedure di gestione, formazione e conservazione di documenti digitali e cartacei bisogna che il responsabile della gestione documentale rediga due manuali:

• Il manuale relativo alla gestione dei documenti;
• Il manuale relativo alla conservazione dei documenti.

C’è poi bisogno di un sistema di classificazione per creare un archivio ibrido ordinato, e quindi stabilire delle regole per la gestione, formazione e conservazione dei documenti. Con il termine di sistema di classificazione si indica uno strumento di gestione documentale. Esso è capace di aggregare correttamente i documenti sulla base di attività e funzioni che vengono svolte da un’azienda.

Infine è necessario un sistema informatico che consenta il controllo e la gestione di processi e documenti – probabilmente l’aspetto più complesso tra i tre. Devi sempre considerare che la gestione di un archivio ibrido comporta l’adozione di soluzioni che siano a supporto dei flussi e della gestione documentale e dell’organizzazione stessa. Sostanzialmente c’è bisogno di sistemi che: 

• Catturano e acquisiscono documenti attraverso scanner e/o piattaforme professionali;
• Registrano, classificano e gestiscono documenti e flussi documentali attraverso dei sistemi di gestione informatica dei documenti;
• Conservano correttamente documenti cartacei e digitali.

Per questi motivi la soluzione ideale è DocuWare, Enterprise Content Management più potente del mondo, capace di rivoluzionare concretamente il modo in cui vengono archiviati, protetti e condivisi i documenti all’interno dell’azienda. 

Per risolvere infatti tutte le problematiche che riguardano la corretta ed efficiente gestione di un archivio ibrido, è innanzitutto necessario intervenire su più piani. Questo perché non si tratta semplicemente di andare a modificare i dati creati ex novo, ma anche e soprattutto di gestire in modo diverso tutti i documenti e le informazioni prodotte.

Ecco allora per gestire al meglio un archivio ibrido è importante dotarsi di software di gestione documentale – come DocuWare, affidabile ed efficiente . Essi aiutano l’azienda quotidianamente nella gestione del flusso di documentale all’interno dell’organizzazione.

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