Acquisizione dati in DocuWare: 3 tips per un flow senza errori

Garantire un workflow privo di errori è essenziale per massimizzare l’efficienza e ridurre i tempi morti nella gestione documentale. Con DocuWare, l’acquisizione dati avviene in modo ottimizzato grazie a strumenti come le maschere dei campi e i dialoghi di archiviazione, che assicurano la correttezza delle informazioni archiviate sin dall’inizio. Ecco tre suggerimenti pratici per utilizzare al meglio queste funzionalità e mantenere il tuo flusso senza intoppi.

1. Usa le maschere dei campi nei moduli

Le maschere dei campi (o field masks) sono strumenti che guidano gli utenti nella compilazione dei moduli, garantendo che i dati inseriti rispettino il formato corretto. Ad esempio, se un modulo richiede l’inserimento di un numero di telefono, la maschera può mostrare il formato previsto (ad esempio “+39 123 456789”) e bloccare l’invio del modulo se il dato non è conforme.

Perché sono utili:

• Riduzione degli errori: Non è necessario correggere i dati a posteriori, risparmiando tempo e risorse.
• Uniformità nei dati: Ogni informazione segue lo stesso standard, facilitando la ricerca e il recupero.

Come implementarle

Per aggiungere una maschera dei campi:

1. Accedi alla sezione “Moduli” nella configurazione di DocuWare (devi avere i permessi di configurazione dei moduli).
2. Nel designer del modulo, seleziona il campo desiderato e scegli una maschera dal menu “Formato”. Sono disponibili formati predefiniti per numeri di telefono, email e codici postali.
3. Per esigenze particolari, è possibile creare maschere personalizzate utilizzando espressioni regolari.

Tip avanzato: se hai competenze tecniche, crea maschere personalizzate per specifiche esigenze aziendali. Ad esempio, una maschera per codici postali internazionali potrebbe essere definita con l’espressione: [A-Z][A-Z]?-\d{4}\d?.

2. Applica le maschere anche ai dialoghi di archiviazione

Le maschere dei campi non sono utili solo nei moduli, ma possono essere applicate anche ai dialoghi di archiviazione per garantire la coerenza dei dati indicizzati.

Vantaggi nei dialoghi di archiviazione:

• Coerenza nei termini di indicizzazione: Ad esempio, una maschera può standardizzare l’inserimento di un IBAN, evitando errori che potrebbero rallentare i processi di pagamento.
• Facilità di ricerca: Dati uniformi rendono più semplice trovare documenti specifici.
• Efficienza nei workflow: Processi automatici, come l’inoltro di fatture o la generazione di report, funzionano senza interruzioni quando i dati sono corretti.

Per applicare una maschera ai dialoghi di archiviazione:

1. Vai alla sezione “Configurazione” di DocuWare e seleziona “Assistenza per l’indicizzazione”.
2. Definisci la maschera per i campi desiderati.
3. Associala ai dialoghi di archiviazione pertinenti.

3. Monitora e migliora continuamente il flow

L’implementazione iniziale delle maschere dei campi è solo il primo passo. Per ottenere un flusso di acquisizione dati realmente senza errori, è fondamentale monitorare e ottimizzare costantemente il sistema.

Best practice:

• Analizza gli errori ricorrenti: Se noti che alcuni campi continuano a generare errori, rivedi le maschere o valuta l’opportunità di semplificare i formati richiesti.
• Forma il personale: Assicurati che i dipendenti comprendano l’importanza dell’uso corretto delle maschere e dei formati.
• Aggiorna le maschere secondo le normative: Ad esempio, se cambiano gli standard per i codici IBAN o altre informazioni, aggiorna tempestivamente il sistema.

Disponibilità e accesso alle funzionalità

Le funzionalità descritte sono disponibili per tutti gli utenti autorizzati all’uso dei moduli e dei dialoghi di archiviazione in DocuWare. Tuttavia, alcuni requisiti tecnici possono variare:

• Per DocuWare Cloud, è necessario disporre di una licenza “Workflow User”.
• Per DocuWare on-premises, è richiesta la licenza aggiuntiva “Workflow Manager”.

In caso di dubbi o per configurare correttamente le funzionalità, è consigliabile contattare l’amministratore del sistema o il supporto tecnico.

Le maschere dei campi e i dialoghi di archiviazione in DocuWare sono strumenti indispensabili per garantire la precisione dei dati e prevenire errori fin dal momento dell’acquisizione. Seguendo questi tre suggerimenti, le aziende possono ottimizzare i propri flussi di lavoro, ridurre gli sprechi di tempo e migliorare la qualità delle informazioni archiviate. Implementa subito queste best practice per un sistema di gestione documentale ancora più efficace.