Approvazione documenti: i vantaggi della digitalizzazione

Disporre di un efficiente processo di approvazione documenti in grado di adattarsi quando gli approvatori sono in vacanza o lavorano da casa, può fare la differenza. Innanzitutto, garantisce che non compaiano colli di bottiglia, che i documenti siano approvati in modo tempestivo e che ci sia una registrazione di accettazione su documenti importanti come contratti, politiche di lavoro e fatture.

In questo articolo vediamo tutti i vantaggi dell’avere un approvazione documenti efficace. 

 

Approvazione documenti: cos’è

L’approvazione documenti è una sequenza di passaggi che sono necessari per rivedere e approvare documenti. Un documento dovrebbe seguire un percorso ben definito, dalla bozza fino al prodotto finale. Ci saranno dipendenti designati che sono autorizzati ad effettuare approvazioni. Inoltre, è importante che un documento non sia condiviso o utilizzato come riferimento fino a quando non è stato approvato.  

Le approvazioni dei documenti possono essere necessarie come parte di una varietà di processi, quali: 

• gestione dei contratti; 
• risposte alle offerte; 
• disegni degli architetti; 
• elaborazione delle fatture.

 

Percorso di approvazione documenti

Qualunque sia il documento – che si tratti ad esempio di un contratto, di una dichiarazione dei lavori o di una richiesta d’acquisto -, deve essere prima creato in forma di bozza. Successivamente verrà inviato ad altri per la revisione. Inoltre, tutte le modifiche apportate devono essere monitorate e deve essere creata una nuova versione. Il passaggio finale è l’approvazione, dove viene firmato come “corretto” e può essere utilizzato dall’azienda.

Se si tratta di documenti finanziari – come fatture e ordini di acquisto -, questi potrebbero dover essere sottoposti a un processo di approvazione in più fasi, in cui è richiesto più di un approvatore. 

Facciamo un esempio. 

I controlli su un ordine d’acquisto per delle nuove tastiere potrebbero richiedere prima l’approvazione del responsabile IT e un secondo dal responsabile finanziario per l’approvazione dei costi.  

Tuttavia, qui potrebbe sorgere un problema: 

Cosa succede quando queste persone sono assenti, l’approvazione viene persa o il documento cartaceo viene perso su una scrivania?

 

Approvazione documenti manuale: quali sono i problemi e come risolverli 

I processi di approvazione manuale causano ritardi e limitano la capacità di ridimensionamento, peggiorando eventuali problemi durante i periodi di maggiore affluenza. Sorgono colli di bottiglia che contribuiscono a causare stress per i dipendenti e ulteriori interruzioni. 

Abbandonando i processi manuali con una soluzione digitale, le aziende possono:

•  semplificare le operazioni;
• lavorare in modo più efficiente; 
• risparmiare tempo e denaro.

Ad esempio, con DocuWare i documenti sono archiviati digitalmente, centralmente e in modo sicuro. Questo vuol dire che le informazioni non possono essere perse o smarrite. Un flusso di lavoro di approvazione di documenti digitali seguirà o migliorerà la stessa sequenza di passaggi di un processo manuale. 

 

Lavorare con la carta

Il passaggio di documenti cartacei richiede tempo ed è facile che le cose vadano perse. 

In che modo i dipendenti danno la priorità a una grande pila di fogli? 

Se inizi dall’alto verso il basso, le richieste più vecchie richiedono troppo tempo per essere elaborate. Inoltre, i costi della carta e della stampa possono aumentare silenziosamente e conservare informazioni importanti su carta rappresenta un rischio per la sicurezza.

Con una soluzione digitalizzata si elimina la necessità di carta. I documenti vengono scansionati o inviati tramite e-mail nel sistema e archiviati in modo digitale e sicuro. Inoltre, con DocuWare l’accesso è disponibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet, il che significa che non è necessario essere in ufficio per approvare un documento. Risparmia denaro, risorse e ambiente passando a un sistema digitale.

 

Approvazione e-mail

In che modo un responsabile dell’approvazione assegna la priorità a ciò che c’è nella sua casella di posta?

Se sono stati in vacanza e tornado trovano centinaia di e-mail, quanto velocemente può avvenire l’approvazione o potrebbe mancare del tutto? 

Un documento rimasto in una casella di posta in attesa di essere approvato significa che non può passare alla fase successiva. A sua volta un fornitore non viene pagato o un ordine non arriva.

Con le caselle di posta in arrivo sovraccariche sappiamo che le cose possono essere perse, motivo per cui è necessario automatizzare la gestione delle attività, grazie anche a una struttura chiara alle attività dei giorni a venire.

Ad esempio, in DocuWare le attività possono essere raggruppate in elenchi di priorità, che sono aggiornati automaticamente quando arrivano nuovi documenti che devono essere approvati. Inoltre, è possibile impostare notifiche e-mail contenenti un collegamento diretto al documento da rivedere o approvare. 

 

Approvazione documenti: perché scegliere DocuWare

Sistemi obsoleti e processi manuali impediscono alle aziende di ottenere approvazioni in modo rapido ed efficiente. Inoltre, il personale che affronta una giornata di compiti ripetitivi può essere demoralizzato, annoiato e gli errori si insinuano.

DocuWare gestisce l’approvazione dei documenti, semplifica i processi e fa risparmiare ai dipendenti il ​​tempo che in precedenza era dedicato alla ricerca di documenti, all’inserimento manuale dei dati e all’individuazione di un approvatore. 

L’approvazione automatica del documento può avvenire in base all’importo, al fornitore o a qualsiasi altro parametro richiesto da un’azienda. Quando un documento entra nel sistema e soddisfa questi criteri, un flusso di lavoro digitale indirizza il documento ai decisori chiave, eliminando i controlli manuali.

La gestione delle approvazioni dei documenti in questo modo non solo migliora i processi, ma fornisce anche un audit trail completo della cronologia delle approvazioni, registrando chi ha modificato cosa e quando.

 

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