L’automated invoice processing o automazione dell’elaborazione delle fatture è un software utilizzato dalle aziende per contribuire a snellire i processi di contabilità passiva, pagando automaticamente le fatture dei fornitori. L’automazione dell’elaborazione delle fatture consiste nell’estrarre i dati delle fatture da un sistema e inserirli senza problemi nell’ERP o nel sistema di contabilità, consentendo di effettuare i pagamenti in pochi minuti.
L’elaborazione manuale delle fatture è gestibile nelle prime fasi di un’attività; ma con il tempo, l’uso di fogli di calcolo e altri metodi manuali possono portare a problemi come fatture mancanti, pagamenti in ritardo e persino casi di frode.
Come gestire meglio le fatture ed evitare costosi errori? E come gestire l’intero workflow di contabilità fornitori? Vediamolo insieme!
Automated Invoice Processing: che cos’è?
L’elaborazione automatica delle fatture o Automated Invoice Processing consiste nell’utilizzo di un software per elaborare le fatture per la contabilità fornitori e aggiornare le informazioni nel sistema ERP (Enterprise Resource Planning).
Questo sistema consente di accelerare l’approvazione delle fatture, di minimizzare gli errori e di ridurre i costi di elaborazione. Ma non solo: il reparto contabilità può diventare bersaglio di truffatori che possono creare società di comodo e inviare fatture che sembrano legittime. Ad oggi, per prevenire i casi di frode e mantenere registri accurati, il processo di contabilità passiva prevede in genere le seguenti fasi:
- Confrontare le fatture con gli ordini di acquisto (PO).
- Risoluzione di eventuali irregolarità (ad esempio, numeri di ordine di acquisto non corrispondenti, voci di spesa errate, ecc.)
- Inoltro delle fatture a un manager o a un dirigente per l’approvazione
- Aggiornare il sistema ERP dell’azienda
- Emissione dei pagamenti ai fornitori
Quando queste fasi vengono eseguite manualmente, i reparti di contabilità spesso non riescono a mantenere un processo di fatturazione efficiente: ciò comporta tempi di approvazione lunghi e costi di elaborazione più elevati.
Vantaggi dell’elaborazione automatica delle fatture
La fatturazione automatizzata offre numerosi vantaggi. Tra cui spiccano:
- Riduzione del tasso di errore: la riduzione di inserimenti e interventi manuali porta con sé una riduzione dei margini di errore;
- Accelerazione del processo di approvazione e riduzione dei tempi di elaborazione;
- Riduzione del rischio di duplicare fatture e pagamenti;
- Maggiore trasparenza del processo sia per dipendenti interni che per i fornitori stessi;
- Riduzione dei costi di elaborazione manuale delle fatture (spese postali, carta, ecc.).
Automated Invoice Processing di Docuware: come funziona
Come abbiamo visto, l’elaborazione automatica delle fatture garantisce ingenti risparmi in termini di manodopera e di costi, ristrutturando il workflow della contabilità stessa. Vediamo di seguito come funziona la soluzione offerta da Docuware.
Indicizzazione intelligente di tutte le fatture in arrivo
La soluzione di automatizzazione delle fatture di Docuware inizia con l’intelligent indexing o indicizzazione intelligente, un sistema di apprendimento automatico che comprende ed estrae i dati da qualsiasi fattura. Questi dati critici di indicizzazione sono il cuore della soluzione, in quanto guidano i processi del flusso di lavoro. L’indicizzazione intelligente di DocuWare sostituisce l’immissione di dati, che comporta errori e perdite di tempo, riconoscendo e registrando tutti i dati stampati sulle fatture.
Archiviazione e recupero dei documenti digitali
Tutte le fatture vengono archiviate in un repository sicuro e accessibile, strettamente organizzato in base ai dati di indice acquisiti. Applicate le politiche di conservazione, è possibile recuperare rapidamente le fatture per eventuali verifiche o per migliorare i processi di reparto. L’accesso è in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo, anche mobile.
Flusso di lavoro automatizzato
Infine, è possibile inoltrare digitalmente le fatture attraverso le catene di approvazione per velocizzare il processo decisionale oppure attraverso un’approvazione diretta in base a regole predefinite.
Funzionalità complete per la contabilità fornitori e non solo
Le caratteristiche e le funzionalità più importanti dell’automated invoice processing vanno oltre l’elaborazione delle fatture in contabilità fornitore, offrendo un valore aggiunto all’intero team finanziario. Vediamole insieme!
- Puoi catturare, ordinare e archiviare le fatture da qualsiasi dispositivo o formato (carta scansionata, e-mail, acquisizioni mobili e altro) in una struttura di file in cui è facile trovare e ricercare i documenti;
- Puoi estrarre i dettagli di tutte le fatture con DocuWare Intelligent Indexing per abbinare automaticamente le fatture ai corrispondenti ordini di acquisto (PO);
- Puoi configurare i flussi di lavoro in modo da rispettare le regole di approvazione aziendali, automatizzando l’assegnazione dei compiti;
- Puoi generare automaticamente i record delle transazioni per il sistema ERP, eliminando il doppio inserimento dei dati e riducendo notevolmente gli errori
- Elimina lunghe ricerche di ordini di acquisto, di documenti di spedizione e di informazioni necessarie per l’elaborazione della fattura.
- Puoi inserire note e timbri di approvazione direttamente sull’immagine della fattura per una comunicazione chiara con i colleghi.
- Mantieni la conformità e un audit trail completo grazie ad una cronologia trasparente delle approvazioni, ad un’archiviazione automatica dei documenti e alla crittografia.
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