7 ostacoli tra te e il tuo ufficio paperless

La creazione di un ufficio paperless dà un vantaggio competitivo sia alle piccole che alle grandi aziende. Tuttavia, gli uffici paperless sono ancora molto rari. Per le piccole imprese il vantaggio principale dell’eliminazione della carta attraverso l’adozione di un sistema di gestione documentale o di gestione dei contenuti aziendali – ECM – è che prepara al meglio al ripristino di emergenza.

Anche se infatti si dispone di un piano di ripristino di emergenza, continuare a utilizzare i processi cartacei comporta spese continue per la gestione stessa dei documenti, per l’acquisto di materiali di consumo – come carta e schedari – e per lo spazio fisico richiesto per l’archiviazione dei documenti. 

Alcune aziende oggi sono al 100% paperless, di solito perché sono nate nell’era digitale. Ma queste nuove organizzazioni “native digitali” sono ancora piuttosto rare e hanno ancora bisogno di strategie per far fronte ai documenti cartacei che provengono dal loro ecosistema più ampio. 

Ecco allora i 7 ostacoli tra te e il tuo ufficio paperless! 

Tutti i vantaggi

Prima di vedere questi 7 ostacoli, è bene ricordare quali siano i principali vantaggi di un ufficio paperless: 

• Semplificazione: il reperimento dei documenti è più agile grazie alla presenza dei sistemi di archiviazione documentale;
• Sicurezza: l’accesso ai documenti può essere differenziato grazie alla gestione di livelli di sicurezza che contribuiscono a definire la possibilità di gestione e di fruizione delle informazioni in essi contenute;
• Accessibilità: i responsabili possono accedere a qualsiasi documento in ogni momento, anche con accesso remoto;
• Migliore servizio alla clientela: l’ufficio paperless permette di liberare forza lavoro dalle attività manuali, ripetitive e a basso valore aggiunto. Il tempo risparmiato può essere ad esempio dedicato a perfezionare il servizio alla clientela;
• Controllo sulla gestione documentale: tenere traccia del flusso di lavoro documentale è importante per avere sotto controllo l’amministrazione delle informazioni in entrata e uscita, oltre che dell’azienda stessa. 

7 ostacoli tra te e il tuo ufficio paperless

Ecco i 7 ostacoli che impediscono alle aziende di oggi di trasformare in realtà l’ufficio paperless: 

Affinità e abitudine per l’uso della carta

Conviviamo con la carta da molto tempo e molte persone hanno ancora come unico punto di riferimento la carta piuttosto che uno schermo di qualsiasi dispositivo. Questa preferenza è solo un comportamento abitudinario, e la soluzione è una tecnologia migliore.

Poiché gli schermi interattivi facilitano la lettura su tablet o PC, sempre più aziende stanno adottando la gestione digitale dei documenti. Mentre le organizzazioni consolidate possono ancora avere routine cartacee, alcune aziende hanno completamente abbracciato i documenti digitali. Siamo sicuri che questa tendenza continuerà sicuramente a crescere.

Ostacoli legislativi

Le normative di conformità richiedono di conservare le copie cartacee dei documenti per un certo periodo. Questi ostacoli legislativi sono spesso i più difficili da superare.

La soluzione qui è fare qualche ricerca e vedere se le tue esigenze di conformità sono cambiate. In molti casi, le firme elettroniche ora sono valide come una firma scritta a penna, ma non lo saprai finché non indagherai. 

Facilità di stampa

Stampare documenti non è mai stato così facile come lo è adesso, dalla stampa laser a colori alle stampanti abilitate Bluetooth. Dal momento che è facile continuare a stampare documenti, c’è meno incentivo a trasferirsi in un ufficio paperless, almeno nel breve termine.

Sebbene le stampanti siano economiche e abbondanti, è probabile che le forze del mercato spingano le aziende verso un ufficio senza carta. Se un’altra azienda utilizza la gestione dei documenti digitali per guidare processi più veloci ed efficienti per la creazione di prodotti di lavoro, avrà un grande vantaggio competitivo.

Costo percepito della gestione dei documenti digitali

C’è un costo iniziale per qualsiasi modifica, incluso il passaggio all’ECM . Quando le persone sono preoccupate per l’aumento delle spese, di solito è perché non hanno analizzato il ritorno sull’investimento – ROI.

Prenditi tutto il ​​tempo necessario per misurare l’impatto che l’ ECM avrebbe sui tuoi dipendenti, processi e altre tecnologie. Questo ti consente di vedere come il tuo investimento iniziale in ECM potrebbe ridurre i costi in futuro e consentirti di scalare, generando maggiori entrate senza modificare il processo o le persone.

Limiti tecnologici esistenti

Se non sei al passo con le innovazioni tecnologiche, è difficile passare all’essere digitale al 100%e. Ad esempio, se al momento non disponi degli strumenti per modificare PDF o collaborare ai documenti, probabilmente stai riscontrando alcuni problemi di controllo. In queste situazioni, specialmente nelle piccole imprese, ritirarsi sulla carta potrebbe sembrare un modo migliore per continuare la propria attività.

In effetti, la soluzione è migliorare la tua infrastruttura IT al punto che i tuoi dipendenti siano in grado di collaborare in modo efficiente in un ambiente digitale. Una volta che è a posto, stai andando in un ufficio paperless.

Un ecosistema più ampio basato sulla carta

Quando pensi al tuo ecosistema, non puoi controllare l’offerta e la domanda delle aziende con cui lavori. Anche se crei un ufficio senza carta , è comunque probabile che tu riceva posta cartacea e pacchetti di documenti dai tuoi avvocati, clienti e organizzazioni partner.

In questo caso la soluzione è proteggere il perimetro della tua organizzazione. Ogni volta che arriva la carta, è necessaria una strategia per scansionarla e convertirla immediatamente in documenti digitali, prima che i documenti cartacei abbiano la possibilità di entrare nei flussi di lavoro e nei processi della tua azienda.

Cultura aziendale

Se la cultura aziendale è fonte di inerzia, è difficile passare alla gestione digitale dei documenti, perché questo richiede un cambiamento. Le persone spesso resistono alle nuove tecnologie piuttosto che impararle e non hanno fiducia nel loro successo.

Fortunatamente  l’ascesa della gestione dei documenti basata su cloud sta aiutando molte organizzazioni a sbloccarsi. Con il cloud ci sono infatti meno barriere all’ingresso: non è necessario possedere il sistema o l’hardware, quindi l’implementazione è meno costosa e richiede minor tempo rispetto a una soluzione on-premise. Tutto ciò che serve per iniziare è uno scanner e l’accesso al browser. 

In conclusione, l’ufficio paperless è un vero e proprio viaggio. Identificando e affrontando questi ostacoli uno alla volta, sei in grado di arrivare all’ufficio senza carta molto prima dei tuoi concorrenti, con tutti i vantaggi in termini di efficienza e risparmio sui costi. 

 

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