6 modi per massimizzare le potenzialità della gestione documentale

Quanto può davvero essere utile per la tua azienda massimizzare le potenzialità della gestione documentale? 

La risposta a questa domanda è estremamente semplice: non solo è utile, ma è fondamentale! 

Un sistema di gestione documentale tende a ridurre i costi, automatizzare i processi manuali e in generale semplificare la vita lavorativa. Inoltre il tuo team sarà entusiasta dei vantaggi di un ufficio paperless e in linea con le esigenze ambientali del momento. 

Ma come convincere i tuoi dipendenti a guardare con impazienza ai cambiamenti che un’iniziativa tecnologica come la gestione documentale può portare all’azienda? 

Una leadership forte, entusiasmo, una comunicazione mirata e una formazione pratica possono coinvolgere il tuo team e valorizzare la tua attività. 

 Ecco allora 6 modi per massimizzare le potenzialità della gestione documentale e per effettuare definitivamente la digital transformation nella tua azienda.  

• Identifica i responsabili del progetto digitale

Uno dei primi modi per massimizzare le potenzialità della gestione documentale è quello di trovare un responsabile di progetto che sia esperto del settore digitale. La ricerca dovrà essere effettuata in ogni dipartimento che sosterrà l’iniziativa e condividerà il proprio entusiasmo con il gruppo. Inoltre questa persona ha come compito quello di comunicare le esigenze del proprio dipartimento e affrontare le preoccupazioni del team.

Usa il loro contributo per prendere in considerazione i feedback degli utenti finali. Sono proprio loro che vedono la visione del progetto nella sua totalità e vogliono vederne i risultati. Per un’adozione ottimale da parte degli utenti, assicurati che i lead del progetto siano disponibili durante la fase di avvio per aiutare gli utenti a risolvere rapidamente eventuali problemi. La prima esperienza di un utente  deve essere molto positiva.

• Sviluppa un team di gestione

Il passo successivo è quello di ottenere il consenso da parte del team di gestione della tua azienda. Generalmente sono loro che hanno il potere di spingere l’azienda a diventare sempre più paperless. 

Quando i vertici aziendali comunicano gli obiettivi, è più probabile che tutti prestino attenzione e sviluppino una comprensione degli obiettivi generali. Prepara quindi la gestione con le informazioni necessarie per approfondire i vantaggi aziendali che un sistema di gestione dei documenti otterrà.

In quest’ottica può essere utile leggere questo articolo su Automatizzare l’ufficio: 6 processi cartacei che uccidono la tua produttività.

• Condividi la visione del team 

La chiave per una gestione efficace del cambiamento è creare consapevolezza. Condividi la visione del team di progetto in ogni occasione. Anche coloro che esitano o si oppongono all’allontanamento da processi familiari basati su carta si presenteranno.

L’attenzione alla formazione e allo sviluppo del talento rassicura i dipendenti sul fatto che l’obiettivo non sia ridimensionare, ma coinvolgerli in un lavoro più significativo. Pensa a come la tua azienda può ridefinire ruoli e responsabilità in modo che gli utenti finali siano motivati ​​ad abbracciare il cambiamento. 

Un buon modo per spargere la voce è condividere video che offrono una visione di alto livello della soluzione. L’obiettivo non è vendere agli utenti le funzionalità tecnologiche, ma creare consapevolezza su come l’automazione dell’ufficio elimina la fatica delle attività quotidiane e aiuta i dipendenti a raggiungere gli obiettivi aziendali legati al lavoro. 

• Massimizzare le potenzialità della gestione documentale: l’importanza della formazione 

Il tempo di formazione può variare da poche ore – per gli utenti finali – a uno o due giorni per gli amministratori di sistema e gli utenti esperti. Offri agli utenti finali le opportunità per mettere in pratica ciò che hanno imparato. 

Non dimenticare di creare continuamente documentazione tecnica. L’ufficio paperless è un vero e proprio ecosistema in evoluzione, e non qualcosa che crei e a cui non pensi più. Includi anche i risultati di rilevamento, le scelte di progettazione e le impostazioni di configurazione del sistema. La documentazione dovrebbe anche identificare chi sono gli amministratori di sistema e gli utenti esperti, in modo tale che tutti sappiano chi contattare quando sorgono dubbi o domande.

• Utilizzare la fase di test per addestrare l’IT

A seconda della progettazione del sistema, l’implementazione della soluzione di automazione dell’ufficio potrebbe iniziare con la creazione di un sistema di test, oppure avvenire in più fasi. 

La fase di test viene spesso ignorata, ma in realtà è un ottimo modo per evitare sorprese che in seguito potrebbero causare interruzioni dell’attività. Risolvi le questioni in sospeso e dimostra i progressi nelle riunioni di revisione periodiche.

Questo è anche il momento di iniziare a formare gli amministratori IT e gli utenti esperti. Una volta che il sistema è stato distribuito, esegui uno dei tuoi processi con documenti o file di esempio e utilizzalo come esercizio di formazione.

• Anche i piccoli successi generano slancio

Condividi le informazioni sui miglioramenti dei processi ad alto impatto per creare slancio ed entusiasmo. Contabilità fornitori, ordini di vendita, servizio clienti e risorse umane sono in genere un buon punto di partenza. 

Inoltre questa rappresenta un’altra opportunità per la leadership di mostrare il proprio sostegno e condividere come sta andando il progetto. 

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