Gestione dei contratti a distanza: come funziona

Nonostante la digital transformation abbia inevitabilmente travolto anche le realtà aziendali, la gestione dei contratti a distanza è ancora un ostacolo per molte di esse. 

Durante il tuo lavoro, dopo una prima fase di negoziazione – magari anche particolarmente lunga e faticosa -, è il momento di sigillare il contratto con il cliente attraverso l’apposizione della sua firma.  Hai quindi bisogno di quell’unico documento al fine di mettere in moto il workflow documentale: il contratto compilato in tutte le sue parti e poi firmato. 

A questo punto possono aprirsi due possibili scenari: 

• Il contratto viene inviato al cliente, che lo compila e lo rimanda indietro tramite PEC;
• Dalla sede del cliente ti assicuri la sua firma e spedisci il documento alla segreteria o al back-office della tua azienda.

Sono proprio queste due situazioni che rappresentano le due modalità per gestire i documenti aziendali a distanza, che sono tipiche delle imprese di oggi.

Ma come funziona? 

Quali vantaggi ha l’azienda attraverso la gestione dei contratti a distanza?

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Gestione dei contratti a distanza: problematiche da non sottovalutare

Prendiamo come esempio le due situazione sopra descritte. In entrambe subentrano alcune problematiche da non sottovalutare, legate al tempo e anche all’integrità del documento stesso.

Nel caso in cui il contratto viene inviato al cliente, che lo compila e lo rimanda indietro tramite PEC, lasciare al cliente la completa gestione del documento contrattuale porta con sé il rischio che il contratto non sia correttamente compilato, oppure lasci dei campi vuoti o che li inserisca in modo sbagliato.

La conseguenza è che il tuo team del back-office riceverà il contratto, ma al momento della sua registrazione si troveranno davanti dei dati incongruenti. A questo punto ti chiameranno per segnalare l’errore e tu dovrai contattare nuovamente il cliente per farglielo correggere. Dopodiché il cliente compilerà ancora il contratto e te lo invierà una seconda volta, con le stesse problematiche di partenza. 

Il risultato? 

Troppi rischi, troppi passaggi, troppo tempo e risorse sprecate.

Nella seconda situazione sei tu, di persona, che fai compilare il contratto al cliente, per cui in questo caso l’integrità dei dati è sicuramente più garantita. La tua presenza ti permette infatti una maggiore supervisione e un maggior controllo. Una volta che hai in mano il contratto, dovrai solo preoccuparti di farlo avere in azienda.

Ma se sei un agente è altamente probabile che non sarai in sede prima di qualche giorno. Il risultato è che avrai perso del tempo prezioso. Inoltre, più si rimanda la registrazione del contratto e più aumentano i tempi di attivazione del prodotto/servizio che hai venduto al cliente.

A questo punto potresti provvisoriamente inviare alla segreteria la scansione del contratto via e-mail, in attesa di consegnare l’originale. 

Il problema è che non sempre è possibile scansionare il documento, come anche di non essere certo che la tua e-mail arrivi a destinazione. L’unica certezza rimane la PEC, ma hai sempre la possibilità di utilizzare la PEC da mobile? Occorre quindi trovare una soluzione a queste problematiche. 

Come gestire i contratti a distanza

Abbiamo visto come la gestione dei contratti a distanza possa notevolmente rallentare i processi e intralciare i flussi. La conseguenza è una consistente perdita di tempo e denaro, ma anche un grande cumulo di stress.

Tutto questo può compromettere il clima della tua azienda e il rapporto con il cliente. La soluzione è l’automazione. 

Negli ultimi anni si parla sempre più spesso di industria 4.0, dove l’efficienza e l’innovazione passano proprio attraverso l’uso di strumenti tecnologici avanzati. Nonostante l’automatizzazione si sia già affermata in ambito produttivo, ancora oggi tende a mantenere le distanze dagli altri tipi di reparti, primi fra tutti gli uffici commerciali e le amministrazioni. 

Eppure è proprio in virtù dell’integrazione di sistemi automatici di gestione documentale che oggi è possibile aumentare notevolmente l’efficienza dei flussi, anche – e soprattutto – nel caso della gestione dei contratti a distanza. Un esempio è l’adozione di un software di gestione documentale che ti consenta di inviare una PEC anche da dispositivi mobili. 

Un’altra soluzione potrebbe essere quella di acquistare un gestionale per i documenti in grado di garantire la compilazione di tutti i campi del contratto, o dotarsi di un sistema di raccolta della firma grafometrica.

Le soluzioni per risolvere queste problematiche sono tante, e a volte non è così semplice scegliere quella più idonea alla propria realtà aziendale. Soltanto nel momento in cui sono comprese e analizzate tutte le esigenze, è possibile ragionare sulle soluzioni che offre il mercato offre.

Gestione dei contratti a distanza: i vantaggi dell’automatizzazione 

Processi strutturati e automatismi si traducono in meno stress per te ed il tuo team. L’avere meno stress si traduce a sua volta in maggiore produttività ed efficienza e tutto questo contribuisce ad una buona reputazione della tua azienda. L’immagine del tuo brand è fondamentale ed il cliente ne rappresenta il primo ambassador. Il potenziale cliente verrà infatti attratto dall’immagine che la tua azienda comunica, diventando cliente grazie alle tue abilità commerciali.

Ma il cliente si fidelizza soltanto nel momento in cui riconosce che la tua azienda riesce a rendergli un buon servizio, ma anche quando comprende che i tuoi processi sono ben organizzati e strutturati. Quando vede che le persone lavorano in modo efficiente e con serenità. Quando sa che grazie all’automatizzazione dei processi documentali un fornitore è subito in grado di dargli le risposte che cerca.

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