Sincronizzazione dati nei documenti: perché è così importante

I dati sono ciò che di più prezioso ha un’azienda. Di conseguenza la sincronizzazione dati nei documenti rappresenta un’operazione tesa non soltanto a facilitare i vari processi aziendali, ma anche a valorizzare l’attività stessa. 

I software gestionali e le piattaforme ERP sono quindi il centro di controllo per la gestione dei più importanti processi aziendali. Questi programmi verificano che i processi cardine di qualsiasi tipo di business siano svolti correttamente. Ecco perché dovrebbero essere flessibili e modulari, customizzabili e adattabili a qualsiasi tipo di azienda. Tali software vanno a coprire numerose aree funzionali, tra cui logistica e magazzino, produzione, amministrazione e finanza, ciclo attivo e passivo, controllo di gestione e molto altro. 

L’obiettivo della sincronizzazione dati nei documenti è quindi quello di avere il controllo sullo stato globale dell’azienda, semplificando così la gestione delle varie attività. Ma anche individuare le inefficienze, risparmiando risorse preziose e prendendo decisioni più consapevoli grazie a informazioni complete e sempre disponibili. 

Perché è così importante la sincronizzazione dati nei documenti? 

Continua a leggere per saperne di più!

Sincronizzazione dati nei documenti: l’importanza di un buon software di gestione 

Affinché la sincronizzazione dati avvenga nel modo più efficace possibile, è necessario che l’azienda abbia un buon software di gestione documentale. In generale, un sistema gestionale efficace deve:

• Permettere di recuperare facilmente e rapidamente i dati di interesse;
• Essere specifico;
• Convertire i dati in modo rapido – un esempio è l’ordine di una fattura;
• Sapersi adattare alle modifiche che possono avvenire all’interno dei flussi e delle attività aziendali nel corso degli anni;
• Segnalare gli errori – come un IBAN sbagliato;
• Essere integrato, in modo tale che i dati possano essere conservati e aggregati senza essere duplicati o persi a causa dell’intervento di più persone su uno stesso documento; 
• Essere fruibile contemporaneamente da più di un utente, collegandosi da luoghi differenti e con diversi tipi di device – il Cloud gestisce tutte queste esigenze;
• Risultare come aperto, ovvero collegabile con altri software ed altre piattaforme digitali.

CRM: è importante per l’azienda nella sincronizzazione dati? 

CRM – Customer Relationship Management – è l’acronimo che indica il processo di gestione delle relazioni con i clienti. Si tratta di un metodo operativo supportato da software appositamente progettati e dedicato alla gestione delle interazioni, dei rapporti e delle comunicazioni con i clienti. Lo scopo del CRM è quello di aumentare le vendite, la redditività e la fidelizzazione.  

Normalmente quando si parla di CRM ci si riferisce a una combinazione di software che pone in essere una serie di azioni tese a realizzare la soddisfazione del cliente a lungo termine. Sono proprio le comunicazioni tra cliente e azienda il mezzo attraverso il quale è possibile raccogliere i dati dalle attività di marketing. Questa operazione è estremamente utile per mappare le esigenze degli utenti, per sapere quali siano gli obiettivi e le sfide per arrivare a soddisfare i clienti.

Un simile sistema dovrebbe funzionare in modo integrato sin dal momento in cui viene acquisito il contatto, per arrivare all’effettiva conversione in cliente. Il tutto è reso possibile grazie all’azione combinata di ERP e piattaforma CRM, che supportano e guidano l’azienda nell’utilizzo corretto delle informazioni e dei dati ottenuti. La mancata integrazione potrebbe comportare il rischio di perdere i dati e quindi grandi occasioni di crescita e sviluppo.  

Integrazione tra Gestionale e CRM: tutti i vantaggi 

Un’efficace strategia di CRM deve avere una vision a 360° gradi e permettere di seguire tutte le funzionalità che sono legate al proprio business. Per questo occorre dotarsi di un’integrazione diretta con il gestionale, affinché sia possibile coordinare le attività di entrambe le piattaforme in modo automatizzato e centralizzato. 

Vediamo insieme lo schema minimo di un CRM:

• Un database unico con tutte le anagrafiche del cliente e sincronizzato con il gestionale;
• Possibilità di estrarre e individuare lo storico di ogni singola attività;
• Fare previsioni di vendita;
• Sincronizzazione di tutti gli strumenti di relazione che sono utilizzati dall’azienda e gestiti da software diversi – help desk, trouble ticket, social media, sms, chat, e-mail. Deve essere presente anche la possibilità di pianificare flussi di invii automatici in base alle proprie necessità;
• Produrre report di qualsiasi attività;
• Gestire gli appuntamenti;
• Integrare tutti gli strumenti utilizzati dai vari reparti.

La corretta integrazione tra di essi permette la completa condivisione dei dati. In questo modo gli operatori, anche se appartengono a sezioni diverse, possono reperire immediatamente tutte le informazioni relative ai clienti – preventivi, fatture, documenti amministrativi, anagrafica – e senza perdere neppure un passaggio, in quanto le informazioni si aggiornano in modo sincronizzato da una piattaforma all’altra.

In breve, i vantaggi di questa integrazione sono: 

• Informazioni di facile e veloce reperibilità;
• Riduzione dei tempi di lavorazione delle varie tasks;
• Accessibilità da parte di tutti;
• Riduzione delle perdite dei dati e degli errori; 
• Risparmio economico generale.

Come DocuWare facilita la sincronizzazione dei dati 

Con DocuWare hai il tuo repository centrale per i documenti. Ricorda però che questi documenti richiedono indici avanzati e metadati! Gran parte di questi dati vengono acquisiti quando i documenti arrivano in DocuWare, mentre altri possono risiedere in database esterni.

DocuWare può recuperare informazioni da un’origine dati, e utilizza tale dataset per creare record all’interno di DocuWare. Al contrario, le informazioni sull’indice di DocuWare possono essere scritte su record di origini dati esterne. DocuWare funziona infatti con diverse origini dati: un database autonomo, una visualizzazione del database più limitata, un archivio DocuWare o anche un semplice file CSV.

DocuWare utilizza i dati già disponibili all’interno dell’azienda per l’indicizzazione. Questa sincronizzazione automatica dei dati è utile in molte aree, come per esempio:

• Indicizzazione fatture: nel sistema di registrazione viene inserita una fattura con mittente, numero del documento, data e totale. Per archiviare la fattura, DocuWare accede al sistema di registrazione e inserisce le informazioni necessarie;
• Creazione di un nuovo contatto: DocuWare registra la bolla di consegna di un nuovo cliente e quindi ricrea il record per questo cliente in CRM;
• Bolle di consegna restituite: le bolle di consegna firmate dal cliente vengono archiviate, assegnate al processo e indicizzate. In caso di richiesta, tutti i documenti possono essere visualizzati rapidamente;
• Avviso di contratto: se la data di scadenza di un contratto è inferiore a un certo tempo, il contratto viene contrassegnato e visualizzato nell’elenco delle attività del dipendente responsabile;
• Riorganizzazione rapida degli schedari: aggiungi un nuovo campo indice a tutti i documenti o cambia il tipo di documento.

 

Contattaci per ricevere la tua demo gratuita di DocuWare!