Automatizzare l’ufficio: 6 processi cartacei che uccidono la tua produttività

Hai mai pensato di automatizzare l’ufficio?  

Trovare un’informazione all’interno di una pila di documenti richiede molto tempo e risorse. Digitalizzando i documenti puoi individuare istantaneamente quello di cui hai bisogno senza aspettare tempo o impiegare risorse inutili. 

Se autorizzare l’ufficio, da dove dovresti iniziare? 

Abbiamo raccolto 6 consigli pratici per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business attraverso questo procedimento. 

Continua a leggere per saperne di più!

Affidarsi alla carta nel tuo ufficio: ecco quali problemi comporta

Innanzitutto pensiamo alla ricerca di documenti. I sistemi tradizionali di archiviazione richiedono l’accesso fisico e spesso si perde molto tempo alla ricerca di un documento che è archiviato in modo errato. O forse il documento che stai cercando è sempre rimasto sulla tua scrivania perso in una pila di cartelle!

Come ottieni le informazioni di cui hai bisogno? Il tempo che dedichi a cercarle ti impedisce di fare cose più grandi e migliori? 

La soluzione è automatizzare l’ufficio! 

Quanti dei tuoi processi aziendali dipendono dal movimento della carta? Ad esempio, le persone aspettano di ricevere i moduli di approvazione senza alcuna visibilità su dove si trovano i moduli all’interno del processo? Automatizzare l’ufficio vuol dire anche eliminare i colli di bottiglia causati dalla presenza di documenti cartacei. 

Inoltre anche i migliori sistemi di archiviazione cartacei possono bloccare completamente il tuo lavoro in caso di smarrimento di un documento. L’unica cosa certa è che un membro del team dovrà sottrarre del tempo ai compiti a lui assegnati per cercare di trovarlo o per richiederlo alla fonte originale.

Automazione ufficio: quali vantaggi? 

Ecco 6 scenari che mostrano alcuni dei numerosi vantaggi dell’eliminazione della carta. Li abbiamo scelti perché ti daranno i risultati più rapidi in termini di miglioramento dei processi e risparmio sui costi. Aumenta la soddisfazione dei dipendenti riducendo il tempo dedicato alle attività manuali ripetitive!

1. Onboarding dei dipendenti digitali: dai un’ottima prima impressione della tua azienda

Senza digitalizzazione, l’inserimento di un nuovo dipendente richiede molto carta. Il nuovo assunto di solito trascorre il primo giorno di lavoro compilando moduli. Con i moduli elettronici il nuovo dipendente compila le informazioni di onboarding comuni a tutti i moduli, che vengono compilati automaticamente. I moduli online possono anche essere compilati da casa prima che il nuovo dipendente inizi a lavorare. Inoltre i dati del modulo possono anche essere consegnati alle risorse umane, alle buste paga, agli acquisti, all’IT e ad altri dipartimenti.

Il flusso di lavoro automatizzato rende tutto più semplice. Ad esempio, la gestione delle risorse umane può creare un elenco di controllo di inserimento delle attività richieste, tra cui il riconoscimento dell’assunzione, gli accordi di riservatezza e i piani di formazione iniziale. Infine puoi semplificare il provisioning per assicurarti che i nuovi dipendenti dispongano di tutte le forniture e le attrezzature di cui hanno bisogno sin dal primo giorno. 

2. Garanzia della qualità

Troppo spesso i documenti vengono distribuiti in ufficio con una copertina che riporta i nomi e le firme corrispondenti. Al contrario, i flussi di lavoro digitali assicurano che i documenti seguano un percorso corretto prima di passare all’approvazione finale.

3. Automatizzazione dell’immissione dei dati

In alcune organizzazioni una persona compila un modulo cartaceo e lo consegna a un dipendente che inserisce manualmente le risposte di quella persona all’interno di un sistema elettronico. Ciò può comportare l’immissione di dati duplicati. L’utilizzo di flussi di lavoro digitali impedisce a più persone di fare la stessa cosa due volte.

4. Automatizzare l’elaborazione delle fatture

Molto spesso il reparto contabilità fornitori è sovraccarico di carta ed è rallentato dal flusso di lavoro manuale o dall’uso di diversi sistemi software che non comunicano tra loro. 

 I documenti che richiedono più approvazioni possono arrivare a metà di un processo, ma rimangono bloccati fino a quando, ad esempio, un dipendente torna dalle ferie.

 Per saperne di più sui vantaggi della fatturazione elettronica, ti consigliamo di leggere questo articolo su Gestione ciclo passivo e fatturazione elettronica.

5. L’importanza della firma elettronica firma elettronica

Nella maggior parte dei casi, le firme con carta e penna possono essere sostituite con una firma elettronica più efficiente e meno costosa.

Facciamo qualche esempio.  

Stai coordinando l’esecuzione di un contratto che verrà firmato da più persone. Un documento cartaceo deve essere consegnato a tutti nell’ordine corretto, per cui aumenta il tempo necessario per ottenere la firma del contratto. Quando si utilizza la firma elettronica, è possibile fare in modo che più persone lavorino e firmino il documento contemporaneamente, eliminando i colli di bottiglia.

Lavori con partner a distanza. I documenti cartacei potrebbero dover percorrere una distanza molto lunga. Anche quando stai pagando commissioni elevate per accelerare la spedizione, il processo diventa molto più lento. I documenti elettronici possono essere inviati e firmati quasi istantaneamente, anche da tutto il mondo.

 Ecco altri vantaggi aziendali legati all’uso della firma elettronica:

• Eliminazione del costo della carta e di tutti i costi associati;
• Supporto migliorato per flussi di lavoro remoti;
• Gli standard di conformità normativa sono pienamente soddisfatti; 
• Migliore aderenza ai requisiti di sicurezza e conformità;
• Registrazione più accurata.

6. Automatizzare la conservazione dei documenti

Per legge alcuni tipi di documenti devono essere conservati per un certo numero di anni. I processi di conservazione cartacei sono lenti perché spesso sono gestiti facendo riferimento a scaffali pieni di scatole e distrutti pagina per pagina. Un sistema di gestione dei documenti fornisce tutti gli strumenti del flusso di lavoro per attuare la protezione o la distruzione dei documenti, oltre che proteggere l’organizzazione da eventuali controversie.

3 passi verso la trasformazione digitale

Adesso che hai visto quanto sia importante e vantaggiosa l’automazione dell’ufficio, ecco i passi da seguire per portare la tua azienda verso la trasformazione digitale: 

1. Identifica ciò che attualmente fa aumentare i costi operativi, ciò che impedisce all’azienda di raggiungere gli obiettivi di profitto e quali flussi di lavoro aziendali hanno più bisogno di un aggiornamento;
2. Definisci i passaggi necessari per iniziare ad automatizzare processi, come ad esempio la gestione degli ordini, la contabilità clienti e fornitori, le risorse umane, il controllo interno o la conformità. Successivamente individua le parti interessate chiave necessarie per l’esecuzione dei passaggi;
3. Segmenta i progetti in fasi.

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