7 tool di gestione documentale per risparmiare tempo e aumentare la produttività

Noi di Real Document Solution sappiamo perfettamente che più grande è il tuo team, più difficile è gestire il tempo in modo efficace. La buona notizia è che anche le piccole e medie imprese possono oggi beneficiare di strumenti tool di gestione documentale offerti da un sistema ECM – Enterprise Content Management. 

In particolare i sistemi ECM consentono a qualsiasi azienda – indipendentemente dalle dimensioni – di risparmiare tempo e denaro. Tutto questo attraverso la digitalizzazione di documenti cartacei, acquisendo documenti elettronici ed e-mail, automatizzando i processi e assicurando che le persone accedano alle informazioni di cui hanno bisogno, ovunque nel mondo.

 Ecco i migliori 7 tool di gestione documentale per la tua azienda. 

7 tool di gestione documentale per risparmiare tempo e aumentare la produttività

• Accesso remoto ai documenti 

Utilizzando un sistema ECM tutti i documenti aziendali vengono archiviati in un database centralizzato a cui i dipendenti, tramite le proprie credenziali, possono accedere da qualsiasi luogo. Questo vuol dire che un documento può essere aperto ogni volta che un dipendente ne ha bisogno e senza perdere tempo. 

Avere la possibilità di accedere ai documenti da remoto dà la possibilità ai tuoi dipendenti di collaborare in qualsiasi momento, rendendo la tua azienda più agile e reattiva. Inoltre ti offre l’opportunità di gestire le preoccupazioni dei clienti più rapidamente, migliorando la loro soddisfazione e la fidelizzazione. 

Ricorda che ad oggi gestire l’accesso remoto ai documenti è una parte cruciale di ogni dinamica aziendale. Scopri come lavorare in modo smart ed efficiente! 

• Elaborazione automatizzata delle fatture 

Attraverso l’elaborazione automatizzata delle fatture, queste vengono acquisite, digitalizzate e indicizzate prima ancora di essere indirizzate verso flussi di lavoro preconfigurati al fine di essere approvate, pagate e archiviate.

Non è un mistero come l’elaborazione manuale delle fatture richieda molto tempo, oltre al fatto che vi è il rischio di perdere dati o di fare errori. Utilizzando un tool di gestione documentale che facilita l’elaborazione automatizzata delle fatture, l’azienda innanzitutto ottiene un risparmio sulle spese associate alla gestione manuale dei dati, oltre che ridurre drasticamente errori ed ottimizzare il tempo. 

• Assunzioni, domande di lavoro e onboarding

Attraverso un sistema ECM il processo di assunzione viene notevolmente semplificato. Questi sistemi includono strumenti per l’elaborazione digitale delle domande di lavoro e l’integrazione delle pratiche burocratiche, consentendo ai candidati e ai nuovi dipendenti di inviare i propri materiali utilizzando un unico portale.

 I moduli elettronici producono anche risultati ordinabili, consentendo di escludere candidati privi delle competenze o delle credenziali necessarie. In particolare la gestione delle domande di lavoro tramite l’ECM consente di creare una rete più ampia, sia perché il processo di candidatura risulta essere più semplice, sia perché il database centralizzato delle domande di lavoro riduce il tempo necessario per elaborarle. 

 Anche il fatto che i nuovi assunti completino digitalmente le pratiche burocratiche di onboarding aiuta a garantire che inizino il loro nuovo lavoro senza la frustrazione che può derivare dalla compilazione di montagne di moduli e dalla digitazione delle stesse informazioni più e più volte. Alleviare questo tipo di esperienze negative aiuta i nuovi dipendenti a rimanere motivati ​​e ad adattarsi più velocemente. 

• Integrazione con e-mail

Un sistema di ECM consente di archiviare e accedere a ogni tipo di dati e documentazione in un’unica posizione. 

D’altronde i programmi di posta elettronica sono stati progettati per la comunicazione, non per l’archiviazione organizzata, la sicurezza o la ricerca rapida. Se hai difficoltà a trovare le informazioni archiviate in un’e-mail, ecco che hai bisogno di una soluzione ECM che includa un componente di gestione della posta elettronica e si integri con i programmi di posta elettronica che usi quotidianamente.

 Firma elettronica

Quando parliamo di firma elettronica vogliamo indicare uno dei numerosi processi mediante i quali un documento può essere firmato digitalmente. Ormai l’uso delle firme elettroniche è una pratica standard al giorno d’oggi.

La richiesta di firme fisiche è straordinariamente inefficiente. Per cominciare, il processo richiede una copia fisica che deve essere spedita per posta o altrimenti consegnata da e verso il firmatario. Il documento firmato deve quindi essere scansionato per essere poi archiviato. 

Utilizzando le firme digitali puoi eliminare tutta una serie di passaggi non necessari, riducendo significativamente il rischio di errori. 

• Workflow automatizzato

Il flusso di lavoro automatizzato all’interno degli ECM elimina i procedimenti manuali aziendali, consentendo di applicare regole aziendali e di indirizzare automaticamente i documenti. In questo modo un documento è immediatamente accessibile a chiunque abbia l’autorizzazione per visualizzarlo o modificarlo.

Spesso un documento può infatti rimanere per giorni in attesa del passaggio successivo, anche solo perché qualcuno si renda conto che non è mai arrivato di fronte alla persona giusta. Con il workflow automatizzato sei certo che un documento sia indirizzato correttamente. 

Inoltre un flusso di lavoro automatizzato gestito da un sistema ECM garantisce che la gestione delle versioni elimini la confusione causata dalla circolazione di documenti cartacei o dall’affidamento alla posta elettronica per collaborare a contratti, politiche e altri progetti. Avere una singola copia di un documento in posizione centrale che viene ritirata da una persona alla volta e di sola lettura per tutti gli altri vuol dire non dover mai più avere il problema della compilazione manuale delle modifiche o del ricorso accidentale a informazioni obsolete.

Se vuoi conoscere tutti i segreti del workflow documentale, ti consigliamo di leggere questo articolo su Workflow documentale: 5 modi per ottimizzare i processi aziendali.

• Processi paperless

L’ultimo tool di gestione documentale riguarda i processi paperless. I vantaggi di passare senza carta sono illimitati. L’accesso remoto ai documenti critici rende la tua azienda a prova di futuro. L’economia tenderà sempre più al lavoro a distanza, consentendo ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo massimizzando il loro contributo ai tuoi obiettivi aziendali.

Dotarsi di un ufficio paperless porta con sé innumerevoli vantaggi: 

• Maggiore accessibilità;
• Aumento della riservatezza e della sicurezza nelle operazioni aziendali;
• Semplificazione;
• Maggior controllo sulla gestione documentale;
• Più tempo per le attività di valore.

 

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