Cosa rende user-friendly un software gestione documentale

Sai cosa rende user-friendly un software di gestione documentale?

Da qualche anno stiamo assistendo ad una vera e propria rivoluzione digitale. Nonostante questo sono ancora molte le piccole imprese che non sfruttano appieno la tecnologia. Complice una grande disposizione di risorse tecniche interne, le imprese di medie e grandi dimensioni tendono invece ad adottare soluzioni a un ritmo più rapido. Quello che devi sapere è che se un’azienda riesce ad integrare con successo una software di gestione documentale e altre tecnologie, riesce ad ottimizzare al meglio il proprio business. 

Detto questo, non tutti i software di gestione documentale sono uguali tra loro, soprattutto sulla base della loro complessità di utilizzo. 

Come rendere user-friendly un software di gestione documentale? 

In questo articolo troverai tutto quello che devi sapere. 

Iniziamo! 

Software user-friendly: cosa significa?

Il software user-friendly indica è una soluzione tecnica facile da usare per tutto il tuo team nel portare a termine il proprio lavoro all’interno della tua azienda.

 Questo non vuol dire che il software non sia complesso e ricco di funzionalità o che chiunque possa utilizzarlo correttamente. 

Facciamo un esempio. 

Un software di contabilità facile può sembrare facile da usare, ma solo se hai già competenze in materia fiscale. 

 Ad ogni modo scegliere un software user-friendly può soddisfare al meglio le esigenze dell’organizzazione e del team, rendendo le singole attività molto più semplici di quanto non sarebbero senza questo sistema.

Software user-friendly: quali sono le qualità che dovresti cercare?

In una certa misura, le esigenze del tuo team e dei processi aziendali determinano cosa vuol dire user-friendly per la tua azienda. Per aiutarti nell’individuazione del software user-friendly più adatto a te, ecco un elenco per valutare se un potenziale software di gestione dei documenti è adatto.  

Un’interfaccia utente semplice e visivamente accattivante

Il software è intuitivo quando non crea particolari problemi a coloro che lo utilizzano.  

Cerca quindi un software che:

•  Dispone di un’interfaccia utente semplificata e che ti fa vedere le singole attività – o un tipo di attività – alla volta;
• Ti consente di personalizzare sulla base di ruoli e utenti;
• Offre un’interfaccia visivamente accattivante per un’ampia gamma di utenti. 

L’installazione e gli aggiornamenti devono essere facili e semplici

La facilità d’uso inizia prima ancora che qualcuno nell’azienda utilizzi un software di gestione documentale. Se il sistema richiede ore per essere installato su ogni computer dell’utente oppure è difficile da integrare nei processi già esistenti, allora non è quello che stai cercando. Ad esempio uno dei vantaggi dell’utilizzo di software basato su cloud anziché in locale è che gli utenti possono accedere alle informazioni direttamente dal cloud, per cui non è necessaria alcuna installazione locale. 

 Le implementazioni tecnologiche richiedono lavoro e il tuo team dovrebbe essere adeguatamente preparato. Valuta quindi quanto lavoro iniziale è necessario per il processo e se gli aggiornamenti futuri saranno senza interruzioni o richiederanno risorse IT interne. 

Concreto aumento dell’efficienza

Un aumento significativo dell’efficienza è un fondamentale affinché il software di gestione documentale sia considerato user-friendly. Alcuni fattori che guidano un funzionamento efficiente includono:

•  Opportunità per l’automazione dell’ufficio;
• Capacità di integrazione flessibile. Cerca sia la capacità di integrazione che non dipende dal supporto IT interno sia la disponibilità di strumenti più sofisticati come un’API (Application Program Interface) REST;
• Flussi di lavoro intelligenti.

Funzionamento intuitivo e navigazione semplice

Cerca di prediligere un software che presenti un ambiente familiare per il tuo team, senza stravolgere troppo le loro abitudini. 

 Fai attenzione anche alla navigazione – ad esempio la maggior parte delle persone è abituata a menu di intestazione di primo livello. 

Una sicurezza che soddisfa – meglio se supera – gli standard 

Nessuno è immune da problemi di sicurezza. Se si verifica una violazione, in media possono essere necessari mesi prima che venga scoperta!

Discuti sempre le esigenze e i requisiti di sicurezza con i fornitori prima di acquistare il software. Alcune delle migliori opzioni – come DocuWare – sono quelle che forniscono aggiornamenti di sicurezza continui al fine di mantenere i processi e i dati aziendali il più sicuri possibile. Le opzioni basate sul cloud dovrebbero includere l’uso dell’Advanced Encryption Standard (AES).

DocuWare offre procedure affidabili per garantire l’integrità delle informazioni aziendali e soddisfare requisiti della normativa GDPR. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti.

Non richiede risorse software aggiuntive – ma non le esclude

Un software intuitivo fa il suo lavoro senza richiedere l’acquisto e/o l’implementazione di una soluzione di terze parti. 

 Nonostante questo, assicurati che il software di gestione documentale che vuoi acquistare non limiti le integrazioni di terze parti. Man mano che la tua azienda cresce e si evolve, potresti aver bisogno di queste opzioni per supportare nuovi requisiti.

Viene fornito con ampie opzioni di supporto

La gamma di opzioni di supporto di cui dispone un software di gestione documentale può migliorare – ma anche distruggere – il grado di facilità d’uso di un software. Oltre ad esempio alla possibilità di contattare e connettersi con un team di supporto esperto, dovresti cercare risorse aggiuntive che possono concretamente aiutare il tuo team a ottenere il massimo. 

 Il nostro consiglio è quello di cercare un software che offra: 

• Video didattici, newsletter, blog. Quando hai la possibilità di leggere articoli su funzionalità e vantaggi specifici in un blog, in una newsletter o guardare video su come utilizzarli, puoi essere certo che il tuo team stia ottimizzando la produttività e l’efficienza grazie al software di gestione documentale; 
• Forum di discussione, che ti consentono di entrare a far parte di una comunità di utenti e collaborare con i tuoi colleghi di altre aziende;
• Aggiornamenti automatici. Se ad esempio decidi di optare per un software basato su cloud, gli aggiornamenti automatici assicurano che la versione con cui stai lavorando sia sempre quella supportata e la più sicura;
• Supporta le opzioni di contatto. I fornitori possono dare supporto tramite telefono, chat, e-mail o di persona. Cerca soluzioni software supportate dal tipo di supporto che funziona meglio per te e il tuo team. Scopri come la gestione documentale migliora il tuo customer service. 

Software user-friendly: tutti i vantaggi 

Sono tanti i vantaggi che puoi ottenere utilizzando un software user-friendly. Ecco i principali: 

• Maggiore produttività: un software efficiente consente al personale di fare di più nello stesso lasso di tempo;
• Capacità di stare al passo con i ritmi del business moderno, per essere sempre competitivo sul mercato; 
• Tassi di adozione più elevati; 
• Maggiore possibilità di raggiungere gli obiettivi prefissati; 
• Risparmio di tempo e di denaro. 

 

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