Workflow documentale: 5 modi per ottimizzare i processi aziendali

Negli ultimi anni la gestione documentale ha subito una drastica trasformazione. In un’era improntata alla digitalizzazione, per rimanere competitive sul mercato, le aziende non possono non adeguarsi alle nuove tecnologie. Non adeguarsi vuol dire quindi sprecare tempo e risorse. 

In questo contesto ricopre un ruolo chiave la gestione documentale. In poco tempo anche la gestione documentale è passata dalla digitalizzazione dei documenti alla digitalizzazione di interi processi e workflow documentali. 

Oggi il workflow management è al centro di tutti i processi di gestione documentale.

Ma cosa sono esattamente i workflow documentali? 

Come funzionano all’interno di un processo di business?

Ma soprattutto, come ottimizzare i tuoi processi aziendali con i workflow documentali? 

Noi abbiamo individuato 5 modi per ottimizzare i processi aziendali. Non ti resta che analizzarli e metterli subito in atto!

Iniziamo!

Workflow documentale: come funziona all’interno di un processo di business

Il workflow documentale è un processo di gestione dei flussi aziendali attraverso appositi software digitali. Rispetto alle procedure di archiviazione e documentazione manuali, esso porta con sé numerosi vantaggi, accorciando le tempistiche richieste e minimizzando le risorse utili all’implementazione dei processi. 

Parliamo quindi della gestione dei processi di business e della loro ottimizzazione, ovvero del coordinamento di informazioni, sistemi e persone per raggiungere i propri obiettivi aziendali. 

In particolare si distingue tra:

• Workflow di integrazione: perfetti per pilotare progetti di business trasversali. Richiedono diversi software e applicazioni;
• Workflow di automazione: permettono una gestione dei flussi di lavoro in modo tale da rendere automatiche le attività da eseguire.

Oggi le moderne tecnologie per la gestione dei workflow permettono di elaborare i flussi e spostare il loro controllo oltre le applicazioni, migliorando in questo modo la visibilità e il controllo stesso.

Workflow documentale: tutti i vantaggi 

Fare affidamento a uno schema automatizzato attraverso workflow documentale, rappresenta la soluzione migliore per qualsiasi azienda che quotidianamente deve gestire una grande mole di dati e informazioni. 

I vantaggi che ne derivano sono infatti molteplici:  

• Velocizza i flussi di lavoro;
• Elimina le pile di carta in ufficio, per un ambiente sempre più paperless;
• Automatizza le operazioni ripetitive, garantendo un risparmio in termini di risorse e tempo.  

Grazie all’adozione di specifiche tecnologie, la corretta gestione dei workflow documentali consente di automatizzare l’esecuzione di determinate azioni attraverso la digitalizzazione aziendale, e di gestire l’avanzamento delle attività in uno specifico flusso. In questo modo vengono migliorate la qualità e l’efficienza del lavoro, assicurando il raggiungimento degli obiettivi di business.

Se vuoi sapere come implementare al meglio il workflow documentale nella tua azienda, ti consigliamo di leggere questo articolo sul Workflow documentale: come implementarlo al meglio nella tua azienda.

5 modi per ottimizzare i processi aziendali con il workflow documentale

Perché investire tempo in attività che potrebbero essere svolte in modo automatizzato? 

Minore è infatti il tempo che si dedica ad attività automatizzabili e ripetitive, maggiore è il tempo investibile nelle aree critiche del proprio lavoro. Ecco perché dovresti integrare un sistema basato sui workflow documentali nella tua azienda. 

Ecco allora i 5 modi con cui puoi ottimizzare i processi aziendali grazie ai Workflow Documentali: 

• Coinvolgi tutto il team aziendale 

Per aumentare la sicurezza dei documenti aziendali, la soluzione migliore è organizzare le informazioni e l’uso di workflow documentali in modo trasparente, anche grazie al coinvolgimento di tutto il team e alla responsabilizzazione di chi lavora in azienda.

• Focalizzati su precisi obiettivi di business

Se risparmi tempo e risorse grazie all’introduzione di un workflow documentale, hai la possibilità di dedicarti maggiormente ad attività critiche per raggiungere i tuoi obiettivi di business. Un sistema che si basa sul workflow management consente di racchiudere tutti i file in un hub centrale, riducendo il tempo necessario per la ricerca dei documenti e consentendo al tuo team di ottimizzare il proprio lavoro ed avere successo.

• Identifica quali sono i maggiori ostacoli ai tuoi obiettivi e i punti critici

I software per lo sviluppo dei documenti aiutano tutte le aziende a organizzare le informazioni e creare file in modo tale da raggiungere la persona giusta al momento giusto. Il problema è che a volte questo non basta. 

Attraverso il workflow management è possibile individuare colli di bottiglia, ostacoli ed altre inefficienze del sistema. Pensa ad esempio all’eccessivo tempo di attesa per una forma o la perdita dei fogli di lavoro. Si tratta di eventi che tendono a rallentare l’intero processo lavorativo, minacciando il raggiungimento degli obiettivi di business. La soluzione è quindi quella di introdurre workflow documentali!

• Articola ed ottimizza gli attuali workflow documentali 

Ricorda sempre che i workflow documentali aiutano la tua azienda a rendere accessibili le informazioni tramite varie tipologie di documenti e piattaforme, eliminando le attività e le inefficienze che portano solo a perdite di tempo.

Anche il più piccolo cambiamento del flusso di lavoro è importante per informare il team aziendale coinvolto nelle diverse fasi dei processi e individuare una persona chiave per fare brainstorming sui miglioramenti da apportare al workflow documentale, individuare eventuali ostacoli e riportare il tutto al team di lavoro.

• Ottimizza in modo continuo

Il segreto per ogni azienda è quello di ottimizzare continuamente processi e procedure, oltre che dotarsi di un sistema di gestione documentale e di workflow documentale, riducendo così l’errore umano. Nel momento in cui un nuovo documento viene aggiunto al database, le informazioni vengono immediatamente scansionate, riconosciute e pronte per un uso futuro. Inoltre i dati possono essere usati anche senza l’input dell’utente.

Risulta quindi evidente come per ogni azienda sussista la necessità di dotarsi di workflow documentali e iniziative di business process management al fine di ottimizzare i propri processi aziendali, eliminando le inefficienze e raggiungendo gli obiettivi prefissati.

 

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