Gestione documentale per l’ufficio acquisti: la guida completa

Quando si parla di gestione documentale per l’ufficio acquisti, lo scopo è quello di gestire in modo ottimizzato i servizi necessari per supportare l’attività produttiva, semilavorati e gli approvvigionamenti di beni. Più in generale si tratta di gestire il business dell’azienda in modo efficace, riducendo al minimo i costi.

La gestione acquisti è infatti in grado di avere un forte impatto sui profitti e i risultati di business. Innanzitutto ha un forte impatto sulla liquidità di breve periodo, in quanto l’incapacità dell’azienda di pagare i fornitori nei giusti tempi compromette la sua sopravvivenza nel lungo periodo. Ma pensiamo anche alla qualità della produzione. Questa infatti dipende direttamente dalla gestione acquisti, perché qualsiasi azienda che non sia in grado di procurarsi materie prime di qualità a prezzi equi si trova costretta a realizzare una produzione di minor pregio, e questo comporta danni in termini di contenziosi contrattuali e di immagine. 

Tutti questi aspetti fanno concorrono a far emergere la necessità di organizzare una gestione più efficace ed efficiente, tramite anche il monitoraggio ed il perfezionamento di tutti i processi che lo compongono, a partire dalla definizione dei bisogni di materie prime fino al pagamento delle fatture, passando poi attraverso le procedure di trasporti, logistica e di inventario. 

Come deve essere realizzata la gestione acquisti? 

Continua a leggere per saperne di più!

Gestione documentale per l’ufficio acquisti: di cosa si tratta

Quando parliamo di gestione acquisti facciamo riferimento ad un’attività particolarmente complessa che richiede all’azienda la capacità di saper correttamente coordinare tutte le risorse umane che si occupano dell’area di approvvigionamento, ma anche i software e le applicazioni di gestione delle risorse aziendali e di organizzazione del magazzino. 

Non è raro che questa attività nelle PMI sia soltanto abbozzata, condensata in un semplice foglio Excel. Ma per realizzare in modo efficace la gestione acquisti nella tua azienda ci vuole ben altro. Ecco perché.  

Come si realizza la gestione documentale per l’ufficio acquisti

Idealmente la gestione acquisti può essere divisa in due aree: 

• ciclo passivo: gestione degli ordini di acquisto e dei fornitori;
• ciclo attivo: gestione degli ordini di vendita e dei clienti.

Se vuoi approfondire la differenza tra ciclo attivo e ciclo passivo, ti consigliamo di leggere questo articolo su Gestione del ciclo attivo e del ciclo passivo aziendale: tutto quello che c’è da sapere.

Vediamo adesso nel dettaglio come si realizza la gestione documentale per l’ufficio acquisti.

Come gestire gli approvvigionamenti

Per realizzare in modo efficace la gestione acquisti devi considerare che questa va ben oltre la creazione di una lista di prodotti o materiali necessari per sostenere i cicli della produzione. Qualsiasi azienda deve essere in grado di presidiare ciascun aspetto del purchase management, al fine di ottenere le condizioni migliori negli approvvigionamenti. Solo in questo modo può assicurare la massima efficacia senza compromessi sulla continuità del business. 

Ad esempio, eccessive scorte di magazzino tendono ad immobilizzare i  capitali, che la stessa azienda potrebbe impiegare in modo più conveniente. Oppure giacenze non in linea con le necessità e i ritmi della produzione generano i cosiddetti colli di bottiglia, contenziosi e ritardi. Ecco spiegato il motivo per cui una gestione degli approvvigionamenti ottimizzata deve essere un obiettivo strategico per l’organizzazione. 

Per fare questo ad oggi le tecnologie informatiche consentono di massimizzare l’efficienza e l’efficacia dei processi legati agli approvvigionamenti. La digitalizzazione della gestione acquisti – eProcurement, electronic procurement -, ha il vantaggio di garantire all’organizzazione la capacità di accedere a servizi e prodotti che sono perfettamente in linea con le esigenze di business, sia per la qualità che la quantità, e al miglior prezzo possibile.

Questi software assicurano un’operatività fluida, la trasparenza e la tracciabilità dei processi, tre elementi indispensabili in ogni azienda. Soltanto tramite una gestione digitalizzata è infatti possibile ridurre costi e tempi di gestione per le attività legate alla valutazione e alla selezione delle performance dei fornitori, tracking delle negoziazioni, pagamento dei fornitori, emissione dell’ordine, gestione dei cataloghi e gestione dei documenti di trasporto. 

Come gestire gli ordini di acquisto

Per quanto riguarda gli ordini di acquisto, l’obiettivo a cui ogni azienda deve puntare è quello di tracciare tutti gli ordini, dalla loro immissione nel sistema fino alla loro evasione, riuscendo contemporaneamente a garantire una gestione coordinata di tutti i flussi di dati e i processi. La gestione in digitale del ciclo passivo consente di ottenere significativi risparmi e migliorare le performance del ciclo produttivo.

Se è vero che ogni azienda cambia rispetto ad un’altra, è anche vero che gli elementi del workflow nella gestione di ordini di acquisto dovrebbero solitamente comprendere queste fasi.

• Formulazione di Richiesta d’Acquisto (RDA), ovvero un documento contenente: la descrizione delle materie prime o dei prodotti da acquistare, le quantità, le specifiche tecniche, i tempi di consegna, gli eventuali fornitori già contattati in passato;
• Gestione preventivi e inoltro dell’ordine;
• Negoziazione e gara telematica: attraverso delle procedure di acquisto informatizzate è ad esempio possibile effettuare trattative direttamente con il fornitore;
• Evasione dell’ordine;
• Inventario o gestione delle scorte: se integrato con ERP o gestionali, oppure se connesso con un sistema di gestione del magazzino, il sistema di gestione ordini provvede anche ad aggiornare automaticamente il livello delle giacenze.
• Gestione dello scadenziario e dei documenti di trasporto (DDT);
• Registrazione delle fatture passive.

Gestione ordini e clienti: come si svolge il processo 

Se si decide di realizzare una gestione automatizzata degli ordini di vendita attraverso un Order Management System – OMS -, è possibile tenere traccia di tutti i processi e i flussi informativi, oltre che controllare in qualsiasi momento lo stato di evasione. Generalmente questi sistemi sono collegati all’ERP o al gestionale tramite plugin che sono in grado di trasformare gli ordini ricevuti dal front end – che può essere un’app mobile, il sito web, un centralino ecc… – in informazioni utili per innescare la creazione della spedizione, la gestione del trasporto e della logistica. Solitamente il sistema è strutturato in modo tale da verificare automaticamente i singoli elementi dell’ordine. 

Ecco che in questo modo è possibile sincronizzare al meglio i ritmi della produzione con quelle che sono le reali esigenze del mercato, ma anche di stabilire tempistiche di evasione veritiere. La filiera può essere realmente integrata fornendo feedback rapidi inerenti lo stato di evasione dell’ordine, in modo tale da eliminare ritardi e colli di bottiglia e riducendo al minimo gli imprevisti. La capacità di garantire la massima visibilità e trasparenza su queste fasi del ciclo consente all’azienda di guadagnare la fiducia del cliente e offrire servizi di valore.

La digitalizzazione del ciclo attivo si struttura quindi su diverse attività:

• Gestione preventivi;
• Gestione ordini;
• Generazione DDT (Documento di Trasporto);
• Gestione della logistica del magazzino e in uscita;
• Emissione e gestione fatture;
• Integrazione con il CRM;
• Gestione degli incassi.

Come migliorare la tua gestione documentale dei fornitori 

La regola principale è che i beni e servizi di cui l’azienda ha bisogno devono essere ottenuti alle migliori condizioni possibili e al miglior prezzo. Il punto di partenza è rappresentato dall’implementazione di alcune best practice che consentono di ottimizzare il purchase management. 

Ecco quali sono: 

• Garantire informazioni sempre perfettamente aggiornate su prodotti e prezzi;
• Per quanto possibile, centralizzare le attività di acquisto;
• Sviluppare metriche che siano utili a valutare le performance delle attività di gestione acquisti;
• Sviluppare procedure e strategie di acquisto codificate;
• Creare un albo di fornitori “privilegiati” – questo elenco dovrà essere aggiornato costantemente; 
• Usare accordi-tipo;
• Ordinare solo quando espressamente richiesto;
• Integrare processi e sistemi d’acquisto con la gestione della contabilità e del magazzino. Questo contribuisce a garantire che tutti i flussi di merci e dati siano perfettamente sincronizzati;
• Investire in tecnologie digitali al fine di migliorare la gestione dell’intero workflow. In questo modo si elimina la carta dai processi e si ottengono vantaggi legati alla massima integrazione tra gestione acquisti, gestione degli inventari e ERP.

 

Contattaci se stai cercando un software di gestione documentale in grado di fare tutto questo! Richiedi la tua prova gratuita di DocuWare!