Come la gestione documentale migliora il tuo customer service

In un mondo sempre più improntato alla digitalizzazione, sono davvero tantissimi i vantaggi che le nuove tecnologie sono in grado di apportare alle aziende – soprattutto nell’ambito del tuo customer service. Tra questi vi è l’abbassamento dei costi legati ai documenti cartacei – nell’ottica di un ufficio sempre più paperless -, la massimizzazione delle energie e la riduzione dei tempi di lavoro.

Tutto questo è reso possibile anche grazie all’implementazione in azienda di software di gestione documentale e al digital workflow, che rappresentano strumenti in grado di rivoluzionare concretamente i processi interni aziendali. Ma nonostante i vantaggi siano tanti, non tutte le aziende hanno deciso di utilizzare questi strumenti innovativi, legati a vecchi schemi e preoccupati che i nuovi approcci possano portare disordine e preoccupazione. 

Nonostante alcuni siano ancora convinti che passare dal formato cartaceo a quello digitale voglia dire mettere a rischio il proprio lavoro, quello che in realtà la gestione documentale fa è di incrementare la loro velocità nello svolgere le mansioni assegnate. 

Facciamo subito un esempio. 

Per tutti gli addetti alle relazioni con i clienti, la gestione documentale rappresenta uno strumento fondamentale e prezioso in grado di agevolare la conduzione del proprio lavoro, andando a migliorare anche il customer service.

Cosa succede in concreto? 

Come può la gestione documentale migliorare davvero il tuo customer service? 

In questo articolo andremo ad approfondire questo aspetto fondamentale, cercando poi di capire come DocuWare sia lo strumento perfetto per migliorare il tuo customer service. 

Continua a leggere per saperne di più! 

L’importanza del Customer Service

Da sempre l’addetto al Customer Service è quella figura professionale che svolge un ruolo fondamentale nell’ambito del coordinamento delle attività di relazione con i clienti, specialmente nel settore del commerciale.

Scendendo nel dettaglio, il customer service gestisce l’intero servizio di informazione al cliente, come ad esempio per dettagli che riguardano gli ordini e il loro stato di avanzamento. 

Cioè che è fondamentale sottolineare è che l’obiettivo principale del customer service è la soddisfazione delle esigenze del cliente. Il suo raggiungimento passa soprattutto attraverso l’ottimizzazione del ciclo di comunicazione, supervisionando il contatto con i clienti. I due strumenti chiave sono quindi efficienza e tempestività. 

Ad oggi infatti il customer service è qualcosa di molto più che erogare un servizio di assistenza ai clienti. Soprattutto a causa della pandemia, non esiste azienda che non abbia capito l’importanza di potenziare la qualità della relazione con fornitori, partner, collaboratori, dipendenti e clienti. Grazie a nuovi software di gestione documentale e all’evoluzione delle tecnologie digitali, oggi ogni azienda può integrare in modo dinamico il customer service, abilitando così una customer experience rilevante, pertinente e ad alto tasso di personalizzazione.

Customer-Centric: come rafforzare i processi con la digitalizzazione 

Nel momento in cui un’azienda decide di digitalizzare il proprio servizio attraverso una strategia customer-centric – ponendo quindi l’attenzione sulle esigenze del cliente – è importante che la stessa azienda inizi a porsi alcune domande:

• Come arriva in azienda il documento cartaceo? E come può essere inserito all’interno di un sistema digitale?
• Una volta arrivato il documento, qual è la prima cosa che viene fatta?
• Quali sono le informazioni che devono essere acquisite e poi trasmesse ad altri sistemi?
• Dove va il documento?
• Come si muove all’interno dell’azienda?
• Dove, come e per quanto tempo il documento deve essere conservato?

Anche se in un primo momento può sembrare inutile e banale, in realtà rispondere a queste domande aiuta concretamente l’azienda a definire il proprio progetto per il sistema di gestione documentale e il conseguente digital workflow.

Uno degli step più importanti consiste nell’identificare le divisioni aziendali a cui devono essere inviate le informazioni che si trovano nel documento. Inoltre è necessario definire il lasso di tempo in cui si potrà iniziare a lavorare sulla pratica una volta che sono state acquisite tali informazioni. 

In questo modo agli occhi dei dipendenti il flusso di lavoro digitale che viene usato all’interno dell’azienda risulterà molto simile alla procedura cartacea adoperata fino a quel momento, ma con dei piccoli aggiustamenti dal punto di vista dell’efficienza.

Come incrementare il tuo customer service grazie ai software di gestione documentale 

In generale i software di gestione documentale aiutano le aziende a centralizzare tutti i dati, le informazioni e i documenti attraverso la gestione di ogni fase, dalla loro creazione, all’archiviazione fino ad arrivare alla conservazione a norma. Favoriscono una ricerca e una condivisione più rapida dei documenti e ottimizzano le varie modalità di interazione e comunicazione. 

Tutto questo tendo a facilitare e a rendere più fluido il passaggio delle informazioni, conferendo valore all’azienda. 

Nell’ambito del rapporto con i clienti, i principali vantaggi che derivano dall’uso di software di gestione documentale riguardano la condivisione dei documenti e i tempi di risposta. Ecco come: 

Condivisione semplice e rapida dei documenti

Nel momento in cui un cliente richiede un documento si crea una copia che gli viene spedita tramite posta cartacea, fax o e-mail. Così facendo il cliente ha la possibilità a sua volta di realizzare una copia del documento, senza però il consenso dell’azienda. Il problema è che questa copia potrebbe potenzialmente finire anche nelle mani sbagliate, provocando un danno sia nei confronti del cliente che nei confronti dell’azienda stessa. 

Se si ricorre ad un sistema di gestione documentale, tutti i rischi ed i problemi legati ad un documento cartaceo non esistono più. In questo modo l’azienda può condividere il documento con il cliente usando semplicemente un link che gli viene inviato tramite e-mail. Questo tipo di condivisione non solo riduce il rischio di fuga di notizie, ma aumenta anche la velocità di risposta da parte dell’azienda. Vediamo meglio anche questo aspetto.

Risposte più veloci alle richieste del cliente

Dotarsi di un software di gestione documentale vuol dire avere sempre a portata di mano una banca dati interrogabile. Tutti coloro che si occupano delle relazioni con i clienti possono estrapolare rapidamente tutti i dati relativi a uno specifico documento, un servizio o un prodotto. Il tutto evitando lunghe attese!  

DocuWare: il software di gestione documentale sempre al tuo fianco 

DocuWare è l’Enterprise Content Management più potente del mondo che rivoluziona il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all’interno della tua azienda.

Con DocuWare puoi creare un flusso di documenti agile che riduce il tempo di gestione delle pratiche. Inoltre puoi automatizzare i passaggi di consegna, evitare di stampare la carta e rendere il tuo team più produttivo.

 

Fai il primo passo verso il futuro della tua azienda!

Richiedi la tua versione di DocuWare gratuita!