Il futuro del settore HR: il fascicolo digitale

La digital transformation sta rivoluzionando non soltanto la vita di tutti i giorni, ma anche il mondo del lavoro. Oltre ad aver imposto al business aziendale delle nuove sfide in termini di competitività, internazionalizzazione e velocità, l’accelerazione digitale ha contribuito a ridisegnare radicalmente lo spazio di lavoro e trasformato il modo di lavorare delle persone, sempre più collaborativo, condiviso e mobile. 

In questo contesto il reparto HR di ogni azienda è chiamato a farsi leader del cambiamento organizzativo, culturale e tecnologico richiesto oggi alle aziende. L’adozione del fascicolo digitale del personale rappresenta una soluzione capace di fare il primo grande passo verso quello che in futuro sarà il reparto HR 4.0. Uno strumento facile da consultare ed efficiente anche da remoto, che promuove una politica full paperless e rende più agile lo smart working.

Quale sarà quindi il futuro del settore HR? 

HR 4.0: che cosa significa

Il termine HR 4.0 viene usato per indicare le nuove tecnologie e le attività digitali che si riferiscono in generale alle persone che appartengono alle strutture interne ed esterne all’azienda. 

Affinché il settore delle Risorse Umane sia leader di questo cambiamento digitale, bisogna che innanzitutto avvenga un’importante trasformazione interna. Le nuove tecnologie –  in particolare le Machine Learning e l’Intelligenza Artificiale – rappresentano infatti quegli strumenti che ad oggi permettono a questo settore di rivedere i propri modelli di organizzazione del lavoro con l’obiettivo di ottimizzarli e automatizzarli in parte. In questo modo l’azienda riesce a stare al passo con le nuove esigenze di un mondo del lavoro sempre più digitale e non perdere la propria competitività sul mercato. 

Il primo ambito di applicazione di queste tecnologie riguarda le attività di talent selection e recruiting. Attraverso particolari motori basati sul machine learning, la tecnologia riesce ad esempio ad ottimizzare il processo di pre-screening dei CV dei potenziali candidati e individua coloro che sono potenzialmente più adatti a soddisfare i requisiti dell’azienda. 

Altri processi che possono essere ottimizzati riguardano l’aspetto del Learning e tutte le attività di gestione amministrativa delle risorse umane – un esempio sono l’uso di assistenti virtuali che guidano e supportano il dipendente. 

Tutto questo è reso possibile grazie all’adozione di un software di gestione documentale, che consente di semplificare il flusso dei documenti, che vengono acquisiti, indicizzati e salvati all’interno di un archivio digitale centralizzato e che può essere facilmente consultato in ogni momento. Che si tratti di una piccola o grande impresa e indipendentemente dal tipo di attività svolta, un software di gestione documentale applicato nel settore delle risorse umane semplificherà molto il lavoro quotidiano. Per sapere come fare ti consigliamo di leggere questo articolo su Gestione documentale nel settore HR.

I limiti del settore risorse umane tradizionale

Durante tutta la sua vita lavorativa un dipendente genera una grande quantità di documenti. Questi rappresentano la sua storia professionale e sono raccolti all’interno del fascicolo del personale aziendale. Stiamo parlando di documenti come benefit, provvedimenti disciplinari, corsi di formazione seguiti, CV, rimborsi, contratti d’assunzione, certificati di malattia o infortuni, richieste di maternità, note spese, avanzamenti di carriera, dotazione assegnata al dipendente e moltissimo altro ancora. 

All’interno dell’azienda tutta questa documentazione cartacea deve essere adeguatamente conservata e gestita negli archivi aziendali. E’ un’attività meccanica, ripetitiva, che richiede un grande impiego di risorse ed energie – il tutto a danno del core business.

Per questo motivo diventa centrale l’ottimizzazione e l’automatizzazione di questi processi, che possono apportare all’azienda un importante vantaggio competitivo.

Non solo, ma tutte le attività di consultazione e di reperimento dei documenti conservati comportano un’ulteriore problematica: il rischio connesso all’errore umano, ovvero lo smarrimento e il danneggiamento involontario. 

Tutto questo può essere risolto tramite il processo di dematerializzazione documentale o creando un fascicolo del personale digitale con il suo relativo archivio.

Bisogna comunque sottolineare come il machine learning e l’Intelligenza Artificiale saranno sicuramente delle tecnologie in grado di creare una reale trasformazione digitale dell’HR. Ma in un settore del business dove il contatto diretto con la persona è fondamentale, queste tecnologie non potranno mai andare a sostituire totalmente l’aspetto relazionale tra dipendenti e HR. Sicuramente la tecnologia si rivelerà utile ed efficace nell’ottimizzazione di molte attività aziendali, ma non si potrà mai prescindere da una componente umana, parte fondamentale di ogni azienda. 

Tutti i vantaggi del fascicolo digitale del personale

Abbiamo visto come la tecnologia riesca a risolvere alcune problematiche che sono intrinseche al settore HR. In questo contesto risulta molto utile l’adozione di un fascicolo digitale del personale, in quanto supporta la creazione di un archivio elettronico dei dipendenti e permette di riunire tutti i documenti in un unico luogo. Inoltre, come qualsiasi altro strumento di gestione documentale elettronica, abilita e promuove il cosiddetto digital workplace, ovvero un luogo di lavoro che garantisce flussi di lavoro ottimizzati e attività semplificate e più efficienti.  

I vantaggi che l’adozione del fascicolo digitale apporta all’azienda sono davvero molti. Ecco quali sono i principali: 

• Automazione delle attività quotidiane ripetitive: in questo modo il personale risparmia tempo ed energie, potendosi quindi dedicare ad attività più determinanti per l’azienda; 
• Riduzione dei tempi di modifica, ricerca e consultazione dei documenti;
• Gestione paperless dei processi;
• Dematerializzazione dei fascicoli cartacei;
• Semplificazione delle attività e dei processi di gestione documentale;
• Gestione semplice ed intuitiva del fascicolo del dipendente;;
• Integrazione con gli altri sistemi informatici aziendali, garantendo un interscambio dei flussi informativi;
• Risposte in tempi molto ridotti a tutte le richieste che arrivano al reparto HR;
• Documentazione sempre aggiornata;
• Tracciamento online degli accessi al fascicolo;
• Visione d’insieme della situazione di ogni dipendente.

Il fascicolo digitale del personale digitale è quindi in grado di ottimizzare i processi di gestione del reparto HR nel lungo periodo. Inoltre è in grado di garantire la continuità lavorativa anche da remoto. Tutto questo apportando maggiore efficienza e trasparenza anche al resto dell’organizzazione.

Se stai cercando un software di gestione documentale per realizzare al meglio il tuo fascicolo digitale del personale, DocuWare è la soluzione che stai cercando! Rivoluziona il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all’interno della tua azienda.

 

Contattaci per ricevere la tua demo gratuita!