Cronologia dei documenti Docuware: come utilizzarla ogni giorno in azienda

La gestione documentale indica quel processo che abbraccia uno specifico documento durante tutto il suo ciclo di vita, dalla creazione fino ad arrivare all’archiviazione. Una corretta gestione documentale è fondamentale per qualunque tipo di azienda, a prescindere dalle sue dimensioni e dal tipo di attività che essa svolge. Quando però parliamo di documenti elettronici, non è sempre facile ricondurre un accesso e/o una modifica ad un determinato utente. Nonostante ciò, comprenderlo è fondamentale per l’azienda, soprattutto in termini di responsabilità, per capire quali siano state le decisioni – e chi le ha prese – durante il percorso di formazione di un determinato documento. Per questo si prende in considerazione la cronologia dei documenti.

L’azienda deve quindi dotarsi di un software di gestione documentale che sia in grado di rendere questi procedimenti totalmente trasparenti, rispettando però la privacy attraverso il controllo degli accessi e recuperando i dati in caso di emergenza. 

Uno dei migliori software di gestione documentale che è capace di rendere possibile tutto questo, è rappresentato da DocuWare. 

Vediamo perché. 

Come funziona la cronologia di un documento in Docuware

DocuWare rappresenta l’Enterprise Content Management più potente al mondo, che ha totalmente rivoluzionato il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti all’interno dell’azienda.

DocuWare spicca tra tutti gli altri software di gestione documentale grazie soprattutto a tre elementi, indispensabili per un’azienda: 

• Flessibilità: il software mette a disposizione delle aziende un motore che è capace di ricreare qualsiasi processo aziendale. Questo permette di implementare dei nuovi processi soltanto nel momento in cui il team è pronto ad assimilarli;
• Sicurezza: DocuWare offre procedure affidabili per garantire l’integrità delle informazioni aziendali, soddisfando tutti i requisiti della normativa GDPR. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano un completo controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo l’azienda da sottrazioni, manipolazioni di documenti e perdite;
• Scalabilità: grazie al sistema Cloud di DocuWare, ciascun documento è centralizzato e accessibile da qualsiasi dispositivo – basta una connessione a una rete internet. 

Più precisamente, per quanto riguarda il tema della cronologia del documento, DocuWare fornisce due modi semplici ed intuitivi per visualizzare – in qualsiasi momento – tutte le attività di workflow che sono state completate. 

1. Innanzitutto è possibile visualizzare la cronologia del flusso di lavoro per un determinato documento utilizzando l’Elenco dei risultati. Ti basterà cliccare sul documento per aprire il menu di scelta rapida. A questo punto si aprirà l’opzione Cronologia > scheda Flusso di lavoro. È davvero semplice. 

2. Un’altra opzione consiste invece nel cliccare su collegamento a un’attività – ad esempio una ricevuta tramite e-mail. Così facendo le decisioni che sono state prese durante tutto il percorso possono essere visualizzate in un secondo momento. 

In ogni caso la cronologia di ciascun documento elaborato rimane sempre disponibile tramite DocuWare Client.  

Gestire la cronologia dei documenti efficacemente con Docuware

Se è vero che per un’azienda è fondamentale visualizzare correttamente la cronologia di un documento, è anche vero che questa semplice operazione non basta: per ottenere concretamente dei risultati bisogna che la gestione della cronologia sia efficace.

Bisogna quindi che il software di gestione documentale prenda in considerazione alcuni specifici elementi e garantisca alcuni importanti fattori – su tutti, trasparenza dei procedimenti e privacy sugli accessi.

Ancora una volta ci viene in aiuto DocuWare. 

Grazie infatti alla sua struttura digitale, è possibile controllare cosa succede con i tutti i dati e i documenti, in modo tale da poterli raccogliere, elaborare e archiviare senza alcun timore di uso improprio o perdita, permettendo inoltre di salvaguardare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle stesse informazioni aziendali.

Vediamo come. 

Utilizzare filtri 

Per rendere più efficace la gestione della cronologia, è utile filtrare i documenti in base ad alcune loro caratteristiche. È proprio attraverso la personalizzazione delle attività che l’azienda riesce a risparmiare tempo e risorse. 

Per ottenere infatti una panoramica più rapida, bisogna filtrare il contenuto dell’elenco delle attività aziendali. DocuWare fornisce anche la possibilità di filtrare in più colonne contemporaneamente. 

Come? Troverai un simbolo di filtro nell’intestazione di ogni colonna. Una volta impostato un filtro, apparirà il pulsante Reimposta filtro per annullare l’impostazione.

Processi trasparenti al 100%

Un aspetto fondamentale per una corretta ed efficace gestione della cronologia di documenti, è rendere i processi completamente trasparenti. Per questo motivo la digitalizzazione con DocuWare è sinonimo di tracciabilità e trasparenza al 100%. 

Grazie alla possibilità di registrazione dettagliata e all’analisi di tutte le operazioni, si ha sempre il pieno controllo su versioni, modifiche e processi dei documenti. 

In questo modo potrai gestire tutte le operazioni in modo digitale e automatizzato utilizzando workflow, consentendo così ai dipendenti di lavorare in modo tempestivo e trasparente.

Totale rispetto della privacy attraverso il controllo degli accessi

In DocuWare l’accesso ai documenti e alle informazioni si basa su una complessa struttura di autorizzazioni. In questo modo è possibile gestire e controllare quali dipendenti ricevono quali autorizzazioni per leggere, salvare, elaborare, esportare, modificare o eliminare i dati. 

Così facendo si possono organizzare tutte le operazioni in modo tale da mantenere i dati e i documenti riservati e protetti, oltre che verificare l’integrità dei documenti più importanti attraverso l’uso di firme elettroniche.

Protezione contro i cryptovirus e altri malware

DocuWare Cloud offre una protezione molto alta per i documenti contro cryptovirus o altri malware. 

Grazie a Microsoft Azure, il 99% di tutti i virus è già noto al sistema, motivo per cui un documento contaminato viene immediatamente riconosciuto come tale da DocuWare e non può essere archiviato. 

Ma anche nel caso in cui ci sia un virus completamente nuovo, questo non sarebbe in grado di diffondersi negli altri documenti aziendali, grazie ad una complessa struttura di DocuWare Cloud che è capace di garantire sempre un elevato livello di sicurezza per la protezione da ogni virus – anche quelli nuovi. 

Recupero dei dati in caso di emergenza

In qualsiasi momento può verificarsi un problema che potenzialmente può colpire anche il data center più sicuro. Proprio per questo motivo devi avere in altri centri delle copie di riserva dei dati. 

Grazie a DocuWare puoi garantire la continuità aziendale con il backup dei dati salvati. Così tutti i tuoi documenti e le tue informazioni possono essere resi nuovamente disponibili in pochissimo tempo.

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