Documento informatico e firma elettronica: come funziona

Uno degli aspetti fondamentali nell’ambito della Digital Transformation aziendale, riguarda il cosiddetto documento informatico. 

Il passaggio dal documento analogico a quello digitale non solo è già in atto, ma porta con sé innumerevoli vantaggi, uno dei quali è legato alla riduzione dell’impatto ambientale grazie al fenomeno dell’ufficio paperless – meglio conosciuto come l’ufficio senza carta. 

Dotarsi di documenti informatici, inoltre, è fondamentale anche per migliorare l’efficienza e ottimizzare tempo e risorse preziose. Firmare digitalmente un documento significa in sostanza ridurre costi e tempi di gestione del ciclo di vita di un documento – oltre a dargli valore legale.

Gestire i documenti digitali richiede, tuttavia, una buona conoscenza di nuove tecniche, quali ad esempio la firma elettronica, che è in grado di gestire in modalità digitale la sottoscrizione del documento stesso. La firma elettronica è quindi elemento imprescindibile quando si parla di documenti digitali, e bisogna necessariamente conoscerne modalità e funzioni. 

In questo articolo esamineremo quindi più da vicino il documento informatico e la firma elettronica. Vedremo perché avere DocuWare è la scelta migliore che tu possa fare per la tua azienda. 

Documento informatico: che cos’è

Per definire cosa sia un documento informatico possiamo far riferimento al Codice dell’Amministrazione Digitale (il cosiddetto CAD), che nel suo art. 1 definisce tale documento come quel “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.”

Per formare un documento informatico esistono due possibili vie da percorrere:

• Attraverso l’utilizzo di software, come ad esempio DocuWare; 
• Attraverso l’acquisizione di un documento informatico per via telematica. In questo caso si parla di creazione per acquisizione.

Per quanto riguarda la validità e l’efficacia probatoria dei documenti informatici, dobbiamo far riferimento all’art. 20 del CAD. Tale articolo afferma che “il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata.”

Differenza tra documento informatico firmato e non firmato

Uno dei passaggi più delicati che riguardano il documento informatico e la firma digitale, è l’efficacia di tali documenti se non sono firmati. 

Quello che bisogna sottolineare è che attraverso una corretta e regolare apposizione della firma digitale si conferisce al documento informatico una differente efficacia. 

La disciplina del documento informatico firmato ricade nella scrittura privata. Sulla base dell’art. 21 CAD, il documento informatico firmato è dotato dell’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c. oltre che dei requisiti di forma richiesti dall’art. 1350 c.c.. Sul piano probatorio tale documento è liberamente valutabile in giudizio, tenendo conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, immodificabilità, integrità e sicurezza.

Il documento informatico non firmato ricade invece all’interno della disciplina prevista ex art. 2712 c.c.. Ma per quanto espressamente indicato dall’art. 20 CAD, l’idoneità del documento sia di soddisfare il requisito della forma scritta che anche il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, sulla base delle caratteristiche oggettive di qualità, immodificabilità, integrità e sicurezza.

Nella sostanza soltanto il documento informatico sottoscritto con firma digitale fa piena prova della provenienza delle dichiarazioni rese dal sottoscrittore. Il disconoscimento è ammissibile nelle forme della querela di falso o ex art. 214 c.p.c., e prevede che l’onere della prova sia invertito. Chi vuole disconoscere la sottoscrizione deve dimostrare – con qualsiasi mezzo probatorio – di non aver apposto tale firma digitale. 

In ogni caso la firma digitale non fornisce al documento informatico l’elemento della data certa. Questo vuol dire che non è possibile cristallizzare la stessa validità della firma, né il valore nel tempo e neanche l’opponibilità a terzi del documento informatico firmato.

Tipologie di firme elettroniche

Abbiamo visto come il firmare i documenti con la firma elettronica sia ormai uno degli step necessari per velocizzare i processi documentali e migliorare la produttività del proprio team. 

Fino ad ora però abbiamo parlato della firma elettronica in generale, ma ne esistono di vari tipi: 

• Firma elettronica semplice
• Firma elettronica avanzata
• Firma elettronica qualificata

Non tutti i software permettono di implementare più di un tipo di firma elettronica. DocuWare non è tra questi. Con DocuWare puoi far firmare il documento a tutte le persone incaricate senza fare uscire tale documento dal sistema documentale. Questo permette di risparmiare i costi della stampa e portare l’azienda a essere più rispettosa dell’ambiente. Ma non solo: vediamo quali tipologie di firma elettronica è possibile implementare con Docuware.

Quali firme elettroniche puoi implementare con Docuware

Grazie a DocuWare è possibile integrare tutti i tipi di firma elettronica, in funzione del documento da firmare. 

Ecco nel dettaglio quali firme puoi implementare con questo software di gestione documentale:

• Firma elettronica semplice

La firma elettronica semplice è quella più debole, non garantendo l’integrità e l’autenticità del documento firmato.

• Firma elettronica avanzata

La firma elettronica avanzata è in grado di attribuire al documento firmato valore probatorio. Firmando infatti digitalmente il documento con questo tipo di firma elettronica, il documento viene connesso univocamente al firmatario. 

• Firma elettronica qualificata

In termini di sicurezza del certificato, la firma elettronica qualificata è il tipo di firma elettronica più forte. Per applicare questa firma è necessario che il firmatario sia in possesso del certificato rilasciato da un’autorità di controllo.

Inoltre, con DocuWare potrai apporre la firma elettronica su più di 250 estensioni di file, tra cui:

• PDF
• Word
• Exel 
• email 

Non solo, DocuWare integra il processo di firma digitale all’interno dei tuoi flussi di lavoro. È così possibile creare delle regole automatizzate che si attivano nel momento in cui un utente ha applicato la propria firma elettronica a un documento. O può ricordargli di farlo entro un periodo determinato di tempo. Questo permette all’azienda di ottimizzare i propri processi e di ridurre i margini d’errore dell’intero team.

Integrando un sistema di firma elettronica all’interno dell’azienda sarà quindi possibile garantire l’integrità dei documenti e rendere il posto di lavoro un luogo più sicuro e protetto.

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